Firmy muszą przygotować się do szanowania sygnalistów

Polska ma dwa lata na wdrożenie unijnej dyrektywy skutecznie chroniącej sygnalistów. To oznacza, że firmy mają tylko tyle czasu na zmianę procedur i mentalności. To zadanie może się okazać trudniejsze niż dostosowanie się do RODO, a wkrótce uznanie sygnalisty za donosiciela może słono kosztować.

Polacy nie zgłaszają nadużyć, które widzą, bo nie chcą być donosicielami (36 proc.), takie sprawy jest trudno udowodnić (23 proc.), a potem wiąże się to z problemami (18 proc.). Tak wynika z najnowszego badania Fundacji Batorego o postrzeganiu sygnalistów (z ang. whistleblower).

To oznacza, że spora część Polaków nie zareaguje na nadużycie w swoim miejscu pracy tylko dlatego, że będzie się obawiać społecznego ostracyzmu i kłopotów. Za dwa lata to może się zmienić. Firmy zatrudniające ponad 50 osób będą musiały chronić sygnalistów i zapewnić im pełną anonimowość. I nie chodzi tylko o osoby zatrudnione, ale też kandydatów do pracy, wolontariuszy, stażystów, akcjonariuszy, wspólników, członów zarządu i rad nadzorczych.

Nękanie sygnalistów będzie karane, i to nękający będzie musiał udowodnić, że nie było żadnych szykan. Co więcej za represje, konieczność zmiany pracy, zawodu z powodu zgłoszenia naruszeń będzie można, dochodzić odszkodowania. – To oznacza, że firmy czeka dużo pracy nad przygotowaniem mechanizmów i zmianą mentalności – ocenia Agata Kowalczyk-Borek, ekspert w zespole ds. usług śledczych i przeciwdziałania ryzyku nadużyć, PwC Polska. - W praktyce może się okazać, że przygotowanie się do nowej unijnej dyrektywy może być trudne - mówi. 

Unia dyktuje warunki

W kwietniu Parlament Europejski przyjął dyrektywę o ochronie sygnalistów zapewniającą im minimalne wspólne standardy ochrony w całej Unii. Gdy zatwierdzi ją Rada UE, Polska będzie miała dwa lata na jej wdrożenie. Częściowo zmiany są już prawie gotowe, bo przewiduje je czekający w Sejmie na pierwsze czytanie projekt ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych oraz będący jeszcze w rządzie projekt ustawy o jawności życia publicznego.

Zdaniem prawników i ekspertów trudniejsze od wprowadzenia zmian legislacyjnych będzie przygotowanie firm do nowych wymogów. - Firmy mają dwa lata na zbudowanie kultury akceptacji dla sygnalistów w miejscu pracy – mówi Grzegorz Makowski z Fundacji Batorego. – Jeśli będą oni dalej obiektem szykan ze strony otoczenia, zyskają nowe i dużo bardziej skuteczne niż obecnie środki ochrony. Przedsiębiorcy, ale także instytucje publiczne, muszą się przygotować na wprowadzenie zasady „zero tolerancji” dla piętnowania sygnalistów – uważa Grzegorz Makowski. Dlaczego?

Czytaj w LEX: Rola HR w obszarach Compliance - przełożenie na praktykę współdziałania >

Kogo obejmą nowe przepisy

Zgodnie z dyrektywą w każdej instytucji – publicznej czy prywatnej, zatrudniającej co najmniej 50 osób, będzie musiała powstać procedura zgłaszania nieprawidłowości czy nadużyć. Sygnaliści mogą ujawniać informacje komuś w firmie (kanał wewnętrzny), bezpośrednio właściwym instytucjom, organom, urzędom (kanał zewnętrzny) lub mediom (kanał publiczny). Zgłaszającym ma być zapewniona ochrona. Tyle, że mogą nimi być osoby pozostające w stosunku zawodowej, ekonomicznej czy faktycznej zależności, niezależnie od charakteru prawnego łączącej ich z daną organizacją więzi, nawet jeśli z organizacją tą związani są tylko pośrednio, i nawet jeśli więź ta ma charakter nieodpłatny.

Czytaj w LEX: Czym jest HR compliance i dlaczego warto go wprowadzać do organizacji >

Status sygnalisty może być również przyznany osobom trzecim, udzielającym poufnych porad sygnaliście w zakresie, którego dotyczy zgłoszenie. Takie osoby nie mogą być represjonowane, zawieszone, zdegradowaniem czy zastraszane. Ochronę zyskają także ci, którzy im pomagają. - Magdalena Bartosiewicz, radca prawny w Deloitte Legal zaznacza, że sygnaliści będą podlegać ochronie, gdy istniały uzasadnione powody, aby uważać, że zgłaszane przez nich informacje są prawdziwe. Marcin Maciejak, prawnik z kancelarii GESSEL, uważa jednak, że do objęcia ochroną wystarczyłoby, że dokonujący zgłoszenia ma uzasadnione podstawy uważać przekazywane przez siebie informacje za prawdziwe.

- Ochrona miałaby być przyznawana nie tylko w razie dostarczenia konkretnych dowodów: do jej uzyskania miałoby wystarczyć zgłoszenie uzasadnionej obawy lub podejrzenia – uważa Marcin Maciejak, prawnik z kancelarii GESSEL. W praktyce oznacza to, że tylko w sporadycznych przypadkach będzie można zignorować sygnalistę. – Nowe przepisy nie zapewniają obrony przed złą wolą sygnalisty, jeśli tylko samo zgłoszenie może zostać zweryfikowane pozytywnie - Marcin Maciejak.

Kary za represje

Agata Kowalczyk-Borek, uważa, że najbardziej istotne będą przepisy wskazujące środki ochrony przed konsekwencjami, zwłaszcza prawnymi oraz ekonomicznymi, jakie przysługiwać powinny sygnaliście. - W pierwszej kolejności jest to system kar za utrudnianie dokonywania zgłoszeń, niezapewnianie wymaganej poufności co do tożsamości whistleblowera oraz dopuszczanie się działań odwetowych. Dyrektywa nie precyzuje, o jakie sankcje chodzi, wskazuje jednak, iż powinny być one skuteczne, proporcjonalne i odstraszające – mówi Agata Kowalczyk-Borek. I dodaje, warto pamiętać, że zgodnie z projektem ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych, firmie która nie przeprowadzi postępowania na podstawie zgłoszenia sygnalisty, może grozić do 60 mln zł kary.

Odszkodowanie za nękania

Zgodnie z dyrektywą to osoba, której sygnalista zarzucałby działania o charakterze represyjnym, musiałaby wykazać, iż jej postępowanie nie było bezpośrednią konsekwencją zgłoszenia. Co więcej informujący o nieprawidłowościach będzie mógł dochodzić swoich praw nie tylko z tytułu poniesionych szkód czy też utraconych korzyści (wynikających z zastosowanych represji), ale również utraty reputacji bądź ograniczenia w rozwoju kariery zawodowej, czyli szerzej niż przewiduje projekt o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych. - Naprawienie szkody, w rozumieniu unijnej regulacji, nie powinno ograniczać się jedynie do odszkodowania czy przywrócenia do pracy, ale dotyczyć również np. pokrycia kosztów związanych z koniecznością zmiany zawodu – tłumaczy Agata Kowalczyk-Borek. Do tego sądy same będą musiały badać, czy zwolnienie nie było związane z dokonaniem zgłoszenia naruszenia, itp.

Brak mechanizmów zagrozi firmom

Prawnicy nie mają wątpliwości, że firmy, nie czekając na wdrożenie w Polsce dyrektywy, powinny się do niej przygotować. - Wiele firm tematykę informowania o nieprawidłowościach traktuje po macoszemu – mówi Jan Tadeusz Stappers z firmy WhistleB. - Teraz mają tylko 24 miesiące na wdrożenie rozwiązań chroniących sygnalistów, przygotowanie odpowiednich narzędzi oraz zapewnienie właściwej i skutecznej ochrony – tłumaczy Jan Tadeusz Stappers.

W praktyce wymaga ona wprowadzenia całościowego systemu ochrony sygnalistów, niezależnie od charakteru zgłaszanych przez nich nieprawidłowości. Marcin Maciejak ostrzega, że z uwagi na objęcie ochroną członków zarządów i rad nadzorczych, wspólników i akcjonariuszy spółek, już dziś można sobie wyobrażać instrumentalne wykorzystywanie projektowanych przepisów np. w sporach korporacyjnych. - Czarnym scenariuszem byłoby uzyskiwanie przez członków organów immunitetu przed odwołaniem i zmniejszeniem uposażenia za pomocą donosów o planowanych działaniach spółek, które pozostawałyby formalnie zgodne z przepisami, np. w zakresie CIT – tłumaczy Marcin Maciejak. Zwłaszcza że sygnaliści będą mogli się zgłosić także do mediów i związków zawodowych.