Krok 4. Powołanie komisji i przygotowanie arkuszy spisowych

Aby przeprowadzić spis ktoś musi policzyć, zwarzyć, czy w inny sposób ustalić ilości składników majątku uwzględnianych następnie w inwentaryzacji. W tym celu powołaj komisję spisową.
Spis musisz sporządzić wpisując ilości składników majątku w nim uwzględnionych do arkuszy spisowych.
Arkusze takie musisz wcześniej przygotować. Ale pamiętaj, arkusze nie mogą zawierać informacji o ilościach spisywanych towarów i innych składników majątku objętych inwentaryzacją.


W arkuszach spisowych, w wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji musisz uwzględnić:

  1. imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwa firmy),
  2. datę sporządzenia spisu,
  3. numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,
  4. szczegółowe określenie towaru i innych inwentaryzowanych składników,
  5. jednostkę miary,
  6. ilość stwierdzoną w czasie spisu,
  7. cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,
  8. wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
  9. łączną wartość spisu z natury,
  10. wartość pomniejszenia wynikającego z korekty kosztów z uwagi na brak zapłaty,
  11. klauzulą „Spis zakończono na pozycji...",
  12. podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników).

Biorąc pod uwagę to co ma się finalnie znaleźć w spisie przygotuj arkusze (formularze), które ułatwią ci sprawne, ale i rzetelne oraz staranne sporządzenie spisu - większość programów księgowych daje możliwość przygotowania wydruków arkuszy – wydrukuj je. Jeżeli nie korzystasz z programu, który by to umożliwiał zaopatrz się w uniwersalne formularze arkuszy (np. wydrukuj wzory dostępne w internecie).


Krok 5. Sprawdź czy nie jesteś objęty szczególną procedurą spisową

Dla niektórych podatników zostały wprowadzone pewne szczególne zasady prowadzenia spisu z natury. Sprawdź czy nie jesteś w tej grupie i jeżeli tak to zastosuj te odrębne metody – jeżeli nie zignoruj ten krok.
Podatnicy, którzy:

  1. prowadzą księgarnie i antykwariaty księgarskie – mogą obejmować spisem z natury jedną pozycją wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, broszury, albumy i inne;
  2. wykonują działalność kantorową – muszą objąć spisem niesprzedane wartości dewizowe;
  3. wykonują działalność polegającej na udzielaniu pożyczek pod zastaw – winni objąć spisem rzeczy zastawione pod udzielone pożyczki;
  4. uzyskują dochody z działów specjalnych produkcji rolnej – spisem z natury obejmują nie zużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz ilość zwierząt według gatunków z podziałem na grupy.

 

Krok 6. Przeprowadź spis

Jeżeli zakończyłeś przygotowania i nadszedł TEN DZIEŃ – to przeprowadź spis z natury pamiętając o tym, że osoby spisujące nie mogą znać stanów.
Ważne!
To ma być spis z natury a nie przepisywanie danych z programu magazynowego.
Spis musisz sporządzić na dzień 31 grudnia – jednak nie oznacza to, że spędzisz „sylwestra" w magazynie/sklepie itp.
Spis ten może być też sporządzony np. 2 stycznia należy jednak pamiętać że musi on uwzględniać stan na 31 grudnia. Zatem przed sporządzeniem spisu nie powinieneś prowadzić działalności w nowym roku.
Spis z natury musi być sporządzony w sposób rzetelny, staranny i trwały.
Zatem wpisując dane należy posługiwać się długopisem a nie ołówkiem, zapisy winny być czytelne i przejrzyste. Jeżeli osoba spisująca pomyli się, musi przekreślić błędny zapis tak aby było widoczne co zostało przekreślone i parafować takie skreślenie.
Pamiętaj o zakończeniu spisu klauzulą „Spis zakończono na pozycji..." i podpisami osób sporządzających go oraz twoim podpisem - właściciela zakładu (wspólników).