Compliance bez nadmiaru. Lekcja dla firm z rządowego programu

Rząd zapowiada sprzątanie w prawie, co jest kontynuacją trendu deregulacyjnego, który obserwuje się w Polsce już od jakiegoś czasu - z różnymi skutkami. Projekt „Programu regulacyjnego na lata 2026–2028” to obietnica walki z inflacją przepisów, wprowadzenia zasady „jeden za jeden” i zasady digital by default – pisze Dominika Kornet, radczyni prawna.

Projekt “Programu” warto potraktować jako impuls do zminimalizowania wewnętrznej biurokracji w organizacji. Przez lata narastania nowych obowiązków wobec firm, te same firmy obrastały w kolejne warstwy dodatkowych regulacji - które często istniały tylko na papierze i realnie utrudniały prowadzenie działalności.

W świecie organizacji rolę rządowego “architekta zmian” może przejąć prawnik-projektant, a narzędziem realizacji rządowych postulatów staje się legal design wspierany przez sztuczną inteligencję - jako narzędzie upraszczania i deregulowania.

Wielkie sprzątanie - od państwa do organizacji

Analizując rządowy projekt „Programu regulacyjnego na lata 2026-2028”, można odnieść wrażenie, że diagnoza stawiana polskiej legislacji pasuje również do wewnętrznych systemów prawnych przedsiębiorstw. Rząd wskazuje na „zbędne obowiązki regulacyjne”, „niestabilność prawa” i „biurokrację” jako główne bariery rozwoju.

Podobnie jak państwo stara się dążyć do redukcji obciążeń administracyjnych, tak nowoczesne organizacje powinny przeanalizować wewnętrzne regulaminy, polityki i procedury pod kątem tego, czy na pewno są zrozumiałe dla pracowników i czy nie mnożą niepotrzebnych obowiązków.

Projekt „Programu” promuje zasadę „równoważenia obowiązków administracyjnych” (jeden za jeden) - każdy nowy obowiązek powinien wiązać się - w miarę możliwości - z usunięciem innego. To doskonały drogowskaz dla działów prawnych. Zamiast dokładać kolejne cegiełki do muru compliance, warto zadać sobie pytanie: czy ta procedura jest niezbędna? Czy w tym regulaminie da się usunąć zbędne słowa?

I w tym aspekcie znajdzie się miejsce dla legal design. Nie jako metody „kolorowania” umów, ale jako narzędzia krytycznej analizy i dekonstrukcji. Jeśli państwo planuje systemowe zmiany deregulacyjne i usuwanie barier (niezależnie od tego, czy do nich dojdzie czy nie - to osobna dyskusja), to radca prawny wewnątrz organizacji może stać się „wewnętrznym deregulatorem”. Legal design w tym ujęciu to proces, w którym skomplikowane bloki prawne dzieli się na mniejsze części, a zbędny balast - usuwa. Celem nie jest to, by dokument ładnie wyglądał, ale by był funkcjonalny, zrozumiały i usprawniał, a nie utrudniał bieżącą działalność.

„Data Cleaning” dla prawników

Projekt “Programu” wskazuje, że „niejasne i niespójne przepisy” to bariera dla 66 proc. organizacji. W skali mikro, wewnątrz organizacji, barierą może być niezrozumiała polityka bezpieczeństwa czy procedura zakupowa, której nikt nie czyta.

Jeśli dokument jest niezrozumiały, nie działa. Jeśli jest za długi, jest ignorowany. Ograniczanie regulacji wewnętrznych to nie tylko redakcja tekstu, ale również przygotowanie podstaw dla technologii - sztucznej inteligencji. W dobie generatywnej sztucznej inteligencji, struktura dokumentu prawnego może stać się mapą dla algorytmów.

Można zaryzykować tezę, że legal design ma wiele wspólnego z “data cleaning” - tyle, że dla prawników. AI, a w szczególności modele oparte o architekturę RAG (Retrieval-Augmented Generation), karmią się danymi. Jeśli zostaną nakarmione chaosem - nieustrukturyzowanymi dokumentami pełnymi żargonu - chaos zostanie przełożony na wyniki (tzw. „garbage in, garbage out”). Projektując prawo w sposób przemyślany, z jasną hierarchią i architekturą informacji, tworzony jest nie tylko dokument przyjazny dla człowieka, ale i ustrukturyzowany zbiór danych dla maszyny.

Infrastruktura pod cyfrową przyszłość

Rządowy program stawia na zasadę „domyślnie cyfrowo” (digital by default), dążąc do tego, by rozwiązania cyfrowe były standardem, a papier wyjątkiem. To wyzwanie dla biznesu - jak przenieść to podejście na grunt wewnętrzny? Czy dokumenty pracownicze w wersji cyfrowej wystarczą do realizacji tego postulatu?

Wydaje się, że nie. W zasadzie “digital by default” nie chodzi bowiem tylko o cyfrowy obrót dokumentowy, ale również takie projektowanie danych, aby systemy sztucznej inteligencji sobie z nimi “poradziły”.

Rozwiązaniem może być budowa legal design system - biblioteki standardowych, przetestowanych modułów prawnych. Zamiast pisać każdą umowę czy regulamin od zera, prawnik-projektant korzysta z gotowych, zoptymalizowanych klocków. Jeśli organizacja posiada spójną architekturę dokumentów i ujednolicone klauzule, modele językowe uczą się szybciej i popełniają mniej błędów interpretacyjnych.

Ewaluacja ex post

Rządowy projekt kładzie nacisk na „system ewaluacji prawa” i OSR ex post. Dokument zauważa krytycznie, że w Polsce rzadko sprawdza się, czy ustawa po wejściu w życie faktycznie rozwiązała problem.

To samo pytanie powinny zadawać sobie organizacje wewnątrzfirmowe. Ile firm prowadzi ewaluację ex post swoich regulaminów? Czy ktoś sprawdza, czy procedura zgłaszania naruszeń jest zrozumiała dla pracowników? Legal design, czerpiąc z metodyki design thinking, wprowadza cykl testowania i iteracji. Zamiast martwych przepisów, tworzy się żywe dokumenty, które podlegają ciągłej weryfikacji - dokładnie tak, jak postuluje to rząd w odniesieniu do aktów normatywnych.

Podsumowanie

„Program regulacyjny na lata 2026-2028” pokazuje, że nawet machina państwowa dostrzega konieczność zmiany paradygmatu – z tworzenia prawa na zarządzanie jego jakością i wpływem. Dla organizacji to sygnał, że być może czas na własny program deregulacyjny.

Ograniczanie procedur, upraszczanie języka i nadawanie dokumentom logicznej struktury to budowanie infrastruktury, po której poruszać się będą algorytmy. A współpraca z nimi wydaje się nieunikniona - jeśli organizacje nie chcą zostać w tyle technologicznego wyścigu do efektywności.

Autorka: Dominika Kornet, radczyni prawna, Kancelaria Radcy Prawnego Dominika Kornet