W postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego coraz powszechniejsza jest wymiana pism i dokumentów przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Już od blisko półtora roku jest ona obligatoryjna w przypadku zamówień o wartości powyżej tzw. progów unijnych, zaś z początkiem stycznia 2021 obowiązek ten zostanie rozciągnięty na wszystkie przetargi. Choć w założeniu elektronizacja usprawnia proces wyboru wykonawcy, to wraz z jej wdrożeniem pojawiają się nowe, nieznane wcześniej problemy.
Należy do nich między innymi precyzyjne określenie momentu, w którym przesłane za pośrednictwem platformy elektronicznej oświadczenie można uznać za skutecznie doręczone drugiej stronie. Ma to niebagatelne znaczenie zwłaszcza w przypadkach, gdy nadawcą pisma jest zamawiający, zaś jego adresatem wykonawca. To z reguły bowiem właśnie w takiej konfiguracji od odbiorcy oświadczenia wymagane jest podjęcie określonych działań w wyznaczonym terminie, często pod rygorem wyeliminowania z przetargu. Zastosowanie tak daleko idących konsekwencji wymaga zaś niewątpliwie ustalenia czy skierowane do wykonawcy wezwanie zostało mu skutecznie doręczone.

 


Możliwość zapoznania się z treścią oświadczenia jako warunek doręczenia

Należy zaznaczyć, że prawo zamówień publicznych nie zawiera szczególnych przepisów dotyczących doręczeń pism przekazywanych drogą elektroniczną. Z tego względu, zasadne jest odwołanie się do regulacji zawartych w Kodeksie cywilnym, a konkretnie do art. 61 § 2 kc, zgodnie z którym oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią. Zgodnie z cytowanym przepisem, koniecznym warunkiem do stwierdzenia skutecznego złożenia oświadczenia woli drugiej stronie jest więc to, aby mogła się ona zapoznać z jego treścią. Warto przy tym zauważyć, że w świetle art. 61 § 1 kc wymóg ten dotyczy wszelkich oświadczeń, a nie wyłącznie tych składanych postaci elektronicznej. Z tego względu, możliwe jest analogiczne stosowanie wypracowanych na przestrzeni lat zasad dotyczących doręczania pism na odległość w formie tradycyjnej.

Powiadomienia e-mail jako e-awizo

Powyższe powoduje, że platformę elektroniczną, za pomocą której prowadzona jest komunikacja w przetargu można porównać do swoistego operatora pocztowego. Analogia ta wydaje się trafna zwłaszcza biorąc pod uwagę, że większość platform funkcjonujących na rynku posiada system powiadomień e-mail informujących o otrzymaniu nowego dokumentu. Podążając tym tokiem rozumowania, sama platforma elektroniczna pełni rolę urzędu pocztowego, zaś powiadomienie e-mail o otrzymanym piśmie, podobnie jak znalezione w skrzynce awizo, stanowi dla wykonawcy informację o możliwości odbioru przesyłki. Powstaje więc pytanie, co dzieje się w sytuacji, w której określone pismo zostanie wprawdzie przez zamawiającego zamieszczone na platformie i to w taki sposób, że gdy wykonawca zaloguje się na swoje konto, będzie mógł się z nim zapoznać, jednak zawiedzie elektroniczny listonosz, tj. system powiadomień e-mail? Czy można uznać, że sam fakt oczekiwania na wykonawcę pisma na platformie elektronicznej (w urzędzie pocztowym) oznacza jego skuteczne doręczenie?

 


Niesprostanie wezwaniu w wyniku braku wiedzy o jego istnieniu

Przed koniecznością rozstrzygnięcia powyższej kwestii została postawiona Krajowa Izba Odwoławcza w sprawie rozpatrywanej pod sygn. KIO 415/20. W zaistniałym stanie faktycznym, wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia został wezwany do uzupełnienia dokumentów przez platformę zakupową wskazaną w SIWZ jako stanowiącą sposób komunikacji na linii wykonawca-zamawiający. Wezwanie, o którym mowa powyżej, zostało wprawdzie prawidłowo zamieszczone przez zamawiającego na platformie, jednakże w odróżnieniu od wcześniejszych wezwań, wykonawca nie otrzymał e-maila o oczekującym na niego dokumencie.
W efekcie, wykonawca nieświadomy faktu skierowania do niego wezwania, w konsekwencji uchybił terminowi wskazanemu na uzupełnienie dokumentów. W następstwie powyższego został on wykluczony z postępowania, z którą to decyzją się nie zgodził i złożył odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej.
Izba, przed którą zawisł spór, zobowiązana była więc zbadać, czy nieotrzymanie powiadomienia mailowego o wezwaniu do uzupełnienia dokumentów (czyli omawianego e-awizo) usprawiedliwia niezareagowanie na takie wezwanie. Czy może jednak wykonawca, jako podmiot zobowiązany do dochowania należytej staranności, nawet pomimo braku odpowiedniego sygnału powinien regularnie logować się na platformę zakupową zamawiającego i monitorować na bieżąco ewentualną korespondencję?  

Należyta staranność zachowana przez wykonawcę

Analizowanym wyrokiem, Krajowa Izba Odwoławcza przyznała rację odwołującemu się wykonawcy, wskazując, że wskutek doświadczenia nabytego przez niego podczas dotychczasowej wymiany korespondencji, posiadał on wiedzę o zapewnianiu przez platformę automatycznych powiadomień o nowych pismach. Co za tym idzie, mógł on działać w zaufaniu do sposobu funkcjonowania platformy, nawet mimo faktu, że ani specyfikacja przetargu ani regulamin platformy nie przewidywał dodatkowych powiadomień e-mail. W konsekwencji, w ocenie Izby usprawiedliwionym było przyjęcie przez wykonawcę, że brak informacji mailowych oznaczał, że żadna nowa korespondencja nie została do niego skierowana. Tym samym Izba odmówiła racji Zamawiającemu, który twierdził, że wykonawcy powinni w każdym przypadku na bieżąco monitorować platformę zakupową, bo tego wymaga od nich należyta staranność uwzględniająca profesjonalny charakter ich działalności. Skład orzekający podzielił stanowisko wyrażone w uzasadnieniu wyroku w analogicznej sprawie o sygn. akt KIO 1748/19, zgodnie z którym „system powiadomień został utworzony właśnie po to, aby nie było konieczne nieustanne monitorowanie czy na platformie pojawiła się jakakolwiek korespondencja”.

Wyrok istotny w czasach pandemii

Przedstawiony wyrok Krajowej Izby Odwoławczej może mieć szczególne znaczenie dla funkcjonowania rynku zamówień publicznych, nie tylko z uwagi na planowane rozszerzenie obowiązku komunikacji elektronicznej na wszystkie przetargi, lecz również ze względu na panującą obecnie w kraju i zagranicą sytuację związaną z pandemią wirusa SARS-CoV-2. Na chwilę obecną brak jest możliwości stwierdzenia, czy stanowi on zapowiedź stabilnej linii orzeczniczej, jednak nie ulega wątpliwości, że zaprezentowany w nim pogląd pozwala na usprawnienie przetargów toczących się w trudnych warunkach. Jak się wydaje, przyjęte przez Izbę podejście należy uznać za słuszne – skoro nikt nie wymaga od wykonawców, aby codziennie sprawdzali w urzędzie pocztowym czy nie oczekują na nich nowe listy, to analogicznie trudno nakazywać nieustanne monitorowanie platformy elektronicznej. W obu bowiem przypadkach, wykonawcy mogą działać w zaufaniu do systemu powiadomień, czy to pozostawianych w skrzynce na listy, czy wysyłanych drogą e-mail (swoiste e-awiza).

 

Michał Wojciechowski jest adwokatem w Praktyce Infrastruktury i Energetyki kancelarii Domański Zakrzewski Palinka


Michał Gajdek jest aplikantem adwokackim w Praktyce Infrastruktury i Energetyki kancelarii Domański Zakrzewski Palinka