Czy wymiana okien oraz drzwi w wynajmowanym lokalu stanowi koszt podatkowy?

Firma wynajmuje lokal na działalność w spółdzielni mieszkaniowej. Jest czynnym podatnikiem VAT i opłaca podatek dochodowy od osób fizycznych. Firma dokonała wymiany trzech okien w wynajmowanym lokalu za 1800 zł brutto oraz drzwi wejściowych za 3200 zł brutto. Dodatkowo wymienione było też kilka okien. Całkowity koszt wymiany wynosił około 8000 zł brutto.

Faktura za okna i drzwi była wystawiona na naszą firmę i my za nią zapłaciliśmy. Wystąpiliśmy o zwrot kosztów za wymianę okien i spółdzielnia zgodziła się "zrefundować koszty remontu wynajmowanego lokalu" cytuję z pisma za 2 opisane faktury tj kwotę 5000 zł, za pozostałe wymienione okna już nie. Na decyzji Spółdzielni nie są podane numery faktur jedynie wymienione 1 szt. drzwi - kwota, 3 szt. okien kwota - są to kwoty brutto z naszych faktur. Kwota będzie potrącona (skompensowana) z faktur za najem lokalu ze spółdzielni, oczywiście w kwocie zapłaty, a nie będą zmniejszane faktury za najem.

Pytanie:
Czy w przypadku tych okien mogę uznać je za koszty remontu w całej kwocie?
Czy zwróconą kwotę uznać za przychód?
Jeśli tak, to w którym momencie powstanie przychód, w dacie pisma ze spółdzielni mieszkaniowej tj. dnia 31 grudnia 2012 r.
Czy tez w dacie fizycznej kompensaty z płatnościami za najem, czyli w styczniu 2013 r.?

Odpowiedź:
Jeżeli wykonane pracy nie stanowiły ulepszenia to wydatki mogą być kosztem a otrzymany zwrot wyznaczy przychód podatkowy.
Udzielając odpowiedzi na pytanie czytelnika należy zaznaczyć, iż w pierwszej kolejności winien on ustalić czy nie nastąpiło ulepszenie lokalu (w znaczeniu podatkowym, tj. wzrost wartości użytkowej). Gdyby bowiem tak było, to miałaby miejsce inwestycja w obcym środku trwałym a w konsekwencji tego wydatki w części zwróconej nie byłyby kosztem a sam zwrot nie wygenerowałby przychodu podatkowego. Jeżeli ulepszenie nie wystąpiło, wówczas nie odnajduję podstaw do wyłączenia z kosztów wydatków poniesionych na remont lokalu, w którym podatnik wykonuje działalność. W konsekwencji otrzymany zwrot stanowiłby przychód podatkowy. Aby rozstrzygnąć w jakim momencie ów przychód jest uzyskany należałoby ustalić jaki stosunek prawny zaistniał: zwrot kosztów czy świadczenie usługi opodatkowane VAT (z uwagi na wykonanie robót w lokalu spółdzielni).
W pierwszym przypadku przychód powstałby w dacie otrzymania zapłaty (tutaj w dacie potrącenia), w drugim wraz z wykonaniem usługi.
Właśnie z uwagi na to, że w praktyce pojawiają się niekiedy opinie, że w takiej sytuacji jak opisana w treści pytania ma miejsce świadczenie usługi na rzecz właściciela (za wynagrodzeniem - co jest szczególnie wówczas podnoszone gdy ów właściciel ma ograniczone prawo do rozliczenia VAT) należy wyraźnie zbadać tą sprawę odwołując się do szczegółowej treści dokumentu, na podstawie którego została dokonana wypłata. W szczególności ważnym jest to, czy zostały podjęte jakieś ustalenia w kontekście tego jak ów lokal miał być przygotowany do wynajmu jak również to, w jakim stanie ma być zwrócony. Powyższe zastrzeżenia ma na celu wyczulić podatnika na takie potencjalne acz realne zagrożenie.