Czy pracodawca może dokonywać takiego ubruttowienia by pracownik otrzymał pomoc socjalną z ZFŚS w wysokości o jaką wnioskował?

Firma X ma utworzony Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Zgodnie z regulaminem przewidziane są różne rodzaje pomocy socjalnej m.in. dopłata do wczasów w wysokości 500 zł netto w związku z urlopem co najmniej 14 dni (wg załącznika do regulaminu).

W dokumentacji pracownicy wnioskują o dofinansowanie – nie wskazując kwoty, komisja rozpatrująca natomiast zatwierdza dopłatę w wymienionej wysokości. Listy wypłat z ZFŚS są sporządzane na kwotę 610 zł, potrącony jest podatek w wysokości 110 zł i wówczas do przelewu dla pracownika jest te 500 zł. Dodam, że kwoty te nie są zróżnicowane w przeciwieństwie do wypłat z tytułu Świąt. Wcześniej bowiem były rozpatrywane wnioski i tam, zgodnie z kryterium dochodowym wypłaty się różniły. Jeśli ktoś wnioskował o kwotę 450 zł pomocy to 380 zł było nieopodatkowane (z racji kwoty wolnej), pozostała część wynosiła 85 zł brutto by po potrąceniu podatku do przelewu pozostało jeszcze 70 zł (razem 450 zł).

Pytanie:
Czy zakład może dokonywać takiego "ubruttowienia" by pracownik otrzymał na rachunek taką pomoc o jaką wnioskował (dot. pomocy finansowej)?
Jak powinno być prawidłowo?
Kto płaci ten podatek i czy w pojęciu ZFŚS istnieje w ogóle określenie brutto/netto?
Czy może problem jest w odpowiednim skonstruowaniu wniosku?
A może po prostu należy wypłacić pomoc w wysokości wnioskowanej (w przykładzie 500 zł) a pracownikowi potrącić podatek (500 x 18% = 90 zł) z wynagrodzenia?
Czy nieróżnicowanie kwoty dopłaty do wczasów jest prawidłowe (zgodne z zapisem w regulaminie)?

Odpowiedź:
Co do zasady, jeżeli regulamin przewiduje dopłatę w kwocie 500 zł, to pracownikowi – jeżeli spełnia wymagania – należy przyznać taką kwotę, jednakże wypłacić ją już pomniejszoną o należny podatek dochodowy, pobrany i uiszczany przez pracodawcę. Nie powinno się więc do kwoty 500 zł dodawać podatku dochodowego, ale przeciwnie, o ten podatek ją zmniejszyć. Jeżeli w regulaminie jest mowa o jednej stawce/kwocie dopłaty (bez jej zróżnicowania), co jest dopuszczalne, to wniosek taki nie musi zawierać wskazanej konkretnej kwoty, skoro możliwa jest jedna przewidziana kwota, tj. 500 zł.

Uzasadnienie:
Ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) mogą być sfinansowane jedynie te świadczenia, które mieszczą się w definicji socjalnej pracodawcy zawartej w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 592).
Kwota dofinansowania otrzymywana przez pracownika z ZFSŚ jest wyłączona z podstawy wymiaru składek na ZUS, jednakże co do zasady podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym – powyżej kwoty wolnej.
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361), wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł.
Podatek od przysługującej pracownikowi kwoty z ZFŚS powinien pobrać i uiścić pracodawca.
Jeżeli w regulaminie jest zapis wskazujący, że dopłata do wczasów wynosi 500 zł, to (po uwzględnianiu kwoty wolnej) od tej kwoty należy liczyć podatek dochodowy. W przepisach regulujących kwestie ZFŚS brak pojęć "brutto" czy "netto". Kwestia ewentualnego podatku jest rzeczą wtórną, wynikającą z regulacji prawno-podatkowych i odnoszącą się do świadczenia już przyznanego pracownikowi. Pracodawca nie powinien więc w taki sposób zmieniać kwoty dopłaty, gdyż jest to niezgodne z zapisem regulaminu (choć jest na korzyść samego pracownika). Prawidłowy model wygląda tak:
Regulamin przewiduje dopłatę w kwocie 500 zł. Na taką kwotę składa wniosek pracownik. Pracodawca akceptuje wniosek w całości – do kwoty 500 zł. Wypłacana pracownikowi jest kwota 500 zł – należny podatek dochodowy.
Co do zasady wysokości dopłaty do wczasów przewidziane w regulaminie ZFŚS nie muszą być różnicowane (choć w praktyce często są) i mogą być określone jako jedna stała kwota. Nie dochodzi bowiem wówczas do dyskryminacji pracowników.
Należy wskazać, że kwota otrzymana z ZFŚS jest przychodem pracownika i pracownik winien liczyć się z tym, że od przychodu winien być odprowadzony stosowny podatek.

[Uwaga! Odpowiedź na to pytanie jest już nieaktualna od 1 I 2018 r.]