Ustawa z 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych, która wchodzi w życie 12 lipca, zabrania pod groźbą kary pozbawienia wolności do lat dwóch wytwarzania, oferowania, zbywania lub przechowywania w celu zbycia repliki dokumentu publicznego. Replika zdefiniowana została w tejże ustawie jako „odwzorowanie lub kopia wielkości od 75 proc. do 120 proc. oryginału o cechach autentyczności dokumentu publicznego lub blankietu dokumentu publicznego”. Nie stanowi repliki dokumentu publicznego kserokopia lub wydruk komputerowy dokumentu publicznego wykonane do celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany. 

Czytaj również: za kserowanie dowodu kara nie grozi, ale za przetwarzanie danych z niego – tak >>

 


 

Czym są cechy autentyczności

Dokumentem publicznym jest m.in. dowód osobisty, zabronione jest więc już samo wytwarzanie repliki dowodu osobistego, czyli jego „kopii”. Czy to oznacza, że kopiowanie i skanowanie dokumentów będzie przestępstwem? Nie, ponieważ aby doszło do popełnienia przestępstwa, kopia dowodu osobistego musi posiadać cechy autentyczności (replika, zgodnie z definicją, to kopia oryginału o cechach autentyczności). Są to takie zabezpieczenia dowodu, jak np. farba zmienna optycznie, rysunek utajony, nitka, czy elementy widoczne w świetle UV. Jest oczywistym, że kserokopia, czy skan dowodu osobistego, tych cech nie posiadają, nie są więc repliką dokumentu, a ich wykonywanie nie będzie zagrożone karą pozbawienia wolności.

Nie wszystkie dokumenty urzędowe posiadają zabezpieczenia

Takie rozumowanie potwierdza uzasadnienie projektu ustawy, które wprost nawiązuje do tzw. dokumentów kolekcjonerskich wskazując na brak możliwości penalizacji ich oferowania na podstawie obowiązującego art. 270 § 1 Kodeksu karnego. Dlaczego więc w definicji repliki dokumentu publicznego pojawia się odwołanie do kserokopii lub wydruku dokumentu? Z prostego powodu – nie wszystkie dokumenty urzędowe posiadają zabezpieczenia tego rodzaju, jakie posiada dowód osobisty. Przykładowo tytuł wykonawczy, zaliczony również do dokumentów urzędowych, nie posiada żadnych zabezpieczeń, a więc jego kserokopia lub skan nie posiada żadnych cech autentyczności poza takimi, jak np. cechy pisma odręcznego użytego w jego treści. Stąd skopiowanie, czy zeskanowanie tytułu wykonawczego mogłoby prowadzić do posiadania przez kopię cech autentyczności, dlatego koniecznym stało się zamieszczenie odpowiedniego odwołania w definicji repliki dokumentu. 

Czytaj w LEX: Fałszowanie papierów wartościowych >>

RODO a kserowanie

Co więcej RODO nie zabrania samego skanowania czy kserowania. Kserowanie/skanowanie to tylko forma zbierania danych osobowych, a posługiwanie się taką czy inną techniką utrwalania danych (kopiowanie lub przepisywanie) nie przesądza samo przez się o legalności lub nielegalności tego utrwalania (wyr. NSA z 19 grudnia 2001 r., II SA 2869/00, wyr. NSA z 11 grudnia 2001 r., II SA 2684/00, wyr. NSA z 7 listopada 2003 r., II SA 1432/02). Ważne natomiast, żeby zebrane dane spełniały wymóg minimalizacji danych. Na takiej kopii, czy skanie nie może więc być zbyt dużo danych w stosunku do konkretnego celu przetwarzania. 

Taką sytuację, gdy na kopii lub skanie nie mamy zbyt dużo danych, bardzo łatwo osiągnąć stosując tzw. nakładki na dowód. Są to specjalnie przycięte nakładki na dowód (lub na inny dokument), które po prostu zasłaniają te fragmenty dokumentu, które zawierają nadmiarowe informacje. W ten sposób można np. zasłonić imiona rodziców, wzrost, czy kolor oczu na dowodach wydawanych przed 28 lutego 2015 r., które to informacje z dużym prawdopodobieństwem nie spełniałyby wymogu minimalizacji danych

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.