Ustawa o rzeczach znalezionych przewiduje, że właściwego starostę zawiadamia się o znalezieniu rzeczy, on także ją przyjmuje i przechowuje. Ostatnio najczęściej znajduje się już nie tylko portfele czy klucze, ale sprzęt elektroniczny.

Nawet jeśli znalezione telefony czy tablety są włączone, pracownicy biur rzeczy znalezionych nie próbują ich uruchamiać, bo nie mają do tego uprawnień. Takie sprzęty posiadają utrwalone dane osobowe, co stwarza problem odpowiedzialności za te dane.

 


Urzędnik nie włączy sprzętu

Znalezione przedmioty są oddawane przez znalazców powiatowi (lub miastu na prawach powiatu) na przechowanie, urzędnicy zamieszczają na tablicy informacyjnej lub w Biuletynie Informacji Publicznej powiatu informację, że zostały znalezione z podaniem rodzaju rzeczy znalezionej oraz określeniem miejsca i daty. Następnie jest przewidziany ustawowy okres na odbiór telefonu przez właściciela - w ciągu dwóch lat od dnia znalezienia. Po tym czasie biuro zawiadamia o tym znalazcę oraz wzywa go do odbioru rzeczy w terminie nie krótszym niż 2 tygodnie z pouczeniem, że w przypadku nieodebrania rzeczy w tym terminie jej właścicielem stanie się powiat.

Jacek Treter z Biura Rzeczy Znalezionych w Urzędzie Miasta Kielce mówi nam, że pracownik biura nie może uruchamiać sprzętu, który jest do nich przynoszony na przechowanie, bo może on zawierać dane wrażliwe. Postępowanie polega na opisaniu go zgodnie ze stanem faktycznym i podaniem stosowanej informacji. - Na tablicy obok pokoju Biura umieszczona zostaje informacja, że został znaleziony telefon czy laptop danej marki i prosimy o kontakt osobisty lub telefoniczny – tłumaczy.

Podstawa prawna potrzebna, ale jest też ogólna zasada

Dr Marlena Sakowska-Baryła, radca prawny, partner w Sakowska-Baryła, Czaplińska Kancelarii Radców Prawnych sp.p. mówi, że przechowywanie nośnika to przetwarzanie danych osobowych, więc dobrze byłoby, gdyby się pojawiła podstawa prawna. Jej zdaniem jednak może tu być też stosowany art. 6 ust. 1 lit. e RODO, zezwalający na przetwarzanie danych osobowych, które jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi.

- Przechowywanie nośników można wyinterpretować jako przechowywanie danych właśnie na tej ogólnej zasadzie, ale jednak takie podejście budzi niedosyt, zwłaszcza, że nośniki mogą zawierać dane szczególnych kategorii, a tu już o podstawę z art. 9 ust. 2 RODO (mówiącym o wyłączeniu zastosowania przepisu zabraniającego przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych w celu zidentyfikowania osoby – red.) znacznie trudniej - podkreśla.

Nie jest doprecyzowane, jak postępować z takimi przedmiotami

W Wydziale Organizacyjnym, Referacie ds. Organizacyjnych, Obywatelskich i Obsługi Klienta Starostwa Powiatowego w Lublinie dowiadujemy się, że telefony są najczęściej rozładowane, zablokowane albo zniszczone, ale urzędnicy nie mogą sprawdzać, jakie dane się w nich znajdują. Najskuteczniejszym sposobem na znalezienie się właściciela jest… gdy zgłoszą się sami.

Często osoby, które zgubiły telefon dzwonią, pytając, czy został znaleziony, podają markę, dzięki czemu można sprawdzić, czy w Biurze jest taka rzecz. Zdarza się też, że trafiają one do starostwa z komisariatu policji, po ustaleniu, czy nie zostały skradzione.

Nie do końca wiadomo, kto jest administratorem

Trudno też określić, kto właściwie jest administratorem w odniesieniu do danych zgromadzonych na takim nośniku. Trudno też określić cel przechowywania danych osobowych przez podmiot posiadający nośnik, który dysponuje nośnikiem, ale nie danymi, bo nie wykorzystuje ich w żaden sposób.

- A przecież przetwarzanie danych osobowych dla konkretnego celu, o którym decyduje administrator, jest konstytutywną cechą pozwalającą na ustalenie, kto jest administratorem – zaznacza dr Marlena Sakowska-Baryła. Jej zdaniem kierunek zmian powinien dotyczyć rozstrzygnięcia, co z takimi nośnikami można robić i na jakich zasadach – przydałyby się takie wytyczne.

Pojawia się tu też problem, czy sprzęty elektroniczne mogą być na nowo wprowadzone do obrotu. - Jeśli mamy dobrej jakości komputer czy laptop, może można by go było po jakimś czasie sensownie wykorzystać, jednak pytanie co z danymi - może warto obostrzenia pod tym kątem zastosować? – zastanawia się.

Telefony najczęściej w księgach jako przedmioty znalezione

Jacek Treter podkreśla, że w ostatnim czasie wśród rzeczy znalezionych najwięcej jest właśnie sprzętu typu tablet czy telefon. Osoba, która się zgłosi, w celu odbioru sprzętu musi przedstawić dokument zakupu urządzenia i uruchomić go przy urzędniku, co oznacza, że zna kod dostępu czy hasło. Jeśli urządzenie jest stare i można domniemywać, że właścicieli nie będzie już miał dowodu zakupu, przed wydaniem musi opisać przedmiot, a potem uruchomić go. Po tych czynnościach sporządzany jest protokół przekazania właścicielowi.

Ze sprzętów będących nośnikami danych osobowych do Biura Rzeczy Znalezionych w Starostwie Powiatowym w Lublinie trafiają najczęściej również telefony. Nie było do tej pory pendrive, laptopów czy dysków.

Posłanka alarmuje

W interpelacji do ministra spraw wewnętrznych i administracji posłanka Katarzyna Osos pisze, że przepisy prawa wskazują na obowiązek zabezpieczenia przez starostów znalezionych rzeczy. Jednak nie wynika z nich, w jakim zakresie ponoszą oni odpowiedzialność za dane osobowe utrwalone na znalezionych nośnikach.

Jej zdaniem w ustawie o rzeczach znalezionych nie ma żadnych regulacji uprawniających, czy zobowiązujących starostę do ingerencji w zawartość zagubionych nośników danych. Co więcej, ze wskazanych przepisów wynika, że starosta w określonych sytuacjach ma obowiązek przekazania rzeczy znalazcy, który w ten sposób wchodzi w posiadanie danych osobowych znajdujących się w pamięci znalezionego urządzenia, co może prowadzić do naruszenia zasad określonych w RODO.

Problem starostów dostrzegł Prezes UODO

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zwrócił się o podjęcie inicjatywy ustawodawczej w tej sprawie do ministra spraw wewnętrznych i administracji. Jak wskazał, w korespondencji kierowanej do UODO, starostowie wskazują problemy jakie pojawiają się w związku z przechowywaniem przez nich rzeczy znalezionych, takich jak laptopy czy telefony komórkowe - nie wiedzą, czy mogą wydawać znalazcy rzeczy będące nośnikami danych z uwagi na duże prawdopodobieństwo utrwalenia danych osobowych na tych nośnikach, a także czy mają prawo do ingerencji w dane zamieszone na tych urządzeniach.

Prezes UODO zauważa też, że dane zawarte w urządzeniach wyposażonych w pamięć wewnętrzną mogą być bardzo zróżnicowane rodzajowo – np. dane zwykłe, szczególne kategorie danych osobowych, i odnosić się zarówno do sfery prywatności, czy wręcz intymności osób fizycznych, jak i być objęte tajemnicami prawnie chronionymi. W takiej sytuacji, należałoby zastanowić się nad przekazywaniem znalazcy rzeczy całości zapisanych w jej pamięci informacji o statusie danych osobowych.