Minister kultury i dziedzictwa narodowego, autor projektu nowelizacji ustawy o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach uzasadnia, że problemem wymagającym rozwiązania jest brak uregulowań umożliwiających wykorzystanie odwzorowania cyfrowego dokumentacji sporządzonej w postaci innej niż elektroniczna, która stanowi część kompletnej dokumentacji elektronicznej odzwierciedlającej załatwianie spraw w kontaktach podmiotów stosujących system elektronicznego zarządzania dokumentacją (system EZD) z otoczeniem zewnętrznym.
Innym problemem jest również brak powszechnie uznanego standardu umożliwiającego przekazanie/udostępnianie akt spraw prowadzonych w postaci elektronicznej pomiędzy jednostkami organizacyjnymi. Spowodowane jest to tym, że obecnie wszelkie cechy dowodowe czy archiwalne przypisywane są jedynie papierowemu pierwowzorowi. Brak jest zatem formalnej podstawy dla traktowania całości dokumentacji akt spraw zgromadzonych w systemach EZD, jako wyłącznej dokumentacji przebiegu i rozstrzygania spraw. To powoduje niebezpieczeństwo negowania przez różne podmioty wiarygodności sporządzonych odwzorowań cyfrowych.
Problemy takie od lat zgłaszają organy i państwowe jednostki organizacyjne oraz jednostki samorządu terytorialnego, które związane są z dokumentacją przechowywaną przez nie w tzw. „składach chronologicznych”.
Sprawdź w LEX: Jaką kategorię i okres przechowywania należy przyjąć do archiwizacji sprawozdań budżetowych oraz sprawozdań finansowych? >
Załóż bezpłatne konto na Moje Prawo.pl i zyskaj unikalne funkcjonalności >>>
Odwzorowanie cyfrowane ważne niczym oryginał
Projekt nowelizacji zakłada, że odwzorowania cyfrowe, czyli skany dokumentów tradycyjnych, będą miały taką samą wartość prawną (w tym dowodową) jak oryginały dokumentów. Będzie to możliwe w jednostkach, które stosują systemy elektronicznego zarządzania dokumentacją.
Określone zostaną warunki, w których odwzorowania cyfrowe będą mogły zastępować dokumentację sporządzoną w postaci papierowej i być z nią równoważne, jako źródło informacji.
Ministerstwo uzasadnia, że po wejściu w życie projektowanych regulacji możliwe będzie wykorzystywanie kompletnej dokumentacji elektronicznej w kontaktach podmiotów stosujących systemy EZD z sądami, w tym z sądami powszechnymi i sądami administracyjnymi.
Projekt wprowadza też wyjątki, w przypadku których możliwe jest odstąpienie od konieczności zeskanowania dokumentacji wpływającej do urzędu, są przykładowo rozmiar strony (na przykład A3 i większe), duża liczba stron, treść, forma lub postać pisma.
Sprawdź w LEX: W jaki sposób postępować z dokumentami przetargowymi, dla których upłynął okres przechowywania zgodnie wymogami ustawy PZP? >
Większe oszczędności związane z przechowywaniem dokumentacji
Nowe rozwiązanie spowoduje oszczędności związane z przechowywaniem dokumentacji papierowej. Ustawodawca, wprowadzając regulacje dotyczące „składów chronologicznych”, nie uregulował statusu prawnego dokumentacji przechowywanej w taki sposób. Taki sposób gromadzenia i przechowywania dokumentacji ma miejsce wyłącznie podczas funkcjonowania elektronicznego zarządzania dokumentacją w jednostce, która do tego celu wykorzystuje system EZD.
Zobacz również: Rząd przyjął nowe rozwiązania osłonowe mające obniżyć rachunki za prąd
Brak uregulowań w tym zakresie prowadzi do szeregu problemów związanych z koniecznością zarządzania taką dokumentacją oraz jej przechowywania w sposób umożliwiający zapewnienie odpowiedniej ewidencji, zabezpieczenia oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą. Generuje to wysokie koszty.
Brak szczegółowych przepisów dotyczących możliwości brakowania takiej dokumentacji sprawił, że jednostki organizacyjne przechowują całość dokumentacji prowadzonych spraw, nawet w przypadku gdy w sprawach prowadzonych elektronicznie mamy do czynienia z dokumentacją niearchiwalną. Taka sytuacja prowadzi do konieczności stałego zwiększania i zabezpieczania powierzchni magazynowej, która mogłaby być wykorzystana w innym celu.
W projekcie proponuje się okres dwóch lat, po którym można będzie dokonać zniszczenia dokumentacji nieelektronicznej. Zostanie on zawarty w przepisach wykonawczych wydanych. Brakowaniu podlegać będzie tylko dokumentacja, dla której sporządzono pełne odwzorowanie cyfrowe.
Sprawdź w LEX: Jak długo archiwizujemy udzielone odpowiedzi w przedmiocie informacji publicznej? >
Większy zakres działań archiwów państwowych
Rozszerzony zostanie zakres działań Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych oraz archiwów państwowych. Chodzi o działalność edukacyjną, która obejmuje m.in. edukację dotyczącą historii Polski i źródeł ją dokumentujących. Będzie ona prowadzona w oparciu o zasoby archiwalne w ramach:
- lekcji archiwalnych,
- konferencji,
- seminariów czy zebrań naukowych skierowanych do uczniów, studentów, miłośników historii, badaczy genealogicznych i archiwistów rodzinnych.
Projekt nowelizacji wprowadza też możliwość nadawania osobom fizycznym i jednostkom organizacyjnym wyróżniającym się w dziedzinie działalności archiwalnej odznaki honorowej „Za Zasługi dla Dziedzictwa Archiwalnego”.
Nowe rozwiązania mają wejść w życie po 12 miesiącach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.
Sprawdź w LEX:
- Gdzie przekazuje się całość dokumentacji po zlikwidowanej Spółce Wodnej? >
- Jak długo powinny być archiwizowane projekty budowlane z wydaną decyzją na pozwolenie na budowę? >
- Czy zatrudnienie w Archiwum Państwowym należy zaliczyć do okresu zatrudnienia w administracji państwowej? >
- Co jest oryginalnym dokumentem w sprawie - dokument elektroniczny czy dokument wydrukowany papierowo, gdy klient inicjuje załatwienie sprawy poprzez platformę ePuap? >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
