Administracja publiczna umożliwia załatwianie spraw drogą elektroniczną za pośrednictwem systemu ePUAP i pokrewnych, takich jak obywatel.gov.pl, gov.pl, a także systemy sektorowe - e-Podatki/e-Deklaracje, PUE ZUS, Empatia, praca.gov.pl itp. Są więc kanały służące do załatwiania spraw drogą elektroniczną, ale zdaniem ekspertów nadal nie mają one charakteru w pełni kompleksowego i skończonego systemu.

Resort cyfryzacji namawia i uspokaja - systemy działają sprawnie

Ministerstwo Cyfryzacji namawia, by w związku z sytuacją zagrożenia koronawirusem, załatwiać sprawy urzędowe drogą elektroniczną i jak najszerzej korzystać z narzędzi zdalnych. - Namawiamy, by obywatele korzystali z Portalu GOV.PL – w jednym miejscu można tam znaleźć nie tylko informacje ze wszystkich ministerstw, ale też korzystać z usług online. Dla obywateli to zdecydowanie najszybsza i najbardziej wygodna droga załatwiania spraw urzędowych drogą elektroniczną – mówi nam Karol Manys z wydziału komunikacji resortu cyfryzacji.

Jak podkreśla, wszystkie systemy działają sprawnie i bez zakłóceń. Została też podniesiona ich wydajność. W razie jakichkolwiek prac serwisowych informacje o nich umieszczane są z odpowiednim wyprzedzeniem.

 


Nie ma gwarancji, że będzie działało

Według dr. Krzysztofa Świtały z katedry Prawa Informatycznego na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie, nie ma stuprocentowej gwarancji, że w istniejących publicznych systemach teleinformatycznych przy bardzo dużym obciążeniu nie wystąpią przejściowe problemy z ich stabilnością. Jak wyjaśnia, w ostatnich latach występowały problemy z dostępnością i niezawodnością usług elektronicznych związanych z rozliczaniem podatków czy załatwianiem spraw z zakresu zabezpieczenia społecznego.

- Istnieje pewne ryzyko, że przy dużym jednorazowym obciążeniu systemy centralne, takie jak e-PUAP, przejściowo nie zapewnią dostępności niektórych usług lub ich funkcjonowanie wyraźnie spowolni - mówi. Jeśli chodzi o szczebel JST to jego zdaniem dużo zależy od wydajności wewnętrznej infrastruktury teleinformatycznej tych podmiotów.

Przy wzroście liczby spraw online może być gorzej

Według Piotra Bukowskiego, zastępcy dyrektora Wydziału Organizacji i Nadzoru Urzędu Miasta Krakowa, problemy mogą dotyczyć m.in. ograniczeń systemów informatycznych i niewystarczającej liczby sprzętu do pracy zdalnej. - W standardowych warunkach nie ma potrzeby zakupywania tego rodzaju sprzętu, choćby ze względu na cenę – wyjaśnia. Jego zdaniem kłopot mogą sprawić ograniczenia sfery zasobu ludzkiego przy założeniu, że będziemy mieć do czynienia z „radykalizującą się sytuacją zagrożenia”.

Problemy się pojawiają

Agata Grzegorczyk, rzecznik prasowy Urzędu Miasta Gdyni, podkreśla, że magistrat jest przygotowany i wszystkie sprawy, które mogą być  załatwiane elektronicznie przez ePUAP, obywatel.gov.pl i inne systemy, są realizowane na bieżąco. Na razie wydolność systemów państwowych (CEPiK, ŹRÓDŁO) jest prawidłowa. W ostatnich dniach pojawił się jednak problem z weryfikacją podpisu elektronicznego na zgłoszeniach, które wpływają za pośrednictwem ePUAP-u i Cyfrowego Urzędu. - Prawdopodobną przyczyną tego stanu rzeczy jest obciążenie internetu pracą zdalną - mówi.

Czytaj też: Atak hakera w gminie - resort cyfryzacji przygotowuje plan obrony

Urzędnicy pracują zdalnie

Urząd Miasta Krakowa przygotował się na obsługę elektroniczną spraw, czy to kierowanych za pośrednictwem poczty elektronicznej czy poprzez dedykowane kanały własne lub ministerialne aplikacje i systemy informatyczne. - Założenie jest takie, że jeśli nie ma uwarunkowań formalnych i technicznych, sprawy są załatwiane w sposób zdalny poprzez funkcjonowanie odpowiedniej zdalnej sieci użytkowników - urzędników pracujących w warunkach domowych – wyjaśnia Piotr Bukowski. W przypadku spraw mających tego rodzaju ograniczenia, np. systemy ministerialne, urzędnicy pracują w sposób rotacyjny.

Mieszkańcy wolą przychodzić

Płocki magistrat zachęca do korzystania z obsługi mieszkańców drogą elektroniczną, bo w obecnym okresie epidemii jest to wygodna i bezpieczna forma. Według Huberta Woźniaka z Urzędu Miasta Płocka, jedyną przeszkodą i problemem, jaki dostrzegają władze miasta, jest mała świadomość wielu klientów. - Wciąż wolą osobiście załatwiać swoje sprawy w urzędzie – mówi.

Urzędy należy dostosować, urzędników doszkolić

Według ekspertów konieczne jest dalsze szkolenie urzędników w zakresie wykorzystywania środków komunikacji elektronicznej w ich pracy. - Umiejętności w zakresie wykorzystywania ICT należy systematycznie doskonalić – mówi dr Krzysztof Świtała. I zaznacza, że zmian wymagają również wewnętrzne procedury w podmiotach publicznych, które będą lepiej dostosowane do wykorzystania możliwości systemów teleinformatycznych wykorzystywanych przez te podmioty.

Jak nam mówi, sam w ostatnich miesiącach spotkał się z sytuacją, gdy sprawa administracyjna zainicjowana drogą elektroniczną na podstawie art. 391 § 1 pkt 1 KPA została załatwiona analogowo. - Gdybym nie przebywał przez dwa tygodnie lub dłużej pod fizycznym adresem do korespondencji, spodziewając się pisma w postaci elektronicznej przesłanego przez urząd za pośrednictwem ePUAP, mogłoby dojść do zaistnienia fikcji doręczenia. Tego typu sytuacje z pewnością nie utrwalają zaufania do elektronicznej administracji - podkreśla.

Jak podkreśla Kamil Rudol, adwokat w Dubois i wspólnicy Kancelarii Adwokacko–Radcowskiej, zastosowanie elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej w relacjach z podmiotami publicznymi powinno znacząco uprościć załatwianie spraw urzędowych przez obywateli oraz przedsiębiorców, a w okresie epidemii SARS-CoV-2, korzystanie z omawianej platformy powinno stanowić wyłączną formę komunikacji. - Być może, wśród szeregu negatywnych konsekwencji spowodowanych koronawirusem, odniesie on ten pozytywny skutek, że wpłynie na rozwój obszaru informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne - dodaje.

Rozwiązania w rządowym pakiecie zmian

Z myślą o osobach, które z różnych powodów nadal nie posiadają możliwości korzystania ze środków identyfikacji  elektronicznej  oraz  podpisów  elektronicznych, rząd wprowadza przepisy, które pozwolą na wydanie takim osobom tymczasowego środka identyfikacji elektronicznej, jakim będzie „tymczasowy profil zaufany”. Będzie mógł być wydany w usłudze online, bez konieczności osobistego stawiennictwa w urzędzie, a więc bez opuszczania miejsca zamieszkania.