Zgodnie z ustawą o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa ci z nich, którzy mają zamiar pozostać w Polsce, muszą się zarejestrować, by otrzymać numer PESEL niezbędny do tego, by m.in. legalnie przez 18 miesięcy przebywać na terytorium RP, pracować, korzystać z rządowych programów pomocowych, z opieki zdrowotnej, edukacji. Usługa jest bezpłatna. Nadawaniem PESEL i profilu zaufanego w ramach zadania zleconego mają zająć się urzędy miast i gmin.
Czytaj: Specustawa o wsparciu dla obywateli Ukrainy już obowiązuje>>
Obawa o wąskie gardło
Zdaniem samorządowców, najgorsze mogą być pierwsze dni. Wąskim gardłem może być niewystarczająca liczba urzędników, których można oddelegować do tego zadania oraz to, czy rządowi uda się na czas dostarczyć wystarczającą liczbę sprzętu i czytników do pobierania odcisków palców. Radca prawny Sylwester Szczepaniak z Unii Metropoli Polskich zwraca uwagę, że na rynku już są problemy z zakupem tego typu urządzeń, a po agresji Rosji na Ukrainę wydziały ewidencji ludności zasypane zostały wnioskami obywateli polskich o nadanie dowodów osobistych osobom niepełnoletnim.
- Pytaniem jest, czy miasta będą miały wystarczającą liczbę urzędników, którzy będą mogli pracować na systemach zamkniętych na aplikacji Źródło i rejestrze danych osobowych. I czy znajdą się dla nich urządzenia - mówi Sylwester Szczepaniak.
Wprawdzie z przepisów specustawy wynika, że wniosek o nadanie numeru PESEL składa się osobiście w siedzibie organu gminy, ale przepisy dopuszczają, że zadania z tym związane mogą być realizowane także poza urzędem gminy m.in. w punktach recepcyjnych. Samorządem terytorialnym brakuje jednak mobilnych czytników.
W poniedziałek, pełnomocnik rządu do spraw cyfryzacji Janusz Cieszyński uspokajał samorządowców, że Kancelaria Premiera Rady Ministrów zakupiła dodatkowe 2 tysiące stacji mobilnych, aby umożliwić sprawną i bezpieczną rejestrację obywateli Ukrainy. - Zostaną one rozlokowane w miejscach, w których samorządy tego najbardziej potrzebują – zapewnia Janusz Cieszyński.
- Trzeba też pamiętać, że urzędnicy będą musieli stosować przepisy o translacji dotyczące dwóch języków- rosyjskiego i ukraińskiego. Problemem może być ocena dokumentów. Mogą pojawić się dokumenty nieważne, a nie wszystkie dokumenty są znane polskim urzędnikom. Kancelaria Premiera Rady Ministrów przeprowadziła w weekend szkolenia w tym zakresie, udostępniła kanały do komunikacji – mówi Sylwester Szczepaniak.
Czytaj także: Samorządy już pomagają przyjmującym uciekinierów wojennych>>
Fotograf w gminie - zawód zaginiony
Niezbędnym elementem wniosku o wydanie numeru PESEL jest złożenie fotografii biometrycznej wnioskodawcy. To specjalne zdjęcie, które ma ułatwić identyfikację posiadacza dokumentu dzięki odpowiedniemu wyeksponowaniu tzw. cech biometrycznych twarzy (niezmiennych elementów jak geometria twarzy, rozstaw i wielkość oczu, kształt nosa itd.).
- To może być problemem, bo w wielu gminach wiejskich nie ma zakładów fotograficznych. Więc albo będziemy wynajmować fotografia albo zainteresowanym zapewniać transport - zastanawia się Jacek Brygman, wójt gminy Cekcyn, wiceprzewodniczący Związku Gmin Wiejskich RP.
- I obawiamy się, że okoliczne gminy zainteresowanych będą odsyłać do nas, bo nie ma przecież rejonizacji – mówi Paweł Wojciechowski wiceburmistrz przygranicznego Hrubieszowa, gdzie punkty recepcyjne dziennie przekracza od 2,5 do 3 tys. uchodźców. Ma nadzieję, że to właśnie do tego miasta trafią urządzenia mobilne obiecane przez rząd.
- Podejrzewamy, że będzie dużo interesantów w jednym momencie. Nie wiemy jeszcze, czy nie będzie to wymagało zatrudnienia do obsługi nowego etatu - dodaje wiceburmistrz Hrubieszowa.
Wykonanie fotografii zapisano w specustawie jako zadanie administracji rządowej zleconej. Gminy mają więc możliwość zakupu tej usługi. Zgodnie z uzgodnieniami strony rządowej i samorządowej na Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego, każde zrobione zdjęcie będzie wyceniane na 31 zł.
Niektóre miasta, np. Koszalin, aby pomóc w tym zakresie uchodźcom, tworzą listę adresy zakładów fotograficznych, w których zdjęcia do wniosku rejestracyjnego wykonywane będą Ukraińcom na koszt budżetu państwa.
Urzędy już przygotowują się na tłok
Paweł Szefernaker, wiceszef MSWiA informuje, że rząd rozesłał do samorządów 750 tysięcy ulotek informacyjnych w języku ukraińskim, jak uzyskać numer PESEL. I apeluje do uchodźców, aby przez pierwsze dni wyhamowali zapał do nagłego złożenia wniosku.
A miasta już szykują się na tłumy wnioskodawców. Olsztyński magistrat zapowiedział, że uruchomi od środy specjalne dedykowane uchodźcom stanowisko. Na miejscu będzie też dwóch tłumaczy pracujących na zmianę, którzy będą wspomagali urzędników. Od dziś urzędnicy wydziału spraw obywatelskich mają dotrzeć z formularzami wniosków do grup uchodźców zakwaterowanych w schroniskach i hotelach
Z kolei Urząd Miasta w Koszalinie wydłuża godziny pracy do godz. 18.00. Do tej godziny ma być otwarty także w sobotę. - W tym wydłużonym czasie pracy urzędnicy będą wyłącznie dokonywać rejestracji obywateli Ukrainy – poinformował sekretarz miasta Tomasz Czuczak.
Ratusz rekrutuje jednocześnie pracowników i wolontariuszy posługujących się językiem ukraińskim bądź rosyjskim, którzy pomogą w wypełnianiu wniosków. Z szacunków magistratu wynika, że w mieście przebywa od 3-4 tysięcy uciekinierów wojennych.
W Urzędzie Miasta w Poznaniu trwają przygotowania, do uruchomienia pracy na dwie zmiany, tak aby urząd pracował od 7 do 21. Do obsługi nadawania obywateli Ukrainy oddelegowani zostaną urzędnicy z innych wydziałów.
- Zakładamy, że w następnym tygodniu do godziny 15.00 pracować będzie 17 urzędników a po tej godzinie ponad 30 urzędników - informuje Bartosz Pelczarki dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich i Uprawnień Komunikacyjnych UM w Poznaniu. Ratusz planuje też wprowadzenie systemu rezerwacji wizyt aby rozładować kolei.