Artykuł 13 ustawy 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych określa elementy obligatoryjne treści ogłoszenia o naborze na stanowisko urzędnicze oraz kierownicze stanowisko urzędnicze. Pomoc administracyjna nie jest stanowiskiem urzędniczym ani kierowniczym stanowiskiem urzędniczym, gdyż należy do rodzaju stanowisk określonych w art. 4 ust. 2 pkt 3 ustawy o pracownikach samorządowych, tj. stanowisk pomocniczych i obsługi. Przepisów rozdziału 2 (art. 11 - art. 23) nie stosuje się przy zatrudnianiu pracowników samorządowych na stanowiska inne niż urzędnicze i kierownicze urzędnicze, wobec czego procedura ta nie ma zastosowania do zatrudnienia pracownika na stanowisko pomocy administracyjnej.
Jest to stanowisko pomocnicze, a więc nie urzędnicze i w związku z tym nie ma potrzeby organizowania konkursu na to stanowisko. Każda osoba spełniająca określone wymagania może być zatrudniona na wskazanym stanowisku, bez przeprowadzania naboru.
Pomoc administracyjna to stanowisko obsługi i pomocnicze
W przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych do stanowisk obsługi, czy pomocniczych zaliczone zostały m.in. następujące stanowiska: starszy majster, kierownik magazynu, sekretarka, pomoc administracyjna: biurowa, techniczna, laboratoryjna (załącznik nr 3, pkt II - tabela, lit. F stanowiska w samorządowych jednostkach organizacyjnych, stanowiska pomocnicze i obsługi).
Taka kwalifikacja stanowisk usługowych (obsługowych) i pomocniczych jest jednocześnie spójna z wykładnią prezentowaną w zdecydowanej większości przez sądy administracyjne.
W ramach pracy na tym stanowisku osoba zatrudniona jako pomoc administracyjna wykonuje jedynie zadania o charakterze technicznym, niezwiązane ani z wydawaniem decyzji administracyjnych, ani niewpływające w żaden inny sposób na sytuację prawną osób trzecich. Tacy pracownicy wykonują szeroko rozumiane czynności pomocnicze.
WSA: Bez tajemnic o premiach i nagrodach w urzędzie>>
Pomoc administracyjna wymagania
Pracownik zatrudniony jako pomoc administracyjna musi spełnić wymogi określone w art. 6 ust 1 ustawy o pracownikach samorządowych Wymagania niezbędne to:
- posiadanie obywatelstwa polskiego,
- posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych,
- posiada kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania pracy na określonym stanowisku.
Pracodawcy przy procesie naboru formułują też dodatkowe kryteria jak w przypadku pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę na stanowisku urzędniczym. Czyli:
- wykształcenia co najmniej średniego
- niekaralności za przestępstwa ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwa skarbowe,
- nieposzlakowanej opinii,
- stanu zdrowia pozwalającego na zatrudnienie na tym stanowisku,
Pracodawcy wymagają też samodzielności, obowiązkowości, odpowiedzialności i dyspozycyjności.
Bywa też, choć rzadko, że w procesie rekrutacji pojawia się też wymóg znajomości przepisów np. ustawy o samorządzie gminnym, ustawie o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, czy ustawy o świadczeniach rodzinnych.
Pomoc administracyjna zakres obowiązków
Zakres obowiązków osoby zatrudnionej jako pomoc administracyjna jest uzależniona od instytucji, w której taka osoba jest zatrudniona oraz poszczególnej komórki w organizacji. Najczęstsze obowiązki związane z tym stanowiskiem to
- prace pomocnicze w zakresie spraw związanych z wysyłką, segregacją i rejestracją korespondencji,
- czuwanie nad terminowym realizowaniem poleceń i załatwianiem korespondencji,
- pomoc w wykonaniu czynności biurowych (tworzenie rejestrów, ewidencji itp.)
- wykonywanie czynności związanych z rozliczeniem inwentaryzacji jednostki i oraz składników majątkowych,
- wykonywanie innych, wynikających z zakresu obowiązków służbowych, czynności zleconych przez kierownika oraz stała współpraca z pozostałymi pracownikami,
- obsługa klienta.
- pomoc w przygotowaniu dokumentów do archiwizacji,
- przygotowywanie spraw do weryfikacji merytorycznej,
- wykonywanie kserokopii, dokumentów oraz zakładanie teczek
Czy pomoc administracyjna może awansować
Zgodnie ustawą o pracownikach samorządowych możliwe jest przeniesienie pracownika na wyższe stanowisko w ramach awansu wewnętrznego. Jest on jednak możliwe jedynie w ramach tej samej grupy stanowisk.
Stosownie do postanowień ustawy, jeżeli wymagają tego potrzeby jednostki, pracownikowi samorządowemu można powierzyć, na okres do 3 miesięcy w roku kalendarzowym, wykonywanie innej pracy niż określona w umowie o pracę, zgodnej z jego kwalifikacjami. Zakres zadań wykonywanych na danym stanowisku powinien odpowiadać kwalifikacjom pracownika oraz zakresowi zadań określonych w opisie stanowiska pracy.
W tym okresie przysługuje pracownikowi wynagrodzenie stosowne do wykonywanej pracy, lecz nie niższe od dotychczasowego.