Pracownicy urzędów stanu cywilnego (USC), w czasie pandemii realizują więcej zadań, w większym wymiarze czasowym, w dodatku w niepełnym składzie kadrowym - utrudnieniem są nieobecności pracowników spowodowane zwolnieniami, kwarantanną, izolacją czy opieką nad dzieckiem. A trudno zastąpić pracownika USC – bo ma specyficzną wiedzę, umiejętności interpretacji treści aktów stanu cywilnego, doświadczenie oraz certyfikat do systemu Rejestrów Państwowych „Źródło” - dostęp możliwy jest wyłącznie przy użyciu imiennych kart kryptograficznych. Tymczasem liczba zgonów dramatycznie rośnie.
Sławomir Wojciechowski, kierownik USC w Nowej Soli, ekspert Ogólnopolskiego Porozumienia Organizacji Samorządowych z zakresie spraw obywatelskich, podkreśla, że obecnie w trzeciej fali pandemii, jest jeszcze gorzej, niż sygnalizowaliśmy w listopadzie, bo zwiększa się liczba USC, które są zamykane z powodu wirusa przez zakażenia pracowników. - Uwidacznia to całe pasmo problemów organizacyjnych dla samorządów, ale przede wszystkim dla obywateli – dodaje.
Katarzyna Bozińska, kierownik grudziądzkiego urzędu stanu cywilnego, podkreśla, że USC w Grudziądzu znajduje się w obrębie szpitali koordynacyjnych w Polsce, który jest w najtrudniejszej sytuacji. - Tam przywożeni są pacjenci z regionu zakażeni koronawirusem, którzy wymagają leczenia specjalistycznego. Zarówno w przypadku wiosennego lockdownu, jak i obecnie, Urząd Stanu Cywilnego nie może być zamknięty. A rejestracja stanu cywilnego jest wśród spraw, których nie da się załatwić zdalnie - zaznacza.
Prawie dwukrotny wzrost zarejestrowanych zgonów
Według Katarzyny Kołuckiej, zastępcy kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Poznaniu, w pierwszym kwartale tego roku wzrost zarejestrowanych zgonów wzrósł o 43 proc. w stosunku do ubiegłego roku. Od stycznia do marca 2020 roku było ich 1978, od stycznia do końca marca tego roku – 2835. - Przyrost liczby zgonów wymusił uruchomienie większej liczby stanowisk do obsługi klientów i dodatkowych dyżurów, zapewnienie kadry do realizacji zadań nastręcza poważne problemy – mówi.
Barbara Sawicka, zastępca dyrektora USC w Łodzi mówi, że obciążenie pracą z uwagi na rosnącą liczbę zgonów wzrosło bezsprzecznie. - Notujemy kilkudziesięcioprocentowy wzrost liczby rejestrowanych zgonów w porównaniu z analogicznymi okresami lat ubiegłych - około 35 proc. Konieczne stało się wydłużenie czasu pracy urzędu oraz przeorganizowanie jej z nastawieniem na priorytetowe sporządzanie aktów zgonów - podkreśla. A przy utrzymanym poziomie etatyzacji oznacza to wydłużenie terminów załatwiania innych spraw.
- Wzrost rejestracji przy jednocześnie mniejszej liczbie pracowników z przyczyny kwarantanny, izolacji ale również opieki nad dziećmi, powoduje bardzo duże obciążenie pozostałych pracowników. Pracujemy w dużym stresie zarówno ze względu na wagę rejestracji stanu cywilnego, duże obciążenie i cały czas w kontakcie z interesantem, bez możliwości pracy zdalnej – mówi Karolina Gałecka, rzecznik prasowy Urzędu M. St. Warszawy. I dodaje, że obciążenie USC zdecydowanie wzrosło z powodu większej ogólnej liczby zgonów, nie tylko z przyczyny Covid. W ubiegłym roku w styczniu, lutym i marcu zarejestrowano w Warszawie 5159 aktów zgonu, w analogicznym okresie roku bieżącego - 6959.
Wzrost rejestracji aktów, ale też odpisów
Wzrost liczby zgonów powoduje zwiększenie liczby rejestracji aktów zgonu, w ślad za tym lawinowo rośnie liczba wydawanych odpisów. Jak wyjaśnia Katarzyna Bozińska, po śmierci osoby przeprowadza się postępowania spadkowe, dużej liczby odpisów żąda do załatwiania spraw ZUS - do wypłaty ubezpieczenia, rozliczenie z pracodawcą dnia wolnego itp. Powoduje to też drastyczny wzrost czynności, które pracownicy USC muszą wykonać.
- A rejestracja zgonu nie jest łatwym procesem, należy m.in. zweryfikować stan cywilny osoby, aktualizować dane w rejestrze PESEL, wymeldować, skasować dowód osobisty, nanieść przypiski w innych aktach osoby zmarłej – akcie urodzenia czy małżeństwa, dodać wzmianki czy wysłać statystyki do GUS, a w przypadku obcokrajowców – wysłać zawiadomienie do właściwego organu państwa, których była obywatelem - mówi.
Przesuwanie pracowników czy scedowanie czynności na inny urząd - trudne
Wojewoda może też, jeśli z powodu COVID lub kwarantanny zostanie zamknięty USC, przenieść wykonywanie jego obowiązków na inny urząd. - Scedowanie czynności na inny urząd jest jednak w wielu przypadkach nierealne, zwłaszcza jeśli ciężar pracy miałby ponosić urząd mniejszy niż ten zamknięty. Taka delegacja powoduje też gigantyczne utrudnienia dla osób, które muszą przemieszczać się do sąsiedniej miejscowości – tłumaczy Sławomir Wojciechowski.
Katarzyna Kołucka dodaje, że zapewnienie kadry do realizacji zadań nastręcza poważne problemy. - W związku z tym, że na szczeblu ogólnokrajowym nie zapadły decyzje o zablokowaniu realizacji jakichkolwiek usług z zakresu rejestracji stanu cywilnego, USC zobowiązany jest wykonywać wszystkie dotychczasowe zadania, a to ogranicza możliwość przesuwania pracowników wewnątrz wydziału - mówi.
- Jako urzędnicy w Urzędzie Stanu Cywilnego mamy kontakt z dokumentami ze szpitala, przychodni lekarskich itp., potencjalnie każda karta zgonu czy dokument urodzenia może być źródłem zakażenia – mówi Katarzyna Bozińska. Wpływają też dokumenty z zagranicy lub od osób, które są objęte kwarantanną. - Każdego dnia odwiedzają nas osoby z różnych stron Polski i świata. To również najbliżsi osób zmarłych w naszym szpitalu na Covid – 19 dokonujący rejestracji zgonu. Zwiększając w ten sposób potencjalnie ryzyko zarażenia wirusem - dodaje.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
