Pytanie pochodzi z LEX Ochrona Danych Osobowych: Czy urząd, który rejestruje rozmowy telefoniczne, musi udostępnić nagranie osobie, która dzwoniła i została nagrana? Osoba chce uzyskać dostęp do nagrania, gdyż uważa, że została źle potraktowana. Wydaje się, że ochroną powinien być objęty urzędnik i jego głos, gdyż nie wiadomo, co osoba zrobi z nagraniem, np. czy nie udostępni go w Internecie.

Odpowiedź

Decyzja o formie udostępnienia kopii danych w przypadku otrzymania żądania z art. 15 ust. 3 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (dalej RODO) jest podejmowana w oparciu o indywidualne rozpatrzenie sprawy, w szczególności w odniesieniu do kosztów realizacji oraz możliwych ryzyk związanych z tym udostępnieniem.

 

Przepisy art. 15 RODO nie nakładają na administratora danych obowiązku udostępniania kopii dokumentów papierowych i plików elektronicznych zawierających dane osobowe. Administrator ma obowiązek przekazania rzetelnej informacji o przetwarzanych danych, w tym, jakie dane są przez niego przetwarzane. Oznacza to, że otrzymując żądanie o udostępnienie, na przykład akt osobowych pracownika, może on przekazać kopie dokumentów lub informację, jakie dokumenty są przez niego przetwarzane, wraz ze wskazaniem zakresu zawartych w nich danych, jak: imię, nazwisko, adres, PESEL, wykształcenie, przebieg zatrudnienia itp.

Czytaj też: NSA: Zapis monitoringu z autobusu czy tramwaju można udostępnić >

W omawianym przypadku administrator może udostępnić fragment nagrania lub informację o danych przetwarzanych w związku z nagraną rozmową. Takie stanowisko potwierdzają decyzje administracyjne wydane przez Prezesa UODO, np. decyzja nr ZSZZS.440.660.2018, czy decyzja nr ZSZZS.440.842.2018.

Należy także zwrócić uwagę na to, że jeżeli administrator zdecyduje się udostępnić fragment nagrania, powinien on zostać odpowiednio zmodyfikowany, tak aby udostępnieniu podlegały tylko i wyłącznie dane osoby (tutaj głos), której dane dotyczą, ponieważ uprawnienie przysługujące na mocy art. 15 RODO dotyczy prawa do uzyskania kopii swoich danych osobowych.

 

Prawo do informacji publicznej. Informacje niejawne. Ochrona danych osobowych

Joanna Taczkowska-Olszewska, Monika Nowikowska

Sprawdź  

Więcej informacji znajdziesz w LEX Ochrona Danych Osobowych:

W jaki sposób zgodnie z RODO należy nagrywać rozmowy telefoniczne? >

Instrukcja DPS w sprawie udostępniania danych wrażliwych - POBIERZ WZÓR >

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych - POBIERZ WZÓR >

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.