WSA: Decyzja bez odręcznego podpisu to rażące naruszenie prawa
Zdaniem WSA w Poznaniu stronie postępowania powinno doręczać się egzemplarz decyzji zawierający wymagany podpis, czyli oryginał, a nie jej odpis czy kopię. Brak odręcznego podpisu pod decyzją to rażące naruszenie prawa. Mimo że decyzja administracyjna rozpoczyna swój byt prawny z chwilą jej wydania, czyli sporządzenia, podpisania oraz opatrzenia datą, skutki prawne wywołuje dopiero z chwilą doręczenia (ogłoszenia).
Rezygnacja z zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej celem sprawowania opieki nad niepełnosprawnym synem stanowiła dla wnioskodawczyni powód, dla którego ubiegała się o przyznanie świadczenia pielęgnacyjnego. Co istotne, wniosek o przyznanie świadczenia został złożony 5 września 2024 r. Dwa tygodnie później, 18 września 2024 r., w wyniku omyłki doręczono wnioskodawczyni „projekt decyzji przyznającej świadczenie pielęgnacyjne na okres od 1 września 2024 r. na stałe". Organ rozpoznający wniosek przyznał, że otrzymanie zwrotnego potwierdzenia odbioru projektu decyzji skutkowało automatycznym zaakceptowaniem świadczenia do wypłaty. Jednocześnie wytłumaczył, że brak podpisu osoby upoważnionej do wydania decyzji powoduje, że nie jest to decyzja, a jedynie jej projekt, który dodatkowo w przypadku wnioskodawczyni zawierał błędną sentencję przyznającą świadczenie pielęgnacyjne. Natomiast sam fakt popełnienia błędu ustalono niespełna rok później podczas przeprowadzonej kontroli wewnętrznej.
Zobacz w LEX procedurę: Wydanie decyzji administracyjnej >
Najpierw świadczenie przyznano, potem go odmówiono
Odmowa przyznania świadczenia pielęgnacyjnego datowana na 19 września 2025 r. była spowodowana niedochowaniem przez wnioskodawczynię kluczowych terminów – po złożeniu wniosku o nowe orzeczenie dotyczące niepełnosprawności konieczne było złożenie następnego wniosku o ustalenie prawa do świadczenia pielęgnacyjnego w terminie trzech miesięcy od wydania orzeczenia o stopniu niepełnosprawności. Organ pierwszej instancji ustalił, że kobieta uprzednio pobierała już świadczenie pielęgnacyjne na syna. Nowe orzeczenie o niepełnosprawności z 5 lutego 2024 r. wraz z wnioskiem o świadczenie pielęgnacyjne (pomimo prawidłowych pouczeń) złożyła dopiero 5 września 2024 r. Wnioskodawczyni wychodziła z założenia, że świadczenie pielęgnacyjne za poprzedni okres przysługuje do końca września 2024 r. i będzie kontynuowane po okazaniu nowego orzeczenia o niepełnosprawności i złożeniu nowego wniosku.
Pierwsze odwołanie wnioskodawczyni nie przyniosło żadnego rezultatu. Samorządowe Kolegium Odwoławcze utrzymało decyzję organu JST w mocy, podnosząc, że orzeczenie o niepełnosprawności wydane 5 lutego 2025 r. stało się ostateczne 2 marca 2025 r. Wniosek o przyznanie świadczenia pielęgnacyjnego wpłynął po upływie trzymiesięcznego terminu. Powołując się na fakt korzystania z pomocy społecznej od 2004 r. z powodu trudnej sytuacji materialnej, wnioskodawczyni złożyła skargę do WSA w Poznaniu. Dodała, że w błąd wprowadził ją doręczony jej projekt decyzji. To właśnie ten dokument okazał się w całej sprawie najistotniejszy i jednocześnie najbardziej problematyczny.
Decyzja bez podpisu to projekt...
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu uznał, że skarga wnioskodawczyni zasługiwała na uwzględnienie, w wyniku czego uchylono uprzednio wydane, zaskarżone decyzje. Istotne jest jednak to, że bez znaczenia pozostawał fakt niedochowania trzymiesięcznego terminu na złożenie wniosku o przyznanie świadczenia pielęgnacyjnego. Po analizie przebiegu postępowania Sąd potwierdził, że decyzją z 12 września 2024 r. przyznano wnioskowane świadczenie, a po upływie niemal roku kolejną decyzją z 19 września 2025 r. organ, rozpatrując ten sam wniosek, odmówił przyznania świadczenia. Doręczenie nowej decyzji uzasadniano w ten sposób, że wcześniej doręczona decyzja stanowiła jedynie jej projekt.
Zobacz w LEX: Praktyczne aspekty wydawania decyzji administracyjnych >
Zdaniem WSA, organ rozpoznający wniosek nie sprawdził, czy egzemplarz pierwszej, doręczonej wnioskodawczyni decyzji był opatrzony podpisem osoby reprezentującej organ, czy też nie. Ustalenie, że w aktach administracyjnych brakuje podpisanego odręcznie egzemplarza decyzji spowodowało, zdaniem sądu, przedwczesne uznanie doręczonej decyzji za jej projekt. Zgodnie z orzecznictwem sądów administracyjnych, „brak podpisu osoby reprezentującej organ na decyzji – jest wadą istotną – prowadzącą do oceny, że chodzi wówczas o pismo będące projektem decyzji. Konsekwencją tego jest, że projekt taki nie wchodzi jeszcze do obrotu prawnego i nie wywołuje skutków, z którymi przepisy łączą konsekwencje prawne” (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 10 października 2008 r., sygn. akt II GSK 508/07).
...a to nie wywołuje skutków prawnych
Decyzje bez odręcznego podpisu, czyli bez jednego z obligatoryjnych jej elementów (art. 107 par. 1 pkt 8 kodeksu postępowania administracyjnego) uznaje się za wydaną z rażącym naruszeniem prawa. Wady nie można usunąć poprzez uzupełnienie podpisu po doręczeniu decyzji stronie. „Decyzja niezawierająca podpisu z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do jej wydania powoduje, że pismo takie traci charakter decyzji” (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 30 lipca 1982 r., sygn. akt I SA 547/82). Mimo że decyzja rozpoczyna swój byt prawny z chwilą jej wydania, czyli sporządzenia, podpisania i opatrzenia datą, to skutki prawne wywołuje dopiero z chwilą doręczenia (ogłoszenia). Decyzja bez podpisu powinna być zatem zweryfikowana w trybie instancyjnym lub unieważniona.
Zobacz też w LEX: Rola organu pierwszej instancji od momentu wydania decyzji administracyjnej >
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu doszedł do wniosku, że „stronie postępowania powinno doręczać się egzemplarz decyzji zawierający wymagany podpis, a więc jej oryginał, a nie jej odpis, czy też kopię”. Tylko w ten sposób wola organu zostaje stronie prawidłowo zakomunikowana. Dla uznania prawnego bytu decyzji, czyli istnienia ważnej decyzji administracyjnej wydanej przez właściwy organ administracji publicznej niezbędne jest zaopatrzenie co najmniej jednego egzemplarza decyzji (jej oryginału) w wymagany podpis. Jak pokazuje praktyka organów administracyjnych, podpisać można większą ilość egzemplarzy decyzji celem doręczenia ich stronom albo pozostawienia ich w aktach sprawy. W ten sposób powstaje wiele jednolitych, ale prawidłowo skonstruowanych egzemplarzy decyzji.
Zobacz też linie orzecznicze w LEX:
- Brak podpisu upoważnionego pracownika organu administracji na załączniku do decyzji administracyjnej >
- Forma decyzji administracyjnej wydawanej przez kolegialny organ administracji publicznej >
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów LEX jest zależny od posiadanych licencji.
