Aplikacja się informatyzuje, ale i tak od papieru jeszcze nie ucieknie

Krajowa Rada Radców Prawnych chce stworzyć dla aplikantów jednolity w całym kraju system, który uprości m.in. zapisy na wstępny egzamin. Rekrutacja to pierwszy krok, bo narzędzie ma być rozbudowywane o nowe e-funkcjonalności ułatwiające życie aplikantom, ale też samym izbom, które za odpowiadają za aplikację. Tyle że od papieru nadal nie da się uciec - i to zarówno z powodu przepisów, jak i braku integracji baz danych.

Na informatyzację stawia też Adwokatura i także w obszarze odpowiedzialnym za aplikantów. Poprzez adwokacki e-dziennik, będący częścią elektronicznego Systemu Obsługi Adwokatury, można m.in. składać wnioski o usprawiedliwienie nieobecności na zajęciach, ankietować wykłady, mieć dostęp do planu zajęć. NRA również chce rozszerzać te narzędzia o nowe funkcjonalności. Radcy i adwokaci mówią jednak wprost o barierach, których nie da się na razie obejść. 

- Prawdą jest, że niektóre zaświadczenia nadal muszą być donoszone do izby w formie papierowej, a nie jako pliki elektroniczne. Chcielibyśmy bardzo, aby nasz system był już w pełni zintegrowany z innymi bazami danych. Na przykład, jeśli kandydat musi przedstawić zaświadczenie o niekaralności, cały nasz system powinien być skonstruowany w taki sposób, żebyśmy mogli automatycznie uzyskać te informacje z ogólnej bazy danych, zamiast wymagać od aplikanta dostarczenia fizycznego dokumentu. Podobnie dyplom ukończenia wyższych studiów prawniczych. Wymaga to naturalnie rozwiązań prawnych, technicznych i organizacyjnych - mówi dr Bartosz Szolc-Nartowski, przewodniczący Komisji Aplikacji w Krajowej Radzie Radców Prawnych.

Czytaj: Rosati: e-kancelaria to cyfrowy sposób na zarządzanie praktyką adwokacką>>

Wszystko w systemie, by kandydat się nie pogubił 

Już 30 września egzaminy zdawać będą kandydaci zarówno na aplikację adwokacką, jak i radcowską. Zgłosić muszą się do 16 sierpnia br., a pomóc w tym mają systemy informatyczne/rekrutacyjne. W przypadku kandydatów na aplikację radcowską chodzi o system EWNAR, a jeśli chodzi o aplikacje adwokacką zgłaszać się można poprzez stronę elektroniczny System Obsługi Adwokatury. W obu przypadkach kandydaci nie tylko wypełniają kwestionariusze, podając potrzebne do zgłoszenia dane, ale mają dostęp do informacji dotyczących tego, jakie dokumenty, do kiedy i gdzie muszą złożyć. Z takich rozwiązań korzystały zresztą już wcześniej izby radcowskie i rady adwokackie, ale nie wszystkie i nie według tych samych zasad. Samorządy stawiają więc na ujednolicenie.   

- Tworzymy system jednolity w skali całego kraju, który polega na tym, że kandydaci wypełniają ten sam kwestionariusz i mogą dzięki temu łatwiej i szybciej złożyć dokumenty potrzebne do przystąpienia do egzaminu wstępnego na aplikacje. Naszym celem jest ułatwienie im zebrania dokumentów, materiałów, których potrzebują, by złożyć dokumenty niezbędne do egzaminu, i ujednolicenie - w całym kraju - formalności. Do tej pory zdarzało się, że były różnice między izbami, nie wszystkie izby korzystały z systemu. Teraz chcemy, żeby było łatwiej, z jednej strony dla kandydatów - bo mają możliwość wypełniania dokumentów przez internet, a z drugiej strony to też ułatwienie dla pracowników izb, bo przyspiesza proces, nie trzeba wypełniać wszystkiego ręcznie, przechodzimy na elektroniczną wersję - mówi Agnieszka Gajewska-Zabój, radca prawny, sekretarz KRRP.

Zobacz też w LEX: Wizerunek kancelarii prawnej - jak mu pomóc? >>

Zaznacza, że celem KRRP jest to, by narzędzie rozbudowywać o nowe funkcjonalności. - By kandydat od momentu, gdy zgłosi się na aplikacje poprzez samą aplikację, mógł korzystać z systemu elektronicznego, aktualizować dane, uzyskiwać informacje o aplikacji. To, co teraz robimy, to pierwszy krok. Pierwszą wersję systemu chcemy uruchomić dla rocznika, który rozpocznie aplikację w przyszłym roku, przy czym, oczywiście, nie będzie to ostateczna wersja, będziemy ją cały czas rozbudowywać i dodawać do niej nowe funkcjonalności. Teraz skupiamy się na ewidencji kandydatów, aplikantów, a w przyszłym roku będziemy rozwijać elementy dotyczące organizacji aplikacji, zajęć, kolokwiów - wskazuje.

Wyjaśnia, że na tym etapie chodzi o ułatwienie komunikacji na linii aplikanci - izba. - Są ograniczenia wynikające choćby z przepisów prawa, pewne procesy muszą się odbywać stacjonarnie. Na razie chodzi więc o procedury związane ze złożeniem wniosku o egzamin wstępny. System da możliwość skorzystania z formularzy, dokumentów, które następnie trzeba będzie wydrukować, podpisać i dostarczyć do izby. Nie będzie możliwości e-doręczenia, ponieważ – powtarzam - na to obecnie nie pozwalają przepisy. Natomiast dzięki systemowi można wygenerować wszelkie potrzebne dokumenty, wydrukować i następnie złożyć - dodaje mec. Gajewska-Zabój. 

Czytaj: Aplikacja coraz cenniejsza w prawniczym CV - samorządy chcą ją doskonalić>>

U adwokatów też prace nad nowymi funkcjonalnościami

Także Marcin Derlacz, adwokat, przewodniczący Komisji Aplikacji Adwokackiej NRA, zaznacza, że informatyzacja i cyfryzacja to aktualnie jeden z priorytetów w działaniu Adwokatury. - Aktualnie posiadamy system funkcjonujący pod nazwą e-dziennik, który jest częścią systemu e-SOA, czyli elektronicznego Systemu Obsługi Adwokatury. E-dziennik jest modułem przeznaczonym dla aplikantów adwokackich. Przykładowo w pomorskiej izbie adwokackiej e-dziennik został wdrożony. Część spraw, jeśli chodzi o administracyjne kwestie związane z odbywaniem aplikacji adwokackiej, można załatwiać przez ten program. Oczywiście nie chodzi tylko o system lekcyjny, e-dziennik obsługuje aplikantów w szerszym zakresie. Można przez niego składać wnioski o usprawiedliwienie nieobecności na zajęciach, ankietować wykłady, posiadać wgląd w plan zajęć i listy obecności. Z punktu widzenia wykładowcy system umożliwia umieszczanie materiałów dydaktycznych, zadanie prac domowych itd. - mówi. 

Jak dodaje, aktualnie toczą się prace nad umożliwieniem składania za jego pośrednictwem innych wniosków związanych z odbywaniem aplikacji adwokackiej np. o dodatkowe zatrudnienia, udzielenie urlopu dziekańskiego itp. Zapewnia, że moduły są cały czas rozszerzane. - Chodzi też o ujednolicenie programu obsługi dokumentów w poszczególnych izbach adwokackich, bo to przede wszystkim aplikantom, ale i osobom odpowiedzialnym za szkolenie ułatwi życie, nie będzie potrzeby uzupełniania różnic programowych. Będziemy mieć - i aplikant, i osoby szkolące, pełen wgląd w historię danej osoby. Program stworzyła NRA z rekomendacją wdrożenia go w całym kraju - zaznacza.

Zobacz w LEX: Jak założyć własną kancelarię prawną krok po kroku >>

Przewodniczący przyznaje równocześnie, że są takie obszary w aplikacji, które nie powinny ulec zinformatyzowaniu. - Na pewno współpraca patronat/aplikant - w tym zakresie nie wyobrażam sobie odbywania aplikacji w trybie zdalnym, elektronicznym czy innym, który nie jest takim typowym kontaktem aplikanta z patronem. Oczywiste jest też to, że ćwiczenia praktyczne powinny odbywać się w formie stacjonarnej, ćwiczenia to jest podstawa - zaznacza.  

Zobacz też: Cyberbezpieczeństwo kancelarii prawnych >>

Aplikacja to nie tylko rekrutacja 

Włodzimierz Chróścik prezes Krajowej Rady Radców Prawnych, zaznacza, że samorząd pracuje nad tym, by aplikacja radcowska dostosowane była do zmieniających się realiów zawodu, unowocześniając, odpowiadając na potrzeby samych aplikantów. - Cyfryzujemy całą aplikację i liczymy, że aplikanci będą mieli możliwości korzystania we wszystkich izbach z tego co nam daje internet. W następnym roku ma to być jednolity system obsługujący aplikacje, wdrożony w całym kraju. Obecnie jest już możliwość rekrutacji na aplikacje poprzez system EWNAR, ale - co też warto podkreślić aplikanci mają dostęp do platformy szkoleniowej e-KIRP, gdzie mają ponad 200 szkoleń, z których mogą korzystać. Część zajęć jest obowiązkowa, część jest fakultatywna, wybór jest duży - wskazuje.

Podkreśla, że cyfryzacja jest istotna z punktu widzenia aplikantów, ale i izb. - Jest bowiem też ułatwieniem w obsłudze aplikanta, wszystko co jest w systemie łatwiej analizować, łatwiej sprawdzać statystyki. A dla aplikanta to wiele możliwości, oszczędność czasu i pieniędzy - podsumowuje.

Sprawdź w LEX: Czy aplikant adwokacki lub radcowski może zastępować adwokata lub radcę prawnego w postępowaniu odwoławczym toczącym się przed KIO? >

E-system ale dokumenty osobiście trzeba złożyć

Szkopuł w tym, że kandydaci na aplikantów - i radcowscy, i adwokaccy, i tak będą musieli do 23 września złożyć sporo dokumentów do izby lub rady, w której chcą odbywać aplikację - np. potwierdzających ukończenie studiów wyższych.  - Być może sam kandydat winien mieć możliwość uzyskania takich elektronicznych autoryzowanych systemowo dokumentów i dołączenia do wniosku. To rzeczywiście ułatwiłoby cały proces rekrutacyjny i upraszczało audyt dokumentów. Taka spójność systemów w połączeniu z automatycznym pobieraniem ważnych danych przyniosłaby wiele korzyści, a także usprawniłaby cały proces rekrutacyjny. To byłby kolejny krok w kierunku pełnej cyfryzacji naszej działalności, co jest priorytetem w dzisiejszych czasach - zaznacza mec. Szolc-Nartowski.

Sprawdź w LEX: Czy urlop w związku z egzaminem adwokackim przysługuje tylko pracownikowi wpisanemu na listę aplikantów adwokackich? >

Jak wyjaśnia dr hab. Marlena Sakowska-Baryła, radca prawny i partnerka w Sakowska-Baryła, Czaplińska Kancelarii Radców Prawnych Sp.p., dostęp samorządu do pewnych rejestrów publicznych, które udostępniają informacje na wniosek, pewnie byłby możliwy, jednak wymagałoby to zmian ustawowych. - Te rejestry są oparte na wielu przepisach ustawowych, a ich działanie uwarunkowane wielorakimi względami technicznymi, więc sama zmiana prawa może nie być wystarczająca, by umożliwić łatwy dostęp do nich. Co więcej, w przypadku powstania takiego systemu, musimy pamiętać o standardach wynikających z RODO oraz o wymogach sformułowanych motywie 31 tego rozporządzenia. Wskazuje się w nim, że dane udostępniane w celach publicznych przez organy władzy publicznej powinny być udostępniane głównie na wniosek i że powinniśmy dążyć do tego, aby nie łączyć baz danych - przypomina.

Jak dodaje, to oznacza, że trzeba zapewnić systemy, które będą spełniać kryteria kompatybilności technologicznej, ale także te wynikające z przepisów. - Sam pomysł jest bardzo dobry – dostęp do informacji o aplikancie lub kandydacie na aplikanta ze strony samorządu stanowiłby istotne wyręczenie tej osoby w pozyskiwaniu informacji z KRK, a przy tym zapewniałby samorządowy ścieżkę bezpośredniego, bezpiecznego dostępu do tychże istotnych informacji. Nie jestem jednak pewna, czy to jest możliwe, z uwagi na względy fiskalne, bo przecież  wypisy udostępniane są za opłatą. Można by jednak zorganizować to tak, że opłata przy egzaminach na aplikację obejmowałaby koszty pozyskania informacji. Wtedy proces byłby prostszy, uniknęlibyśmy papieru, a korporacje miałyby z pierwszej ręki informacje, na przykład o karalności. - podkreśla.

Czytaj w LEX: Analiza opłacalności sprawy/rentowności kancelarii >
 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.