O tym, że sekretariaty toną w wysyłkach pisaliśmy już w połowie października. Problem szczególnie widoczny jest w sprawach frankowych, prawnicy przyznają, że nierzadko doręczenie pisma do banku, np. dotyczącego zabezpieczenia spłaty rat kredytu następuje po... kilku miesiącach. I choć zabezpieczenie obowiązuje od chwili ogłoszenia, banki tłumaczą się, że nic o nim nie wiedzą i uruchamiają procedury windykacyjne. Teraz dotarliśmy do pisma pracowników jednego z sekretariatów sądu rejonowego na północy Polski, dotyczącego Systemu Centralnego Wydruku.
O co chodził? Zacznijmy od tego, że program pilotażowy dotyczący Centrów Obsługi Druku zaczął działać już w 2015 r. Zarządzeniem ministra sprawiedliwości z 26 września 2022 r. zadania w zakresie zarówno koordynacji działań związanych z reorganizacją, jak i funkcjonowaniem tych centrów oraz następnie funkcjonowaniem Centrum Obsługi Druku w ramach Sądu Apelacyjnego w Katowicach przekazano tamtejszemu dyrektorowi. Zgodnie z tym zarządzeniem sądy powszechne mają realizować zadania związane z ekspedycją "pism sądowych sporządzanych w formie papierowej, niewymagających podpisu pracownika sądu" właśnie poprzez to centrum. Jak mówi Justyna Przybylska, przewodnicząca OZZ „AR PRIM”, przez system wysyłane są najprostsze pisma. Jeśli do pisma dołączone są np. załączniki, rozsyłane są już bezpośrednio przez poszczególne sądy.
Czytaj: Frankowe pisma do wysyłki zatapiają sądowe sekretariaty >>
Pismo z sądu w Szczecinie wysłane z Katowic
W praktyce - jak mówi Justyna Przybylska - przesyłka wygenerowana jest np. w Warszawie, mailowo jest kierowana do ośrodka, który odpowiada za system drukowania i wysyłania. - Jeśli chcemy doręczyć coś osobie z Koszalina, nawet jeśli sąd jest w Koszalinie, to przesyłka trafia na południe Polski, a stamtąd po wydruku jest wysyłana do... Koszalina. Można w ten sposób wypuszczać wezwania, zawiadomienia, bo to są proste pisma. Nie można tych, do których coś trzeba zeskanować i dołączyć - dodaje. W przypadku ksiąg wieczystych w ten sposób wysyłanych jest ok. 90 proc. przesyłek.
Pracownicy sądów podkreślają, że system ma zarówno zalety, jak i wady, przy czym bolączki w ich ocenie powinny być jak najszybciej usunięte. - Największą zaletą jest zauważalne zmniejszenie obciążenia sekretarzy pracą rutynową taką jak: drukowanie, kopertowanie i zwrotkowanie korespondencji. Dzięki takiemu rozwiązaniu, zaoszczędzony czas urzędnicy przeznaczają na pracę merytoryczną – czyli w przypadku wydziału ksiąg wieczystych na wykonanie większej ilości projektów wpisów, co pozytywnie wpływa na zwiększenie sprawności postępowania wieczystoksięgowego - czytamy w piśmie, które nam przekazano.
Kolejną zaletą - jak wskazano - jest usprawnienie obiegu korespondencji. - Pracownicy wydziałów z uwagi na brak konieczności gromadzenia materiałów takich jak koperty oraz papier konieczny do wydrukowania setek przesyłek każdego dnia, nie są absorbowani zbędnymi procesami logistycznymi, polegającymi na gromadzeniu, składowaniu i stałym monitorowaniu zapotrzebowania na materiały biurowe, co jednocześnie pozwala zaoszczędzić miejsce przeznaczone dotychczas na składowanie wspomnianych materiałów - podkreślono. Wady jednak są i to istotne - choćby to, że, jak piszą autorzy pisma, jeden ośrodek dla wszystkich sądów znajdujące się na południu Polski już na starcie powoduje wydłużenie doręczeń.
- Zdarzały się sytuacje, w których przesyłki generowane przez SCW trafiały do adresata dopiero po kilkunastu dniach od momentu nadania, a nawet później, podczas gdy takie same przesyłki wysyłane w sposób tradycyjny, trafiały do adresata np. następnego dnia, bądź kilka dni później od momentu nadania - wskazuje pracownicy sądów.
Czytaj też w LEX: Zasady doręczeń pism procesowych za pośrednictwem komornika sądowego - nowelizacja KPC 2023 >
Jak nie ma nazw ulic, to jest problem
Kolejną wadą jest nieprzystosowanie sytemu do odczytywania adresów małych miejscowości, w których nie nadano nazw ulic. - Często adresy te (pomimo właściwego wprowadzenia) odczytywane są, jako błędne i wówczas przesyłka wraca do sądu niedoręczona, i wymaga ponownego wysłania. Wadą jest także brak możliwości wysłania kilku zawiadomień o wpisie w księgach wieczystych w jednej kopercie. W sytuacji, kiedy wniosek o wpis zarejestrowany jest pod kilkoma numerami, każde zawiadomienie drukowane jest oddzielnie i wysyłane do doręczenia w oddzielnej kopercie, co wiąże się z większą liczbą wysłanych przesyłek, większym zużyciem kopert i z dodatkowymi opłatami pobieranymi za te przesyłki - podkreślają pracownicy sądowych sekretariatów.
Piotr Walesiak, przewodniczący Wydziału V Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego w Chojnicach, oraz członek stowarzyszenia referendarzy sądowych Lex Iusta, podkreśla że sama idea jest słuszna, a cel zasadny, by wysyłki odbywały się zdalnie.
- Na pewno zmniejsza to ilość pracy do wykonania w sekretariacie i koszty sporządzenia korespondencji. Jeśli chodzi o wydziały ksiąg wieczystych, to minimum 90 proc. przesyłek ma być wysyłanych właśnie w ten sposób. Powtarzam, kierunek jest zasadny, tym bardziej, że mamy elektroniczne poświadczenie odbioru, więc w momencie doręczenia ta informacja pojawia się w systemie - mówi. Także on dostrzega jednak wady. - Nie zawsze wiemy, co wychodzi do adresata. Z informacji, które do nas docierają wynika, że jest problem z formą, trudno także się zorientować, o co w tych wydrukach chodzi, ale ten problem był już wcześniej, przed SCW. W przypadku wpisów do ksiąg wieczystych, są to tabelki. W wielu przypadkach strony łatwiej dowiedzą się czego dotyczy wpis, zaglądając do księgi wieczystej niż z zawiadomienia - podkreśla.
Czytaj też w LEX: Zmiany w postępowaniu zażaleniowym po nowelizacji KPC >
Bez pracowników i systemy nie pomogą
Damian Nartowski, radca prawny, partner w kancelarii WN Legal Wątrobiński Nartowski, podkreśla, że w jego ocenie zasadniczym problemem jest jednak to, że w sądach brakuje pracowników administracyjnych, którzy pozwoliliby sprawnie funkcjonować sądowi. - Jest to znana historia, wielokrotnie przerabiana o niedoinwestowaniu wymiaru sprawiedliwości - dodaje.
Kolejną kwestią - wskazuje - jest obciążenie ilością spraw sędziów. - Jeżeli mam kilka tysięcy spraw w referacie, to oczywiście, że mogę mieć problem w zapanowaniu nad nimi i nawet najprostsze czynności mogą się przeciągać. Trzecia to działania samych sędziów, którzy z różnych przyczyn albo nie podejmują czynności, albo podejmują czynności formalne, które prowadzą do tego, że sprawa nie zostanie merytorycznie rozpoznana. Przykładowo, jeśli załączniki do pozwu są rzekomo nieczytelne, to nie powód do zwrotu pozwu, sąd powinien ewentualnie pominąć te materiały. Nietrafna decyzja formalna powoduje konieczność pisania uzasadnienia, wysłania go do stron, następnie złożenia zażalenia, które powinno być niezwłocznie przekazane do sądu odwoławczego, co nie zawsze następuje szybko - dodaje.
Czytaj w LEX: Doręczenia w procedurze cywilnej po zmianach >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
