W niektórych projektach z innowacyjnej gospodarki beneficjent (jbr) zobowiązany jest do rozpowszechniania wyników prowadzonych badań i prac rozwojowych na równych zasadach rynkowych wszystkim podmiotom zainteresowanym gospodarczym wykorzystaniem tych wyników, z uwzględnieniem przepisów o prawie autorskim i prawie własności przemysłowej. W przypadku spółek niedziałających dla zysku, jej udziałowcy nie mogą mieć preferencyjnego dostępu do infrastruktury badawczej wspartej w ramach projektu, ani do wyników przeprowadzonych badań. Takie same zasady obowiązują przedsiębiorców wchodzących w skład konsorcjum naukowo - przemysłowego, reprezentowanego przez beneficjenta. Jbr-y muszą uważać na kwestię podwójnego finansowania - będzie ono występować zawsze w przypadku zbieżności zarówno strumieni finansowania, jak i celów danych zadań badawczych. Nie będzie podwójnym finansowaniem sytuacja, w której jbr przewidując złożenie wniosku o dotację, czekając na wynik konkursu czy też na podpisanie umowy, podejmuje decyzje o finansowaniu pewnych działań związanych z realizacją projektu z własnych środków na własne ryzyko.
Jeden z problemów w rozliczeniach projektów jbr to wynagrodzenia. Sytuacja ulega szczególnej komplikacji w przypadku dofinansowywanych z dotacji wynagrodzeń dla badaczy, kiedy termin opodatkowania wynagrodzeń w jbr (tj. zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych) nie pokrywa się z terminem projektowym (tj. datą na koniec miesiąca). Urzędy skarbowe niestety nie wykazują tu elastyczności i stosują wyłącznie prawo podatkowe bez zwracania uwagi na konsekwencje dla projektu. Osoba rozliczająca projekt powinna to ryzyko brać pod uwagę. Sprawę dodatkowo komplikują dodatki do wynagrodzenia, które często wynikają z uregulowań wewnętrznych i nie zawsze mogą być wydatkiem kwalifikowanym (np. dodatek zadaniowy, nadgodziny, nagrody, odprawy, odpisy, ekwiwalenty, świadczenia, zasiłki, dopłaty, bony i odszkodowania). W rozliczeniach projektów każdorazowo powinno się zbadać możliwość zakwalifikowania takiego wydatku do projektu. Inne emocje jbr budzi kwestia amortyzacji sprzętu i urządzeń do badań. Amortyzacja bywa rzadko wydatkiem kwalifikowanym, ponieważ z reguły sprzęt jest kupowany i używany w projekcie, a nie wyłącznie używany (jako nie nowy) w projekcie. Aparatura badawcza bywa kupowana wiele lat wcześniej i jej zastosowanie do projektu i wyliczenie stawki do amortyzowania utrudnione jest dodatkowo o to, że środki na zakup aparatury i tak wcześniej pochodziły z funduszy publicznych, a więc wrzucenie do kwalifikowanych wydatków amortyzacji takiego sprzętu budzi pytania o podwójne dofinansowanie ze źródeł publicznych. Zakup nowej aparatury jest więc najbardziej logicznym ułatwieniem w realizacji projektu, już na etapie jego planowania i składania aplikacji.
Podatki pośrednie (VAT) w zakupach aparatury rozlicza się o tyle łatwo, o ile beneficjent np. Polska Akademia Nauk, nie ma możliwości na podatkowe skompensowanie wydatku i zalicza VAT wprost do wydatku kwalifikowanego w projekcie, ponieważ PAN nie stosuje sprzedaży opodatkowanej, z którą można taki wydatek powiązać. W pozostałych przypadkach VAT jest niekwalifikowany (jbr - prowadzący działalność gospodarczą) lub kwalifikowany proporcjonalnie (jbr - uczelnie, rozliczające okresowe zmiany w proporcji sprzedaży usług).
W przypadku projektów szkoleniowych, finansowanych z EFS, jbr-y zwykle w planach działania wymieniają analizy typu desk research, analizę ocen i opinii pozyskanych bezpośrednio od grupy docelowej, prowadzą badania w otoczeniu projektu, przeprowadzają badania jakościowe, itp. Do rezultatów twardych projektu należą wtedy: stworzenie narzędzi badawczych, upowszechnienie wyników badań w postaci raportów oraz konferencji, uruchomienie portali informacyjno-badawczych, itp. Ze względu na rozłożenie tych czynności w czasie występują czasami problemy z rozliczaniem wniosków o płatność.
Wszystkie te zagadnienia powinny być szczegółowo przemyślane przez beneficjenta, jakim jest jbr, już na etapie planowania projektu, aby jego realizacja nie niosła ze sobą niespodzianek.
Janusz Kobeszko,
Of councel w kancelarii Majchrzak Brandt i Wspólnicy