Orzekanie zastępczej kary pozbawienia wolności składa się z kilku etapów.

Etap 1: Jeżeli orzeczono grzywnę i orzeczenie się uprawomocniło, akta sprawy trafiają do tzw. Sekcji Wykonywania Orzeczeń, w której pracujący sędzia ma obowiązek niezwłocznie wykonać orzeczenie.
Etap 2: Zgodnie z przepisami kodeksu karnego wykonawczego oraz regulaminu wewnętrznego urzędowania sądów, osoba skazana otrzymuje wezwanie do zapłaty grzywny w terminie 30 dni. Jednocześnie jest ona pouczana o możliwościach orzeczenia zastępczych kar za nieuiszczoną grzywnę. Na tym etapie osoba skazana ma prawo do złożenia wniosku o rozłożenie przez Sąd grzywny na nieoprocentowane raty. Jeżeli takiego wniosku nie składa lub nie został on uwzględniony bądź też brak wpłaty, wobec skazanego jest wszczynana procedura tzw. zastępczych kar za nieuiszczoną grzywnę.
Etap 3: Sąd wyznacza posiedzenie, na które wzywa skazanego, i o ile ten się stawi wysłuchuje go i poucza, jakie są możliwości wykonania orzeczenia.
Prace społeczne
Jedną z podstawowych metod, jest zamiana na tzw. prace społecznie użyteczne, które polegają na wykonywaniu przez skazanego nieodpłatnych prac na cele społeczne pod kontrolą kuratora sądowego. Na tego rodzaju formę zgodę musi wyrazić osoba skazana, nie istnieje możliwość „przymuszenia” jej do pracy.
Jeżeli egzekucja grzywny okazała się bezskuteczna lub z okoliczności sprawy wynika, że byłaby ona bezskuteczna, sąd zarządza wykonanie zastępczej kary pozbawienia wolności, gdy:

1) skazany oświadczy, że nie wyraża zgody na podjęcie pracy społecznie użytecznej zamienionej na podstawie art. 45 albo uchyla się od jej wykonania, lub

2) zamiana grzywny na pracę społecznie użyteczną jest niemożliwa lub niecelowa.

Etap 4: przed podjęciem decyzji o zastępczej karze pozbawienia wolności, grzywna kierowana jest do egzekucji komorniczej, której koszty ponosi Skarb Państwa.
Etap 5: W sytuacji stwierdzenia, że grzywna nie może zostać ściągnięta w drodze egzekucji, wyznacza kolejne posiedzenie, na które wzywa skazanego.
Najczęstszym zachowaniem osób skazanych jest unikanie wezwań sądów na posiedzenia wykonawcze i nie odbieranie przesyłek sądowych. Należy przypomnieć, ze zgodnie z przepisami, przesyłka pocztowa, dwukrotnie awizowana i nieodebrana, jest składana do akt, ze skutkiem doręczenia.
Etap 6: Na posiedzeniu Sąd orzeka o zastępczej karze za grzywnę – bądź na prace społecznie użyteczne (pod warunkiem, że skazany się na to zgadza) bądź na karę pozbawienia wolności.
Etap 7: Sąd doręcza skazanemu postanowienie z pouczeniem o zażaleniu.
Etap 8: Po uprawomocnieniu się postanowienia Sąd wzywa skazanego do dobrowolnego stawiennictwa w Zakładzie Karnym celem odbycia kary.
Etap 9: W sytuacji braku dobrowolnego stawiennictwa Sąd wydaje nakaz doprowadzenia do Zakładu Karnego.
 
Podstawa prawna: art.44-50 Kodeksu karnego wykonawczego, §366-369 Regulaminu wewnętrznego urzędowania sądów.