Instytut  sprawdził we wszystkich wydziałach gospodarczych KRS, jak długo trzeba czekać na założenie sp. z o.o. Z raportu wynika, że najwięcej z nich, bo aż 38 proc. podało, że średnio trwa to ok. 1 miesiąc. 19 proc. poinformowało, że potrzebny jest zaledwie 1 tydzień. Tyle samo wskazań, miało stwierdzenie „trudno powiedzieć”. W 14 proc. sądów padła odpowiedź, że należy czekać 2 tygodnie. A w 10 proc. placówek zapewniono, że procedura zajmie ok. 2-3 miesiące.
 

W Kielcach tydzień, w Bydgoszczy kwartał
Jak informują organizatorzy badania, w tydzień zarejestrujemy spółkę w Kielcach, Szczecinie i Toruniu. W Koszalinie i w Warszawie zajmie to ok. 2 tygodni. Najdłużej poczekają na rozpatrzenie sprawy przedsiębiorcy w Bydgoszczy – kwartał i w Poznaniu – 2-3 miesiące. Jednak, zdaniem ekspertów, 1 lub 2 tygodnie to tylko prognozy, które w praktyce bardzo rzadko się sprawdzają.
Jak stwierdza Jakub Bartosiak z kancelarii Michrowski Bartosiak Family Office, założenie sp. z o.o. w tydzień lub dwa tygodnie teoretycznie jest możliwe, gdy wniosek składamy bez braków formalnych w mniejszych województwach. Natomiast już w większych aglomeracjach graniczy to z prawdziwym cudem.

Według danych Krajowego Rejestru Sądowego, w świętokrzyskim jest zarejestrowanych w sumie ok. 8 tys. spółek, fundacji i stowarzyszeń. W wydziale KRS Sądu Rejonowego w Kielcach zajmuje się nimi 1 sędzia i 7 referendarzy. Adwokat oblicza, że na 1 osobę przypadło tam zatem blisko 1000 zarejestrowanych podmiotów. Ekspert zestawia to z wynikiem dla Warszawy – ok. 1700 i Wrocławia – ok. 1100. Zdaniem Bartosiaka, różne tempo rejestracji działalności zależy m.in. od ilości pracy w konkretnej lokalizacji.
– Dane instytutu badawczego ABR SESTA wyraźnie wskazują, że w dużych miastach zarejestrowanie spółki z o.o. zajmuje najczęściej miesiąc. W tym czasie przedsiębiorca może np. podpisać umowę wstępną na wynajem biura i zakupić meble, o ile zdecydował się na sporządzenie umowy spółki przed notariuszem. Jednak trudno mu będzie zawrzeć poważny kontrakt z klientem. Choć nie jest to niemożliwe z punktu widzenia przepisów, to jednak trzeba pamiętać o tym, że wpis podmiotu w KRS wiąże się m.in. z domniemaniem prawdziwości podawanych danych. Na takie potwierdzenie będzie czekał zarówno nabywca usług, jak i kontrahent – mówi radca prawny Marek Niczyporuk z kancelarii MSDS LEGAL Szczotka Szczygieł.

Daleko do unijnych standardów
W Unii Europejskiej założenie działalności gospodarczej średnio zajmuje 1 dzień. Ponadto, w wielu krajach nie ma dublowania rejestrów i numerów identyfikacyjnych. U nas jest KRS, REGON i NIP. W ramach unijnych struktur zachęca się kraje członkowskie do wprowadzenia zasad, zgodnie z którymi czas założenia firmy nie przekracza 3 dni roboczych. Ponadto, państwa powinny zapewniać możliwość dopełnienia wszelkich procedur za pośrednictwem jednego organu administracyjnego i przez Internet. W Polsce istnie możliwość założenia spółki w trybie online, ale nadal to forma, która nie jest popularna wśród przedsiębiorców, bo generuje kilka istotnych problemów.
– Należy zaznaczyć, że w Polsce nie wszystkie rodzaje spółek można założyć w tym trybie. Kodeks spółek handlowych przewiduje takie rozwiązanie dla spółki jawnej, komandytowej i z ograniczoną odpowiedzialnością. Poza tą możliwością pozostają zatem nadal popularne spółki akcyjne czy partnerskie. Ponadto na obniżenie popularności rejestracji spółki online wpływa bardzo ograniczona możliwość modyfikacji samych umów spółek w stosunku do obowiązkowego wzorca. To powoduje, że większość wspólników niedługo po zarejestrowaniu spółki w trybie S24 i tak udaje się do notariusza w celu zmiany treści umowy – wyjaśnia Marek Niczyporuk.

Jest coraz dłużej
Ekspert z Business Centre Club, dr Tomasz Chilarski, dostrzega, że okres oczekiwania na wpis znacząco się wydłużył w ostatnich miesiącach. Zdaniem radcy prawnego, ta sytuacja wynika z poważnych zmian organizacyjnych i administracyjnych, jakie zachodzą obecnie w sądach rejestrowych. Następują one w związku z ustawą o sądach powszechnych, która weszła w życie 4 maja br. Powołani przez Ministra Sprawiedliwości dyrektorzy sądów reorganizują działanie instytucji. Dochodzi przy tym do dużej wymiany kadrowej na stanowiskach administracyjnych, zmieniają się też wewnętrzne procedury w wydziałach rejestrowych. W związku z tym, wydłuża się kolejka wniosków o wpis do KRS.

– Instytut badawczy ABR SESTA wykazał, że rejestracja spółki z o.o. trwa w Polsce nawet kwartał. To oczywiście stanowczo za długo. Trzeba zwrócić uwagę na fakt, że sędziowie mają zbyt wiele pracy i za mało wsparcia administracyjnego. Aż kilkaset stanowisk sędziowskich wciąż pozostaje nieobsadzonych. Liczba asystentów nie rośnie, a sekretariaty mają niedostateczną obsadę. Ten problem pogłębia się od lat i nikt go realnie nie rozwiązuje. Co więcej, w tym roku sędziowie z KRS dodatkowo zostali obciążeni rozpoznawaniem wniosków o ogłoszenie upadłości konsumenckich, bo sądy upadłościowe nie dawały sobie z tym rady. To pogorszyło sytuację – zaznacza Mateusz Medyński z kancelarii Zimmerman i Wspólnicy.
Tymczasem Marek Niczyporuk zauważa, że w wielu branżach są powoływane odrębne spółki nawet dla wykonania pojedynczych inwestycji, np. deweloperskich. Dlatego w ostatnich latach znacznie wzrosła liczba wniosków wpływających do wydziałów KRS. Ponadto te instytucje, oprócz rejestracji nowych spółek, zajmują się także wykreśleniami podmiotów czy dokonywaniem zmian we wpisach. W dużej mierze, również wskutek wprowadzenia instytucji tzw. jednego okienka, przejęły one część obowiązków, które wcześniej wykonywały urzędy skarbowe czy urzędy statystyczne. Niekoniecznie wiązało się to ze zwiększeniem obsady tych wydziałów nowymi sędziami, referendarzami czy chociażby kadrą administracyjną.

Duzo wniosków i dużo formalności
– Sędziowie i referendarze wzywają przedsiębiorców do uzupełniania nawet najmniejszych braków formalnych, jak np. pozostawienie nieprzekreślonego, pustego pola. Warto też wspomnieć, że w Łodzi jest blisko 25 tys. zarejestrowanych podmiotów. Pracuje tam 1 sędzia i 22 referendarzy. To znaczy, że na osobę przypadło średnio ponad 1 tys. działających podmiotów. To nie jest zła sytuacja. A jednak, według badania ABR SESTA, na chwilę obecną w tamtejszym oddziale KRS pozostaje ok. 33 tys. zaległych wniosków do rozpatrzenia. Nie powinno być też tak, że gdy referendarz choruje lub idzie na urlop, to wnioski, którymi się zajmował, czekają na jego powrót. A tak często właśnie się zdarza. Dlatego potrzebna jest lepsza organizacja pracy i sprawniejszy obieg dokumentów – stwierdza mec. Jakub Bartosiak.
W większości oddziałów KRS tłumaczono audytorom badania, że długi czas oczekiwania wynika z dużej ilości wniosków. W Krakowie podano, że jest 8 tys. zaległych spraw. W Olszynie wskazano, że w połowie września są dopiero rozpatrywane dokumenty z lipca. W Świdniku powołano się na „wakacyjne zaległości”. Tam zwrócono uwagę na 4 tys. oczekujących wniosków. W Białymstoku powodem zaległości miał być „sezon urlopowy”. W Koszalinie wyjaśniono, że „wszystko zależy od orzecznika”. W Bielsku-Białej stwierdzono m.in. to, że może on być na urlopie. A we Wrocławiu pracownik wydziału KRS zaznaczył, że „referendarze nie tłumaczą się ze swojej pracy”.

– W przeprowadzonym badaniu na pytanie, czy ewentualnie można złożyć do przewodniczącego wydziału wniosek o przyspieszenie rejestracji, większość wydziałów KRS odpowiadała twierdząco. Ale dodawano, że w zasadzie to niewiele zmieni. Należy wyjaśnić, że wniosek o przyspieszenie rejestracji nie jest formalnie uregulowanym narzędziem. Natomiast przedsiębiorcy go nadużywają, bo formularz nie zawiera rubryki, w której można wyjaśnić dlaczego trzeba szybko rozpatrzeć daną sprawę, np. w związku ze śmiercią prezesa. Trudno jest oczekiwać empatii od referendarzy, gdy większość petentów powołuje się na pilną potrzebę wpisu bądź dokonania zmian w rejestrze – zauważa Marek Niczyporuk.

Potrzebne uproszczenie formularzy
Zdaniem adwokata Jakuba Bartosiaka, problem z długim oczekiwaniem na zarejestrowanie spółki powinno rozwiązać uproszczenie formularzy i umożliwienie wypełniania ich online. Należy wykorzystać istniejące komputerowe bazy danych, tak aby nie było konieczne wielokrotne wpisywanie tych samych informacji. Ważny jest także szybki kontakt z wnioskodawcami, telefoniczny lub mailowy. Niektóre braki można by było uzupełnić na bieżąco, dowożąc osobiście brakujący dokument. Jednocześnie trzeba podnieść efektywność i kulturę pracy w tego typu instytucjach. Chodzi o to, żeby orzecznicy nie ograniczali się do dziennej normy rozpatrzenia 10 czy 15 wniosków i czuli się odpowiedzialni za podejmowane decyzje.

– Zgodnie z badaniem Instytutu Badawczego ABR SESTA, a także z codzienną praktyką, zasadnym wydaje się przeprowadzenie poważnych audytów w wydziałach KRS. Ich celem powinno być ustalenie potrzeb kadrowych. Znacznie większe nakłady w zakresie doinwestowania należy kierować do sądów znajdujących się w okręgach bardziej uprzemysłowionych. Tam potrzeby są największe. Rzeczywistość biznesowa w Polsce jest bardzo dynamiczna, a zatem warto regularnie przeprowadzać tego typu działania, by móc na bieżąco reagować na zmieniającą się sytuację – podsumowuje Marek Niczyporuk.

Badanie zostało zrealizowane metodą mystery shopping, czyli Tajemniczy Klient, w 21 wydziałach KRS w Polsce. Odbyło się w dniach 19-21 września br.