Sąd to nie tylko sędziowie
Gdy mówimy o sądzie, najczęściej myślimy o sędzim w todze, rozprawie i wyroku. To naturalne, ale taki obraz pomija znaczną część tego, co dzieje się w sądzie. Pracuję w nim od lat i wiem, ile pracy kryje się między złożeniem pisma a zakończeniem postępowania. Wykonują ją ludzie o różnych kwalifikacjach i obowiązkach. Wielu z nich obywatel nigdy nie spotka, choć od ich pracy zależy, czy jego sprawa będzie mogła toczyć się bez niepotrzebnych przeszkód – pisze Dariusz Kluczkowski, referendarz z Sądu Rejonowego dla m.st. Warszawy i członek Stowarzyszenia Lex Iusta.
Dla kogoś, kto przychodzi do sądu po raz pierwszy, nawet znalezienie właściwego pokoju może być stresujące. Przy wejściu spotka pracownika ochrony, o drogę zapyta w Biurze Obsługi Interesantów, a pozew czy wniosek złoży w Biurze Podawczym. W Biurze Obsługi Interesantów dowie się, gdzie szukać informacji o sprawie i z jakich formularzy może skorzystać. Nie otrzyma natomiast porady, czy warto wytaczać powództwo ani jak przekonać sąd do swoich racji. To istotna granica między udzielaniem informacji a świadczeniem pomocy prawnej. Z kolei w czytelni akt osoba uprawniona może zapoznać się z dokumentami zgromadzonymi w swojej sprawie.
Już te pierwsze kontakty wpływają na to, jak obywatel oceni sąd. Czy ktoś wyjaśnił mu, gdzie ma pójść? Czy mógł bez trudności złożyć pismo? Czy został potraktowany z szacunkiem? Na żadne z tych pytań nie odpowiada wyrok, ale każde z tych doświadczeń może budować albo osłabiać zaufanie do sądu. Nie każda sprawa wymaga zresztą osobistej wizyty. Pisma docierają również pocztą lub, tam gdzie pozwalają na to przepisy, drogą elektroniczną. W każdym przypadku muszą trafić do właściwego wydziału. Nie zawsze zaś zajmie się nimi sędzia.
Czytaj: Konkurs na sędziego dla referendarza z egzaminem zawodowym? Senat wraca do petycji>>
Adwokat, radca, naukowiec sędzią? Możliwości mają zostać, ale rozważane są "poprawki">>
Kto rozstrzyga, a kto przygotowuje sprawę?
Wymiar sprawiedliwości sprawują sędziowie, a w granicach określonych ustawą także asesorzy sądowi. W niektórych sprawach w składach orzekających uczestniczą ławnicy. Reprezentują obywatelski udział w wymiarze sprawiedliwości i podczas orzekania mają takie same prawa jak pozostali członkowie składu. Nie są jedynie obserwatorami rozprawy.
W sądach pracują również referendarze sądowi. Są samodzielnymi orzecznikami, którym ustawa powierza zadania z zakresu ochrony prawnej. Wydają na przykład nakazy zapłaty, dokonują wpisów w księgach wieczystych i Krajowym Rejestrze Sądowym, ostatecznie rozpoznają określone wnioski takie jak wnioski o zwolnienie od kosztów sądowych czy też ustanowienie pełnomocnika z urzędu. Wykonują też wskazane w przepisach czynności w postępowaniach upadłościowych, w których mogą nawet pełnić funkcję Sędziego Komisarza.
Jeszcze inną pracę wykonują asystenci sędziów. Analizują akta, przepisy i orzecznictwo, przygotowują projekty orzeczeń oraz uzasadnień, a nawet mogą wydawać określone zarządzenia. Przy obszernych aktach samo uporządkowanie materiału i zbadanie problemu prawnego zajmuje wiele czasu. Asystent nie podejmuje jednak decyzji za sędziego. Odpowiedzialność za rozstrzygnięcie pozostaje po stronie osoby, która je wydaje.
Zanim jednak sędzia, asesor lub referendarz będzie mógł zająć się sprawą, pozew czy wniosek musi przejść przez sekretariat. Co dzieje się z pismem po jego przyjęciu?
Od złożenia pisma do doręczenia orzeczenia
Najpierw sprawę trzeba zarejestrować, wprowadzić do właściwej ewidencji, a dokumenty przekazać do dalszych czynności. Robią to pracownicy sekretariatu: sekretarze sądowi i inni urzędnicy. Obsługują akta i korespondencję, wykonują zarządzenia, przygotowują pisma do wysłania i odnotowują kolejne czynności. Dzięki ich pracy pismo trafia we właściwe miejsce, a sprawa może przejść do następnego etapu.
Przy tej okazji warto rozprawić się z pewnym stereotypem. Bywa, że słowa „asystentka sędziego” czy potoczne „sekretarka” przywodzą na myśl osobę, która odbiera telefony i parzy kawę. Zdarza się też, że referendarza sądowego myli się z referentem, choć podobne brzmienie nazw nie oznacza podobnych uprawnień. Asystenci wykonują pracę wymagającą wiedzy prawniczej, sekretarze sądowi odpowiadają za czynności kancelaryjne, a referendarze samodzielnie wydają określone orzeczenia. Nie chodzi więc o osobistą obsługę sędziego, lecz o zadania związane z prowadzeniem postępowań. Dobrze widać to na przykładzie zwykłego pozwu o zapłatę.
Po zarejestrowaniu pozew może trafić do referendarza, który sprawdza go pod względem formalnym i w razie potrzeby podejmuje czynności związane z usunięciem braków. Może też rozpoznać zawarte w pozwie wnioski należące do jego kompetencji, na przykład o zwolnienie od kosztów sądowych. Następnie ocenia, czy są podstawy do wydania nakazu zapłaty. Jeśli tak, wydaje go sam. Jeśli nie, kieruje sprawę do sędziego lub asesora, który rozpoznaje spór. Gdy dojdzie do rozprawy, jej przebieg udokumentuje protokolant - często pracownik sekretariatu - a sędziego lub asesora przy analizie akt i przygotowaniu projektu rozstrzygnięcia może wspierać asystent. Po wydaniu orzeczenia sekretariat przygotowuje wymaganą korespondencję i kieruje orzeczenie do doręczenia, gdy wymagają tego przepisy. Wniesienie środka odwoławczego oznacza kolejne czynności związane z jego obsługą.
Z codziennej praktyki wiem, że samo podpisanie orzeczenia nie kończy jeszcze pracy nad sprawą. Dla osoby, która czeka na rozstrzygnięcie, równie istotne może być to, kiedy otrzyma jego odpis i będzie mogła podjąć dalsze kroki. Nie ma przy tym jednego schematu postępowania: jedne sprawy kończą się szybko i bez rozprawy, inne wymagają wielu posiedzeń, opinii czy doręczeń. Wszystkie wymagają jednak właściwej kolejności czynności.
W sprawach rodzinnych do pracy nad sprawą dołączają jeszcze inne osoby. Aby rozstrzygnąć kwestię dotyczącą dziecka, sąd może potrzebować informacji o jego warunkach życia, relacjach rodzinnych czy sposobie sprawowania opieki. Wtedy wywiad środowiskowy przeprowadza kurator rodzinny. Odwiedza rodzinę, rozmawia z jej członkami, poznaje sytuację, której często nie da się odtworzyć na podstawie samych pism. Po wydaniu orzeczenia może również sprawować nadzór nad jego wykonywaniem.
Sąd korzysta też z opinii psychologów, pedagogów i innych specjalistów opiniodawczych zespołów sądowych specjalistów. Ich wiedza jest szczególnie potrzebna tam, gdzie problem prawny łączy się z trudną sytuacją rodzinną. Odrębne zadania wykonują kuratorzy dla dorosłych, głównie w sprawach karnych. Sprawują dozory, kontrolują wykonywanie obowiązków nałożonych przez sąd i pracują z osobami objętymi orzeczeniami. W kuratorskiej służbie sądowej działają kuratorzy zawodowi oraz społeczni.
W zależności od rodzaju postępowania potrzebni bywają także biegli, tłumacze czy mediatorzy. Z kolei na etapie egzekucji istotną rolę odgrywają komornicy sądowi. Nie wszyscy są pracownikami sądu - wielu współpracuje z nim w określonych sprawach. Dla obywatela ważne jest przede wszystkim to, aby ich udział był właściwie zorganizowany, a wydane orzeczenie mogło zostać wykonane, gdy zachodzą ku temu podstawy.
Ci, dzięki którym sąd może codziennie pracować
Za prowadzeniem poszczególnych spraw stoi praca całego sądu. Ktoś musi organizować pracę wydziałów, dbać o obsadę stanowisk, rozliczenia, wyposażenie budynku i działanie systemów informatycznych. Skalę tego zadania dobrze pokazuje Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, w którym zatrudnionych jest ponad 1300 osób. Przy takiej liczbie pracowników nie sposób kierować instytucją bez wyraźnego podziału obowiązków.
Organizacją sądu zajmują się osoby pełniące różne funkcje kierownicze. Prezes odpowiada między innymi za wewnętrzny tok urzędowania, a dyrektor - za przewidziane ustawą sprawy organizacyjne, majątkowe i finansowe. W poszczególnych wydziałach przewodniczący organizują pracę związaną z rozpoznawaniem spraw, a kierownicy sekretariatów koordynują pracę urzędników, obieg akt i korespondencji oraz wykonywanie zarządzeń. Ich zadania łączą się choćby przy planowaniu posiedzeń, przygotowywaniu akt i terminowym kierowaniu pism do stron.
Nawet najlepszy podział obowiązków nie wystarczy jednak bez ludzi, którzy będą je wykonywać. Dlatego tak ważna jest praca oddziałów kadr: prowadzenie naborów, dokumentacji zatrudnienia, obsługa urlopów i innych spraw pracowniczych. Z kolei oddziały administracyjne zajmują się korespondencją administracyjną, sprawozdawczością i sprawami organizacyjnymi. Szczegółowy podział tych zadań może różnić się w zależności od wielkości i struktury sądu.
Z zatrudnieniem i codzienną pracą sądu wiążą się również rozliczenia. W postępowaniach pojawiają się opłaty, zaliczki na wydatki, wynagrodzenia biegłych i inne należności. Pracownicy oddziałów finansowych prowadzą księgowość i obsługują związane z nimi wpłaty oraz wypłaty. Nie orzekają o zwolnieniu od kosztów sądowych, lecz zajmują się finansową obsługą sądu.
Potrzebne są też odpowiednie warunki w samym budynku. Rozprawa wymaga sali, krzeseł, oświetlenia i sprawnych urządzeń do rejestrowania przebiegu posiedzenia. O wyposażenie, zakupy, naprawy i utrzymanie pomieszczeń dbają między innymi pracownicy oddziałów gospodarczych i obsługi technicznej. Ochrona zapewnia bezpieczeństwo, a osoby zajmujące się sprzątaniem - porządek. Część tych zadań wykonują firmy zewnętrzne, ale dla uczestnika rozprawy ważne jest przede wszystkim to, by budynek był przygotowany na jego przyjęcie.
Niektóre rozprawy wymagają ponadto szczególnych przygotowań. Gdy ma w nich uczestniczyć osoba tymczasowo aresztowana lub skazana, trzeba zorganizować jej doprowadzenie z aresztu śledczego albo zakładu karnego, zapewnić bezpieczne oczekiwanie w przeznaczonych do tego pomieszczeniach i obecność na sali. Uczestniczą w tym funkcjonariusze policji, w tym policji sądowej i służb konwojowych, oraz Służby Więziennej, zgodnie z zakresem swoich zadań. Nie są pracownikami sądu, lecz bez ich udziału wiele rozpraw karnych nie mogłoby się odbyć.
Nawet gdy sala jest gotowa, coraz więcej czynności zależy dziś od systemów informatycznych. Informatycy dbają o komputery, sieci, urządzenia i techniczne działanie systemów, z których korzystają osoby orzekające i sekretariaty. Awaria może utrudnić obieg dokumentów, dostęp do informacji albo terminowe wykonanie czynności. Ta praca wiąże się także z bezpieczeństwem danych dotyczących między innymi majątku, zdrowia i spraw rodzinnych obywateli.
Technologia nie zastępuje też pracy archiwów. Akta mogą być potrzebne wiele lat po zakończeniu postępowania, dlatego trzeba je odpowiednio przechowywać, ewidencjonować i udostępniać. Zajmują się tym archiwiści. Dla osoby, która po latach potrzebuje dokumentów ze swojej sprawy, ich praca ma bardzo konkretne znaczenie.
Kiedy rozprawa odbywa się zgodnie z planem, pismo dociera do adresata, a akta można bez trudu odnaleźć, rzadko zastanawiamy się, kto stworzył do tego warunki. Warto dostrzegać tę pracę nie tylko wtedy, gdy pojawi się awaria lub opóźnienie.
Sprawne orzekanie to jeszcze nie sprawny sąd
Według Ministerstwa Sprawiedliwości w 2025 r. w sądach powszechnych odnotowano ponad 15,2 mln wpływów spraw, w tym także sprawy ponownie wpisane. W tej liczbie mieszczą się zarówno proste wnioski, jak i postępowania, w których akta zajmują wiele tomów. Różnią się one nie tylko czasem rozpoznania, ale też liczbą czynności potrzebnych przed wydaniem orzeczenia i po nim. Dlatego o sprawności sądu trudno wnioskować wyłącznie z liczby wydawanych rozstrzygnięć.
Wyobraźmy sobie, że sędzia, asesor lub referendarz wydał orzeczenie bez zwłoki, ale strona długo czeka na jego doręczenie. Sam etap orzekania zakończył się sprawnie, lecz z perspektywy obywatela postępowanie nadal trwa. Przyczyna opóźnienia może tkwić w obciążeniu sekretariatu, organizacji doręczeń, awarii systemu czy procedurze - niekoniecznie w zaniedbaniu konkretnej osoby. Wynik pracy jednej osoby zależy więc także od tego, co następuje później.
Podobny problem pojawia się przy planowaniu nowych etatów. Zwiększenie liczby sędziów, asesorów czy referendarzy może przyspieszyć rozpoznawanie spraw. Każde kolejne orzeczenie wymaga jednak określonej obsługi kancelaryjnej, a często także innych czynności. Jeśli zabraknie ludzi lub narzędzi potrzebnych do ich wykonania, zamierzony efekt może okazać się mniejszy. Potrzeby różnią się oczywiście między wydziałami; nie istnieje jeden przelicznik stanowisk orzeczniczych na administracyjne. Właśnie dlatego zatrudnienie i organizację pracy trzeba planować na podstawie rzeczywistego obciążenia.
Nie wszystkie opóźnienia biorą się z problemów kadrowych. Postępowania trwają także dlatego, że trzeba przeprowadzić dowody, dopuścić strony do przedstawienia argumentów, rozstrzygnąć skomplikowany problem prawny. Czasami dalsze czynności zależą od zachowania uczestników. Szybkość ma znaczenie, ale nie może zastąpić rzetelności, bezstronności ani możliwości przedstawienia swoich racji. Dobre sądownictwo nie jest fabryką wyroków.
W debacie publicznej skupiamy się najczęściej na sędziach: ich niezawisłości, sposobie powoływania, odpowiedzialności, liczbie stanowisk. Są ku temu ważne powody. Jeżeli jednak chcemy wiedzieć, dlaczego obywatel czeka na rozstrzygnięcie albo na jego doręczenie, trzeba zadać także inne pytania. Jak funkcjonuje sekretariat? Ile czynności przypada na pracowników? Czy kurator ma warunki, by terminowo wykonać wywiad? Czy systemy informatyczne ułatwiają pracę, czy dokładają kolejnych obowiązków? Bez odpowiedzi na takie pytania obraz sądu będzie niepełny.
Dlatego oceniając pracę sądów, warto spojrzeć na całą drogę sprawy: sprawdzać, gdzie czeka na kolejną czynność, co zajmuje najwięcej czasu i czego rzeczywiście potrzeba, by usprawnić pracę bez uszczerbku dla praw stron. Czasem pomoże dodatkowy pracownik, czasem lepszy podział obowiązków, prostsza procedura albo sprawniejsze narzędzie. Sama liczba wydanych orzeczeń nie daje odpowiedzi na te pytania.
Obywatel nie musi znać schematu organizacyjnego sądu. Nie musi wiedzieć, kto rejestruje pismo, sporządza projekt uzasadnienia, rozlicza wydatki ani kto naprawia sprzęt w sali rozpraw. Oczekuje, że jego sprawa zostanie rozpoznana rzetelnie, w rozsądnym terminie i z poszanowaniem jego praw. Żeby to było możliwe, potrzebna jest praca wielu osób, których nazwisk zapewne nigdy nie pozna. Warto o nich pamiętać, gdy mówimy o tym, jak działają sądy - i jak powinny działać lepiej.
