Są już propozycje dotyczące kalendarza pełnomocnika

Samorządy prawnicze chciałyby jak najszybszego wprowadzenia narzędzia, pozwalającego adwokatom i radcom na zaznaczanie swoich urlopów w specjalnym kalendarzu w portalu informacyjnym sądów. Możliwości techniczne – jak wynika z sygnałów płynących z resortu sprawiedliwości – już są. Propozycje NRA zakładają zmiany w Prawie o adwokaturze oraz w rozporządzeniu dotyczącym portalu informacyjnego sądów – adwokat mógłby wpisać w ten sposób 20 dni roboczych urlopu. Samorząd radcowski rozważa natomiast nowele procedur cywilnej i karnej.

Temat adwokackiego i radcowskiego prawa do urlopu wraca od lat. Rozwiązaniem miał być m.in. tzw. kalendarz pełnomocnika – jako funkcjonalność portalu informacyjnego sądów powszechnych, który stał się corocznym, przedwakacyjnym postulatem samorządów prawniczych. Jeszcze w kwietniu 2025 r. Grzegorz Polak, ówczesny dyrektor Departamentu Informatyzacji i Rejestrów Sądowych Ministerstwa Sprawiedliwości, mówił serwisowi Prawo.pl, że funkcjonalność ta jest już gotowa – pozostaje jedynie ustalenie reguł jej wykorzystania. Temat wybrzmiał też na ubiegłorocznym Krajowym Zjeździe Adwokatury, podczas którego przyjęto uchwałę dotyczącą urlopów adwokackich. Konkretnie zobowiązano NRA do pracy nad przepisami, które obligowałyby sądy do wyznaczania terminów rozprawy i posiedzeń z uwzględnieniem urlopów wynikających z wpisów w kalendarzu profesjonalnych pełnomocników i obrońców w systemie teleinformatycznym – portalu informacyjnym sądów.

Czytaj też w LEX: Atak Ransomware w kancelarii – jak może przebiegać i jak mu zaradzić? >

Prof. dr hab. Jacek Gołaczyński, sędzia i koordynator ds. informatyzacji sądownictwa powszechnego, pytany o kalendarz pełnomocnika mówi, że rozwiązanie to spotyka się z pozytywnym odbiorem również wśród sędziów. - Należy jednak podkreślić, że jego implementacja wymaga odpowiedniej analizy obowiązujących przepisów oraz wprowadzenia stosownych zmian legislacyjnych, pozostających w gestii ustawodawcy. Analiza ta powinna uwzględniać sytuacje, w których nadrzędne znaczenie ma dobro wymiaru sprawiedliwości, w szczególności w sprawach pilnych, takich jak posiedzenia aresztowe czy czynności związane z ochroną małoletnich. Choć prawo do urlopu stanowi istotne uprawnienie pełnomocnika, nie powinno ono prowadzić do zakłócenia toku pracy sądów ani być wykorzystywane w sposób zmierzający do przewlekania postępowania – zaznacza. Zwraca też uwagę, że ciężar obsługi takiej funkcjonalności spoczywałby jednak "na systemach repertoryjno-biurowych", które w obecnym kształcie nie są na to jeszcze gotowe. 

Czytaj: NRA będzie pracować nad urlopami adwokackimi>>

Sędziowie pokażą w portalu swoje wokandy?

NRA ma już swoje propozycje w zakresie kalendarza pełnomocnika. – Pierwsze działania związane z potrzebą wdrożenia elektronicznego kalendarza pełnomocnika procesowego podjąłem dokładnie 19 lipca 2021 r. – przypomina w rozmowie z Prawo.pl Przemysław Rosati i dodaje, że konsekwentnie, przy każdej okazji w rozmowach z MS, wskazywał na konieczność uruchomienia takiej funkcjonalności w portalu sądowym.

– Równolegle prowadziliśmy rozmowy z każdym kolejnym koordynatorem krajowym ds. informatyzacji sądownictwa. Ostatecznie – 20 marca br. – podczas spotkania z koordynatorem uzyskałem potwierdzenie, że funkcjonalność w postaci elektronicznego kalendarza pełnomocnika procesowego jest gotowa. W naszej ocenie powinna polegać na wprowadzeniu w portalu elektronicznego kalendarza, umożliwiającego odnotowywanie terminów rozpraw, posiedzeń oraz innych czynności procesowych, a także oznaczanie dni, w których adwokat korzysta z prawa do dni wolnych. Rozwiązanie to pozwoliłoby na bardziej racjonalne planowanie czynności procesowych, ograniczenie ryzyka kolizji terminów oraz usprawnienie organizacji pracy zarówno pełnomocników, jak i sądów. W konsekwencji mogłoby ono przyczynić się do przyspieszenia postępowań poprzez umożliwienie sprawnego i transparentnego wyznaczania kolejnych terminów – mówi Przemysław Rosati, prezes Naczelnej Rady Adwokackiej.

I dodaje, że wdrożenie takiego mechanizmu wymagałoby jednocześnie udostępnienia w portalu elektronicznych wokand poszczególnych sędziów. 

 Pozwoliłoby to na optymalizację planowania rozpraw, efektywniejsze wykorzystanie czasu pracy sądów oraz ograniczenie konieczności odraczania posiedzeń z przyczyn organizacyjnych. Transparentność dostępnych terminów umożliwiałaby wyznaczanie kolejnych rozpraw bez zbędnej zwłoki, co bezpośrednio wpłynęłoby na skrócenie czasu trwania postępowań sądowych – podkreśla prezes Rosati.

Czytaj: Nadal bez kalendarza pełnomocnika, ale MS rozważa jego wprowadzenie>>

20 dni roboczych urlopu procesowego

Propozycje NRA zakładają zmianę w ustawie Prawo o adwokaturze poprzez uregulowanie, że adwokat wykonujący zawód może w każdym roku kalendarzowym oznaczyć, za pośrednictwem konta w portalu informacyjnym, o którym mowa w art. 53e par. 1 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. – Prawo o ustroju sądów powszechnych, nie więcej niż 20 dni roboczych urlopu procesowego. Oznaczeń dokonywałoby się dla terminów przypadających w pierwszym półroczu danego roku nie później niż do dnia 30 listopada roku poprzedniego, a dla terminów przypadających w drugim półroczu danego roku nie później niż do dnia 31 maja tego roku. W dniach oznaczonych jako urlop procesowy nie można byłoby wyznaczyć terminów rozpraw, posiedzeń ani innych czynności procesowych ani dokonać doręczenia elektronicznego pism procesowych do pełnomocnika zawodowego, z wyłączeniem wyznaczenia terminu czynności procesowej, której skuteczność zależy od jej dokonania w terminie wskazanym w ustawie.

Czytaj też w LEX: Jak kupuje się usługi i produkty prawnicze w erze social mediów? >

Zmiany miałyby też nastąpić w rozporządzeniu ministra sprawiedliwości z dnia 20 lutego 2026 r. w sprawie portalu informacyjnego. Chodzi o dodanie par. 10a, dotyczącego kalendarza pełnomocnika zawodowego i blokady terminów.

I tak, zgodnie z nim, portal informacyjny udostępniałby pełnomocnikowi zawodowemu funkcjonalność kalendarza pełnomocnika procesowego (kalendarz), w którym można by było oznaczać dni niedostępności, w tym dni urlopu procesowego, z wykorzystaniem konta i profilu użytkownika konta. Pełnomocnik zawodowy mógłby oznaczyć w kalendarzu nie więcej niż 20 dni roboczych urlopu procesowego w każdym roku kalendarzowym poprzez wskazanie konkretnych dni kalendarzowych. Oznaczenia dokonywane byłyby dla terminów przypadających w pierwszym półroczu danego roku nie później niż do dnia 30 listopada roku poprzedniego, a dla terminów przypadających w drugim półroczu danego roku nie później niż do dnia 31 maja tego roku, i portal informacyjny automatycznie blokowałby w dniach oznaczonych jako urlop procesowy: wyznaczanie terminów rozpraw, posiedzeń i innych czynności procesowych oraz dokonywanie doręczeń elektronicznych pism procesowych do pełnomocnika zawodowego w zakresie dostępu wynikającego z profilu użytkownika konta i profili zależnych. Status pełnomocnika zawodowego, przypisany do profilu użytkownika konta, weryfikowany byłby w systemie ROBUS (Rejestr Osób Biorących Udział w Postępowaniach Sądowych); w przypadku negatywnej weryfikacji dostęp do kalendarza i blokad terminów byłby zawieszany. Z kolei oznaczone dni urlopu procesowego – w myśl propozycji – byłyby widoczne dla sądu oraz dla administratora konta pełnomocnika zawodowego w zakresie niezbędnym do wyznaczania terminów i dokonywania doręczeń elektronicznych.

Dodatkowo portal miałby udostępniać pełnomocnikowi zawodowemu funkcjonalność w postaci informacji o terminach rozpraw, czasie ich trwania i sygnaturach spraw, z przyporządkowaniem do każdego sędziego.

W kalendarzu system ostrzegania o kolizji terminów?

Adwokatura ma też propozycje dotyczące funkcjonalności kalendarza. Jak mówi serwisowi Prawo.pl prezes Rosati, mógłby on umożliwiać:

• automatyczną synchronizację z kalendarzami prywatnymi (np. Outlook, Google, iCal) - za zgodą właściciela kalendarza,
• oznaczanie różnych kategorii czynności (rozprawa, posiedzenie, termin ustawowy, dyżur, urlop, kolizja),
• system ostrzeżeń o kolizjach terminów w czasie rzeczywistym,
• możliwość blokowania przedziałów czasowych (np. rozprawa całodniowa, podróż, przygotowanie do rozprawy),
• automatyczne proponowanie wolnych terminów z uwzględnieniem dostępności sędziego i pełnomocników,
• powiadomienia o zmianie terminu lub dodaniu nowej czynności procesowej,
• oznaczanie rozpraw wymagających szczególnego przygotowania lub dłuższego czasu,
• rejestrowanie czasu trwania rozpraw i statystyki obciążenia, widok zbiorczy obciążenia sędziego i pełnomocnika (dla celów organizacyjnych),
• historię zmian terminów i przyczyn odroczeń,
• możliwość oznaczania trybu rozprawy (stacjonarna / zdalna / hybrydowa).

Zobacz też w LEX: Zespół prawny pod presją – jak ograniczyć ryzyko wypalenia zawodowego? >

Propozycje radców w najbliższym czasie?

Włodzimierz Chróścik, prezes Krajowej Rady Radców Prawnych, mówi Prawo.pl, że samorząd radcowski pracuje obecnie nad propozycjami zmian w przepisach, które umożliwiłyby wprowadzenie kalendarza pełnomocnika. Jak dodaje, KRRP chce przedstawić gotowe propozycje w najbliższym czasie. - Wiemy, jak żmudny bywa proces legislacyjny. Jednak w komisjach kodyfikacyjnych trwają właśnie prace nad nowelizacjami procedur cywilnej i karnej w obszarze portalu informacyjnego. To dobra okazja, by uregulować kwestię kalendarza pełnomocnika -zaznacza prezes i dodaje, że samorząd radcowski prowadzi obecnie analizy prawne oraz operacyjne dotyczące wdrożenia tego narzędzia.

 Zdajemy sobie sprawę, że sędziowie obawiają się ryzyka obstrukcji procesowej przez pełnomocników, obrońców. Jestem jednak przekonany, że wypracujemy mechanizmy eliminujące takie obawy. Kluczowe będą tu uzgodnienia z Ministerstwem Sprawiedliwości i środowiskiem sędziowskim – wyjaśnia Chróścik.

Jak dodaje, samorząd stara się też zdiagnozować potencjalne bariery. 

Wyzwaniem są sprawy pilne, np. rodzinne czy karne (posiedzenia aresztowe).  O ile w sprawach gospodarczych łatwo wyobrazić sobie planowanie urlopu bez wpływu na tok procesu, o tyle przy sprawach wymagających niezwłocznego rozstrzygnięcia, np. ze względu na dobro dziecka, konieczne mogą być ograniczenia w stosowaniu kalendarza. Warto to przedyskutować teraz, by przyjąć przepisy bez zbędnej zwłoki – mówi.

Czytaj też w LEX: Ubezpieczenia OC osób wykonujących wybrane zawody prawnicze w kontekście odpowiedzialności za korzystanie z rozwiązań AI >

Prezes Chróścik sugeruje, że kalendarz można wdrażać też etapami – zaczynając od wybranych kategorii spraw. Podkreśla też, że obecne już istnieją możliwości techniczne, jednak bez zmian ustawowych - jak mówi - nie ma gwarancji, że dobra praktyka respektowania urlopów pełnomocników się przyjmie. 

Wątpię, byśmy mogli pozwolić sobie na całkowite wstrzymanie pracy sądów na miesiąc. Zawsze powróci temat spraw pilnych. Kalendarz pełnomocnika jest zwyczajnie narzędziem łatwiejszym do wprowadzenia – podsumowuje odnosząc się do pomysłów „wakacji sądowych” dla całego wymiaru sprawiedliwości.

Zobacz też w LEX: Nie tylko paragrafy – jak AI zmienia oblicze prawa i marketingu kancelarii >

Portal przygotowany, systemy repertoryjno-biurowe jeszcze nie 

Z kolei prof. Gołaczyński, podkreśla, że portal informacyjny należałoby postrzegać przede wszystkim jako narzędzie komunikacyjne, w którym pełnomocnik mógłby jedynie oznaczać swoją dostępność lub planowane nieobecności. 

 Ta funkcjonalność jest już dostępna. Kluczowy ciężar obsługi takiej funkcjonalności spoczywałby jednak na systemach repertoryjno-biurowych, które w obecnym kształcie nie są wyposażone w rozwiązania pozwalające na automatyczne uwzględnianie tego rodzaju informacji przy wyznaczaniu terminów. Oznacza to konieczność ich rozbudowy, co – ze względu na skalę i złożoność środowiska teleinformatycznego sądów – wymaga odpowiedniego czasu, przygotowania organizacyjnego oraz zapewnienia adekwatnych środków na rozwój i utrzymanie tych rozwiązań - mówi. 

I dodaje, że na obecnym etapie nie został również jednoznacznie określony zakres spraw, w których ewentualna „blokada terminów” miałaby znajdować zastosowanie. - Wymaga to rozstrzygnięcia, czy mechanizm ten powinien mieć charakter generalny, czy też przewidywać wyłączenia – zwłaszcza w odniesieniu do spraw pilnych lub wymagających niezwłocznego działania sądu - mówi i podsumowuje, że konieczna jest zmiana przepisów procesowych w zakresie k.p.k. i k.p.c.

Czytaj też w LEX: Odpowiedzialność cywilna za szkody wyrządzone klientom w wyniku wykorzystywania przez radców prawnych systemów sztucznej inteligencji >