Notariusze wyliczyli, jak czasochłonna jest ich praca
Notariusze walczą obecnie o podniesienie stawek taksy notarialnej. Szanse na to wydają się być duże, bo takie zmiany zapowiada minister sprawiedliwości Waldemar Żurek. Argumentację „za" może zwiększyć raport, dotyczący czasu pracy notariusza. Wynika z niego, że aż 71 proc. tego, co notariusz w danej sprawie robi, jest niewidoczne i nieodczuwalne dla klienta. Przykładowo poświadczenie zgodności z oryginałem zajmuje – z perspektywy klienta, jak wynika z danych – 15 minut, tymczasem wszystkie wiążące się z tym czynności zajmują kancelarii aż 40 minut.
Raport był przygotowany we współpracy z Instytutem Wymiaru Sprawiedliwości. Wyniki badań czasochłonności czynności notarialnych, w czasie obchodów 35-lecia Odrodzonego Notariatu Polskiego, zaprezentował dr Piotr Marquardt, notariusz, członek Krajowej Rady Notarialnej.
Pionierski charakter badania polegał na kilku rzeczach. Po pierwsze, było to pierwsze badanie, które podjęliśmy jako KRN we współpracy z IWS-em. Opierało się ono na zupełnie innej logice niż jest to zazwyczaj przyjęte w badaniach prawniczych – nie było to badanie ankietowe, była to analiza treści dokumentów. Było to badanie rzeczywistego czasu pracy, dokonywane narzędziami cyfrowymi, jakie stosuje się w przedsiębiorstwach do badania ich funkcjonowania - mówił.
I wyjaśnił, że badanie objęło 11 izb notarialnych. - Pierwotnie zgłosiło się i zostało wytypowanych 107 kancelarii, wzięło w nim udział 68 kancelarii i zbadaliśmy łącznie 15 402 czynności notarialne - podsumował notariusz. I zaznaczył, że badanie polegało na deklaracjach uczestników, analizie akt oraz badaniu w czasie rzeczywistym. - Skonstruowaliśmy próbę badawczą w ten sposób, żeby wzięły w nim udział kancelarie nie tylko ze wszystkich izb, ale reprezentujące też trzy typy kancelarii notarialnych: kancelarie wielkomiejskie, ze średnich ośrodków i kancelarie z ośrodków małych - podsumował.
Czytaj też w LEX: Wpływ sztucznej inteligencji na pracę notariusza >
Czytaj: Wyższe stawki taksy notarialnej – propozycje mają być wkrótce gotowe>>
Notariusz patrzy na czas pracy z perspektywy klienta?
Dr Marquardt wskazał, że analizowano wyłącznie to, ile czasu na dokonanie czynności poświęca kancelaria - niezależnie od tego, czy wykonuje ją zastępca notarialny, aplikant, notariusz czy sekretarz.
Pierwsze niezrozumienie, z którym się spotykaliśmy, było takie, że nawet sami notariusze utożsamiali czas czynności z tym, co widzi klient. Przykładowo, jeżeli ktoś przychodzi do notariusza poświadczyć za zgodność z oryginałem, to czeka na to powiedzmy 15 minut. Większość z nas notariuszy utożsamia czas czynności z tym czasem, który musi wyczekać klient, żeby otrzymać gotowy dokument. Tyle że równolegle pracuje nad tym kilka osób – jedna zajmuje się czynnościami technicznymi, inna rejestracyjnymi, inna rozmową z klientem, pobraniem dowodu tożsamości i tak dalej. My policzyliśmy sumaryczny czas pracy poświęcony na dany typ czynności, wyodrębniając trzy etapy: przygotowanie, realizację i zamknięcie. Co jest widoczne dla klienta? Tylko jeden z tych trzech etapów – realizacja - wyjaśniał notariusz.
Czytaj też w LEX: Terminy realizacji czynności w praktyce notarialnej >
Jak dodał, z badania wynika też, że mniej więcej jedna trzecia czynności wykonywanych przez kancelarię nie ma finału. - Mniej więcej 30 proc. czynności zaczyna się jako czynność przygotowawcza i nie dochodzi finalnie do zamknięcia. Państwo wiecie, że jest mnóstwo rozmów telefonicznych, wymiany korespondencji, często przygotowywanych projektów, które finalnie nie stają się aktem notarialnym ani nawet czynnością poświadczeniową - podsumował.
Czytaj też w LEX: Oznaczenie zarządcy sukcesyjnego w akcie notarialnym oraz realizacja przez niego wymogu informacyjnego o osobach, na rzecz których działa >
Czynność prosta też bywa czasochłonna
Dane zebrane przez KRN pokazują również, że czynności uszeregowane jako najprostsze – jak poświadczenie kopii z oryginałem – zajmują łącznie prawie 40 minut. Poświadczenie podpisu – 52 minuty, testament – 1 godzina 39 minut, pełnomocnictwo – 1 godzina 47 minut, odrzucenie spadku – 1 godzina 58 minut, poświadczenie dziedziczenia – 3 godziny 48 minut, umowa spółki z kapitałem 5 tys. – 2 godziny 59 minut.
Co jest najbardziej pracochłonną czynnością w notariacie? Protokół wspólnoty mieszkaniowej – ponad 7 godzin, z czego 5 godzin to czynności przygotowawcze. Ci, którzy mają odwagę mierzyć się ze wspólnotami, wiedzą, z czego to wynika. Półtorej godziny to sama realizacja, czyli półtorej godziny obecności na zebraniu wspólnoty, i następnie dość krótki etap czynności zamknięcia - wskazywał dr Marquardt.
Jak dodał, z trzech etapów – przygotowanie, realizacja i zamknięcie – przygotowanie to średnio 51 proc. czasu pracy kancelarii, a zamknięcie – 20 proc.– Łącznie 71 proc. naszego czasu to czynności, których klient w ogóle nie widzi. Klient widzi tylko środkowy etap, czyli realizację – to jest ten etap, kiedy klient przychodzi, siada za stołem, a my odczytujemy akt, nanosimy poprawki, udzielamy wyjaśnień i kończy się to podpisem – podsumował. Jak dodał, wniosek kluczowy, który z tego płynie, jest taki, że regulacje dotyczące wynagrodzenia notariusza do czasochłonności pracy odnoszą się w sposób umiarkowany.
Czytaj też w LEX: Wnioski wieczystoksięgowe składane przez notariuszy w związku z aktami poświadczenia dziedziczenia >
Jeżeli nie doczekamy się zmian regulacyjnych w tym zakresie, będzie to niosło za sobą nieuchronnie konsekwencje polegające na tym, że praca, która już dzisiaj wykonywana jest w dużej części poniżej kosztów wytworzenia, po prostu przestanie być wykonywana, bo nie będzie to możliwe ani fizycznie, ani ekonomicznie - podsumował dr Marquardt.
Czytaj też w LEX: Poświadczenie notarialne podpisu pod umową zbycia udziałów spółki z ograniczoną odpowiedzialnością >
