Jak postąpić w przypadku różnic pomiędzy saldami naszej spółki a saldami kontrahenta?

W trakcie potwierdzania sald okazało się, że nasza spółka wykazuje saldo wobec naszego dostawcy na kwotę 464,31 zł. Saldo to wynika jeszcze z braku zapłaty za fakturę z 2005 r. Nasz dostawca twierdzi, że ta faktura została uregulowana i na potwierdzeniu sald pisze saldo niezgodne wynosi 0. Nie jest jednak w stanie dostarczy nam żadnego dowodu wpłaty za tą fakturę. Jak postąpić w przypadku różnic pomiędzy saldami naszej spółki a saldami kontrahenta? Czy w tej sytuacji powinniśmy uznać, że faktura ta została zapłacona, czy też tą kwotę zaliczyć do pozostałych przychodów operacyjnych?

W przypadku powstania różnic inwentaryzacyjnych, spółka ma obowiązek ustalić ich przyczyny, a następnie je rozliczyć.

Różnice inwentaryzacyjne wynikłe z inwentaryzacji metodą potwierdzenia sald mogą mieć różne przyczyny, miedzy innymi takie jak:

• ujęcie dokumentów (faktur, przelewów) u obu stron w różnych okresach,
• mylne zaksięgowanie dowodów.

W pierwszej kolejności należy ustalić, czy faktycznie zapłata należności wpłynęła na konto spółki lub do kasy. Kontrahent powinien posiadać dokument, np. wyciąg bankowy, na podstawie którego uregulował swoje zobowiązanie, wszak wszystkie dokumenty księgowe należy archiwizować. W spółce także powinien znajdować się dokument potwierdzający uregulowanie należności. Poza tym, w pytaniu podano, że jest to zapłata za fakturę z 2005 r., a zatem w poprzednich latach potwierdzenie salda również nie powinno się zgadzać o kwotę spornej faktury czyli 464,31 zł.

Proszę zwrócić uwagę, że spółka nie ma możliwości prawnego dochodzenia należności, gdy minie określony czas (należność ulegnie przedawnieniu). Okres przedawnienia zgodnie art. 118 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 - z późn. zm.) - dalej k.c. - wynosi 10 lat pod warunkiem, że przepisy szczegółowe nie stanowią inaczej, na przykład:

• roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się z upływem 3 lat (art. 118 k.c.),
• roszczenia wynikające z umowy o działo z upływem 2 lat od daty oddania dzieła (art. 646 k.c.).

Dalsze postępowanie i ewidencja księgowa uzależnione będą od tego, czy należność już się przedawniła oraz od decyzji kierownika jednostki, czy ją umorzyć czy też z roszczeniem o zapłatę wystąpić na drogę sądową.

Przykłady:

Jeżeli spółka ustali, że kontrahent dokonał wpłaty, to do ksiąg rachunkowych na podstawie dokumentu PK powinna wprowadzić zapis:

Wn konto 202 Rozrachunki z odbiorcami krajowymi niepowiązanymi

Ma konto 760 Inne pozostałe przychody operacyjne.