Pracodawcy nie mają obowiązku ogłaszania regulaminu pracy zdalnej z dwutygodniowym wyprzedzeniem. Nie muszą się też obawiać, że termin 30 dni na uzgodnienie zasad dotyczących pracy zdalnej ze związkami zawodowymi już biegnie. Bo bieg terminu rozpocznie się dopiero od przedstawienia przez pracodawcę związkom zawodowym propozycji porozumienia po 7 kwietnia br. - uważają prawnicy. Ich stanowisko potwierdza GIP w odpowiedzi na pytania Prawo.pl.
Już tylko dni dzielą nas od wejścia w życie przepisów nowelizacji Kodeksu pracy z 1 grudnia 2022 r. wprowadzających pracę zdalną (Dz.U. z 2023 r., poz. 240). Nowe regulacje, które zastąpią tzw. pracę zdalną covidową, czyli pracę zdalną wykonywaną na polecenie pracodawcy (zgodnie z art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych – tekst jedn. Dz.U. z 2021 r., poz. 2095) zaczną obowiązywać w piątek, 7 kwietnia 2023 r.
WZORY DOKUMENTÓW:
Czytaj również: Praca zdalna okazjonalna - rozporządzenie ma doprecyzować ustawę>>
Zgodnie z art. 67(20) par. 1 k.p., zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa - w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Jak stanowi par. 3, jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia zgodnie z par. 1 albo 2, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.
Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca – jak mówi par. 4 - określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Sprawdź też: Czy pracodawca może określić, że praca zdalna może być wykonywana do 10 dni w miesiącu? >>
Natomiast w myśl par. 5, wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie, o którym mowa w par. 1 albo 2, albo nie został wydany regulamin, o którym mowa w par. 3 albo 4. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej, o którym mowa w art. 67(19) par. 3, albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
Szkopuł w tym, że w żadnym przepisie nowelizacji ustawodawca nie określił, kiedy pracodawcy mogą zacząć uzgadniać ze związkami zawodowymi szczegóły porozumienia i kiedy mogą zacząć przygotować i ogłosić regulamin pracy zdalnej – czy mogą to zacząć uzgadniać przed wejściem w życie kodeksowych przepisów o pracy zdalnej i czy porozumienia mogą podpisać przed 7 kwietnia, a przede wszystkim, czy powinni ogłosić regulamin pracy zdalnej na 14 dni przed wejściem w życie przepisów o pracy zdalnej. Podobnie jak ogłaszany jest regulamin wynagradzania, zgodnie z art. 77(2) par. 6 k.p., oraz regulamin pracy, o czym stanowi art. 104(3) par. 1 k.p.
Zapytaliśmy więc Główny Inspektorat Pracy o to, czy regulamin pracy zdalnej musi być ogłoszony dwa tygodnie przed jego wejściem w życie przepisów o pracy zdalnej i czy pracodawca może uzgodnić i podpisać z organizacją związkową przed wejściem w życie przepisów ww. ustawy, porozumienie w sprawie pracy zdalnej.
W odpowiedzi na pytanie serwisu Prawo.pl GIP przekazał, że przepisy ustawy z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 240) w zakresie regulacji dotyczącej wykonywania pracy w formie zdalnej wchodzą w życie z dniem 7 kwietnia 2023 r. Od tego dnia obowiązuje również przepis dający pracodawcy podstawę do wydania regulaminu pracy zdalnej (art. 67(20) par. 3 i 4 Kodeksu pracy). - Przepisy nie określają, kiedy regulamin pracy zdalnej ma wejść w życie; kwestię tę powinien regulować sam regulamin pracy zdalnej. Oznacza to, że termin wejścia w życie regulaminu pracy zdalnej powinien być wskazany jako postanowienie tego regulaminu; nie ma przy tym przeszkód, aby regulamin obowiązywał od chwili jego ogłoszenia, ale także po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników. Brak jest natomiast podstaw prawnych do ogłoszenia regulaminu przed wejściem w życie ww. przepisów – napisał Główny Inspektorat Pracy.
Odpowiadając natomiast na pytanie o możliwość uzgodnienia i podpisania z organizacją związkową porozumienia w sprawie pracy zdalnej przed wejściem w życie przepisów ww. ustawy, GIP stwierdził: - Przepisy ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 240) w zakresie regulacji dotyczącej wykonywania pracy w formie zdalnej wchodzą w życie z dniem 7 kwietnia 2023 r. Nie ma przeszkód prawnych, aby strony porozumienia (pracodawca i zakładowe organizacje związkowe) podjęły działania związane z uzgodnieniem takiego porozumienia jeszcze przed wejściem w życie przepisów. Samo wejście w życie postanowień porozumienia może nastąpić jednak najwcześniej po wejściu w życie ustawy.
Cała odpowiedzi GIP (.doc)
Czytaj też: Praca zdalna w administracji >>
Czytaj też: Praca zdalna nauczycieli i pracowników niepedagogicznych >>
Dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska, radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski również potwierdza, że pracodawca nie ma obowiązku ogłaszania regulaminu pracy zdalnej z 2-tygodniowym uprzedzeniem. Ta zasada została bowiem przewidziana tylko dla regulaminu pracy i regulaminu wynagradzania. Pracodawcy nie mają zatem obowiązku jej stosować. - Wprawdzie regulamin pracy zdalnej, tak jak i regulamin pracy, dotyczy porządku i organizacji pracy, więc być może stąd pytania i wątpliwości pracodawców, czy nie trzeba stosować analogicznej reguły. Jednak nie została ona wyrażona w przepisach ani wprost, ani poprzez odesłanie do regulacji dotyczącej regulaminu pracy – mówi. I dodaje: - Dobrze, że mamy potwierdzenie tego stanowiska ze strony Głównego Inspektoratu Pracy, bo te kwestie będą zapewne kontrolować inspektorzy PIP. I choć wydają się one oczywiste, to dla rynku pracy stanowisko organów kontroli jest bardzo ważne.
Dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska podkreśla również, że nie należy spieszyć się i wdrażać regulamin pracy zdalnej przed 7 kwietnia br., kiedy nie ma jeszcze do tego podstawy prawnej w powszechnie obowiązujących przepisach. Wskazuje, że w praktyce większość firm podpisze, ogłosi i wprowadzi w życie regulamin pracy zdalnej w piątek przed świętami (7 kwietnia) lub zaraz po Świętach Wielkanocnych. - Termin wejścia w życie przepisów jest bardzo niefortunny i mam wrażenie, że nie do końca przez ustawodawcę przemyślany. Większość osób, również tych decyzyjnych, będzie wówczas na urlopach. A w regulaminach opisujemy zasady ustalania ryczałtu za pracę zdalną. Ten ryczałt, zgodnie z przepisami, które zaczną obowiązywać dopiero 7 kwietnia br., nie będzie stanowił przychodu w rozumieniu przepisów podatkowych. W konsekwencji nie będą od niego odprowadzane składki ZUS. Istotne zatem jest to, by był wprowadzony w wewnętrznych regulacjach w bezpiecznym terminie, tj. na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów regulujących te kwestie – zaznacza dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska.
Zwraca przy tym uwagę na fakt, że przy możliwych różnych interpretacjach, jeśli firma nie chce ryzykować, to lepiej mieć trudny jeden Wielki Piątek, ale spać spokojnie przez kolejne 5 lat. Dodaje również, że zapewne właśnie w piątek przed świętami i tuż po Świętach Wielkanocnych pracownicy będą chcieli skorzystać z pracy zdalnej. - Jeśli nie uda się ogłosić regulaminu i wprowadzić jego postanowień w życie w piątek, 7 kwietnia br., to na ten dzień i kolejne pracownicy będą mogli skorzystać z pracy zdalnej okazjonalnej. Ona nie wymaga regulaminowej regulacji ani zapłaty ryczałtu. Trzeba jednak pamiętać, by dopełnić innych formalności, tj. uzgodnić miejsce pracy zdalnej, zapoznać pracownika z oceną ryzyka zawodowego, przekazać informację BHP-owską i zebrać od pracowników wymagane oświadczenia – przypomina dr Jaroszewska-Ignatowska. Według niej, pracy dla pracodawców i działów personalnych jest więc bardzo dużo, zwłaszcza jak na okres świąteczny.
Jak wskazuje Marcin Frąckowiak, radca prawny z kancelarii Sadkowski i Wspólnicy, ekspert BCC ds. zbiorowego oraz indywidualnego prawa pracy, pracodawcy już obecnie w zdecydowanej większości tworzą regulaminy i porozumienia wprowadzające pracę zdalną. - Nie widzę ku temu przeszkód natury prawnej. Powiem więcej, jest to właśnie racjonalne wykorzystanie ustawowego vacatio legis aby teraz, znając już tekst ogłoszonej ustawy, takie dokumenty przygotować, tak aby od 7 kwietnia stosować w zakładzie pracy aktualne zasady wykonywania pracy zdalnej - podkreśla mec. Frąckowiak.
Dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska uważa, że pozytywnie trzeba ocenić pragmatyczną interpretację GIP dotyczącą zawierania porozumień o pracy zdalnej ze stroną związkową. Tłumaczy, że termin 30 dni na uzgodnienie zasad dotyczących pracy zdalnej rozpocznie swój bieg dopiero od przedstawienia przez pracodawcę związkom zawodowym propozycji porozumienia po 7 kwietnia br. - Pojawi się wówczas wyzwanie, jaką pracę zdalną wdrożyć w okresie tych 30 dni niepłatną okazjonalną, czy na polecenie pracodawcy, bo nadal mamy stan zagrożenia epidemicznego, ale nie wiemy czy i kiedy będzie odwołany – podkreśla. Wskazuje, że każda z tych prac zdalnych wymaga innego reżimu wdrożenia. I mówi: - Są firmy, w których relacje z partnerem społecznym są na tyle dobre, że nie trzeba obawiać się tego, że 30-dniowy termin jeszcze nie biegnie. W tych firmach negocjuje się treść porozumienia o pracy zdalnej już dziś. W niektórych już udało się ten konsensus wypracować. Trzeba jednak pamiętać, że postanowienia tak uzgodnionych porozumień mogą jednak wejść w życie najwcześniej w przedświąteczny piątek.
