NSA: Refakturowanie mediów nie jest przychodem dla wynajmującego

Ponoszone przez najemcę koszty mediów, np. energii, wody, kanalizacji, gazu i wywozu odpadów, nie są przychodem z pozarolniczej działalności gospodarczej jeżeli z umowy z wynajmującym przedsiębiorcą wynika, że to najemca jest zobowiązany do ich ponoszenia - potwierdził Naczelny Sąd Administracyjny. Przychód w rozumieniu ustawy o PIT, musi mieć realny, ekonomiczny charakter.

Spór dotyczył interpretacji indywidualnej z 6 maja 2022 r. (nr 0114-KDIP3-1.4011.298.2022.1.AC), w której osoba fizyczna będąca polskim rezydentem podatkowym prowadziła działalność gospodarczą. Wnioskodawczyni jest użytkownikiem wieczystym nieruchomości gruntowej obejmującej dwie działki ewidencyjne, zabudowane budynkiem magazynowym oraz budynkiem magazynowo-biurowym. W ramach działalności, podatniczka zawarła szereg umów najmu powierzchni w budynkach. Wobec tego powierzchnie w nich są odpłatnie udostępniane podmiotom trzecim na podstawie zawartych umów.

Zgodnie z postanowieniami umów, najemcy, oprócz obowiązku zapłaty czynszu, zobowiązani są do ponoszenia kosztów związanych z bieżącą eksploatacją wynajmowanych powierzchni. Model rozliczeń przewiduje, że podatniczka obciąża najemców kosztami mediów w oparciu o rzeczywiste zużycie, ustalane na podstawie indywidualnych liczników zamontowanych w najmowanych pomieszczeniach. Rozliczeniu podlegają w szczególności: energia elektryczna, woda, odprowadzanie ścieków, gaz, opłaty za gospodarowanie odpadami, koszty najmu pojemników na odpady. Konstrukcja umów rozdziela wynagrodzenie za najem od kosztów eksploatacyjnych. Dokumenty wystawiano na wnioskodawczynię, która następnie refakturowała je na najemców bez jakiejkolwiek marży. Otrzymane środki w całości trafiały do dostawców mediów.

Spór o wydatki na media

Na tle tak przedstawionego stanu faktycznego, wnioskodawczyni zadała następujące pytanie: „Czy kwoty objęte refakturami mediów wystawianymi przez Wnioskodawczynię najemcom stanowią przychód podatkowy?”

Co na to organ podatkowy? Wnioskodawczyni stała na stanowisku, że refakturowane opłaty za media nie mają charakteru realnego przysporzenia majątkowego, a więc nie powinny być kwalifikowane jako przychód podatkowy.

Odmienne stanowisko zajął jednak organ, który uznał, że przychód z tytułu opłat za media należy zaliczyć do przychodów z najmu realizowanego w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, niezależnie od tego czy koszty mediów znajdują się w czynszu, czy refakturowane są odrębnie. Według niego, bez znaczenia pozostaje techniczny sposób rozliczenia tych należności.

Wnioskodawczyni zaskarżyła przedmiotową interpretację.

W wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z  11 października 2022 r. (sygn. akt. I SA/Kr 757/22), sąd podzielił stanowisko wnioskodawczyni. Wskazał, na art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym, przychodem są kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, jednak nie każda należność będzie automatycznie spełniała to kryterium. Warunkiem uznania danej kwoty za przychód jest jej definitywny charakter, musi ona bowiem w sposób trwały powiększać majątek podatnika. W ocenie WSA, czynsz spełnia jedynie ten warunek bowiem stanowi realne wynagrodzenie dla wnioskodawczyni i pozostaje do jej dyspozycji. Natomiast środki otrzymywane od najemców jako zwrot kosztów mediów mają charakter czysto techniczny i rozliczeniowy - są przekazywane dostawcom i nie powodują rzeczywistego wzbogacenia.

Sądy na korzyść podatników refakturujących

Organ podatkowy wniósł skargę kasacyjną, która następnie została oddalona przez Naczelny Sąd Administracyjny (wyrok NSA z 30 stycznia 2026 r., sygn. II FSK 559/23). W uzasadnieniu, NSA w sposób jednoznaczny opowiedział się za materialnym rozumieniem pojęcia przychodu z działalności gospodarczej. Sąd podkreślił, że art. 14 ust. 1 Ustawy o PIT, należy rozumieć konieczność wystąpienia definitywnego przysporzenia majątkowego. Oznacza to, że przychodem mogą być wyłącznie takie kwoty, które w sposób trwały powiększają aktywa podatnika albo prowadzą do zmniejszenia jego zobowiązań. Sam fakt przepływu środków pieniężnych przez rachunek przedsiębiorcy nie przesądza jeszcze o powstaniu przychodu podatkowego. NSA wskazał, że wnioskodawczyni nie dolicza marży i nie uzyskuje żadnej korzyści finansowej z refakturowanych kwot, a otrzymane środki są w całości przekazywane dostawcom mediów. W konsekwencji, kwoty te nie stanowią dla wnioskodawczyni definitywnego przysporzenia, nie zwiększają jej majątku w sposób trwały, nie pozostają do jej swobodnej dyspozycji i nie mogę być traktowane jako element wynagrodzenia za świadczoną usługę najmu. Charakter podatkowo relewantny ma wyłącznie czynsz najmu.

Jak wskazał NSA: nie są przychodem z pozarolniczej działalności gospodarczej w rozumieniu art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (...), ponoszone przez najemcę koszty mediów związanych z korzystaniem z wynajmowanych lokali, jak np. energii, wody, kanalizacji, gazu i wywozu odpadów, jeżeli z umowy z wynajmującym przedsiębiorcą wynika, że to najemca jest zobowiązany do ich ponoszenia. Te dodatkowe opłaty ponoszone przez najemcę w związku z przedmiotem najmu nie mają dla osoby prowadzącej działalność gospodarczą w zakresie wynajmu składników majątku związanych z działalnością gospodarczą charakteru definitywnego przysporzenia.”

Wniosek sądu jest zatem bezpośredni i wskazuje na to, że opłaty za media refakturowane bez marży, stanowiące jedynie techniczny transfer środków między najemcą a dostawcą, nie są przychodem podatkowym wynajmującego. Tym samym, NSA odrzucił stanowisko organu i potwierdził, że przychód w rozumieniu Ustawy o PIT, musi mieć realny, ekonomiczny charakter. Orzeczenie to wzmacnia zasadę, że decydujące znaczenia ma jednak rzeczywisty sens ekonomiczny zdarzenia gospodarczego, a nie wyłącznie jego zewnętrzna forma rozliczeniowa.

Autor: Paulina Gławnicka