Nocleg dla przyszłego pracownika może być kosztem podatkowym

Istnieje możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych wydatku poniesionego na zapewnienie noclegu dla przyszłego pracownika. W razie konieczności nalez jednak udowodnić celowość poniesionego wydatku - wyjaśnia ekspert Vademecum Głównego Księgowego.

Pytanie

Czy stanowi koszt uzyskania przychodu usługa hotelowa dla osoby, która jest w trakcie załatwiania pozwolenia na pracę w Polsce i mamy zamiar ją zatrudnić?

Odpowiedź

Istnieje możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych wydatku poniesionego na zapewnienie noclegu dla przyszłego pracownika. Podatnik powinien jednocześnie mieć na uwadze, że w razie konieczności będzie musiał udowodnić celowość poniesionego wydatku. Dla celów dowodowych warto zatem zachować np. korespondencję mailową w sprawie planowanego zatrudnienia tej osoby.

Uzasadnienie

Każdy wydatek może zostać rozliczony w kosztach firmy, o ile spełnia definicję kosztu uzyskania przychodów, wyrażoną w art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – dalej u.p.d.o.f. Z przepisu tego wynika, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 u.p.d.o.f. (kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów).

Koszt noclegu można zatem rozliczyć w kosztach, o ile podatnik będzie w stanie wykazać celowość tego wydatku (poniesienie w celu uzyskania przychodów) lub przynajmniej związek z wykonywaną działalnością. W przypadku opisanym w pytaniu można dowodzić, iż podatnikowi zależy na zatrudnieniu tej konkretnej osoby, (być może chodzi o świetnego specjalistę, który w przyszłości swoją pracą będzie przyczyniał się do uzyskiwania przez podatnika przychodów) i dokłada starań, by zostały dopełnione przez tę osobę wszelkie formalności umożliwiające podpisanie umowy o pracę, np. poprzez zagwarantowanie jej noclegu w czasie starań o pozwolenie na pracę. Jednocześnie po stronie przyszłego pracownika dojdzie do uzyskania przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia.

Świadczenie to należy zakwalifikować do przychodów z innych źródeł, o których mowa w art. 20 ust. 1 u.p.d.o.f. Nie oznacza to jednak, że powstanie konieczność odprowadzenia podatku. Istnieje bowiem możliwość skorzystania ze zwolnienia podatkowego, określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b u.p.d.o.f. Przepis ten wskazuje, że wolne od podatku są diety oraz inne należności diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, oraz podróży (już niekoniecznie służbowej) osoby niebędącej pracownikiem.

Potwierdza to także interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 3 lipca 2013 r., IPTPB1/415-237/13-4/MAP. Ze zwolnienia będzie można skorzystać przy założeniu, że koszt noclegu został poniesiony w celu uzyskania przychodu i kandydat na pracownika otrzymanych świadczeń nie zaliczy do kosztów uzyskania przychodów. Ze zwolnienia korzystają świadczenia jedynie do wysokości limitów określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności tytułu podróży służbowej. Jeżeli warunki z tego przepisu nie zostaną spełnione, koszt noclegu lub nadwyżka ponad ustalony limit będzie podlegała opodatkowaniu i wykazaniu w odpowiedniej informacji (PIT-8C lub IFT-1/IFT-1R w przypadku nierezydentów).

Zobacz też: Kiedy zapłacimy podatek od nieodpłatnego świadczenia >>

Książka "Opodatkowanie przychodów z nieodpłatnych świadczeń" dostępna jest w księgarni internetowej Profinfo >>

Tekst pochodzi z programu Vademecum Głównego Księgowego