Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego Księgowego
Na czym powinno polegać prowadzenie dziennika wg chronologii (art. 14 u.o.r.)?
Spółka prowadzi dziennik wg chronologii ewidencyjnej w ramach danego rejestru, tzn: każdy dowód księgowy oznaczony jest odpowiednim symbolem rejestru i kolejnym numerem porządkowym, dokumenty księgowane są do bufora; po sprawdzeniu partii dokumentów zapisywane są do księgi. Podczas zapisu system nadaje kolejny numer każdemu dokumentowi w ramach tego zapisu w kolejności alfabetycznej rejestrów. Wszystkie dokumenty dotyczące danego miesiąca, ujęte są w tym miesiącu.
Odpowiedź:
Na podstawie art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) – dalej u.o.r. do ksiąg rachunkowych zalicza się: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, ustawa o rachunkowości (por. art. 14 ust. 4 u.o.r.) wymaga, żeby zapis księgowy posiadał automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu. Dziennik stanowi urządzenie księgowe, do którego wprowadzane są zapisy księgowe według dat. O zachowaniu zasady chronologii dziennika, wymaganej art. 14 ust. 1 u.o.r., decyduje data operacji, a nie data dowodu księgowego (jego wystawienia). Sumy zapisów wprowadzonych w trakcie miesiąca muszą być zawsze zgodne z sumą zapisów wprowadzonych na konta syntetyczne.
Na dowodach księgowych wskazane jest umieszczać numerację dziennika, a nie tylko numerację z bufora, ponieważ bufor nie wchodzi w skład ksiąg rachunkowych i po zaksięgowaniu dokumentów ulega „opróżnieniu”.
W praktyce, ze względów technicznych, numerowanie dokumentów pozycjami dziennika odbywa się przy pracach związanych z zamknięciem miesiąca, po wypełnieniu wszystkich procedur kontroli wewnętrznej. Przy prawidłowo prowadzonym dzienniku sumy obrotów miesięcznych są zgodne z sumami obrotów miesięcznych kont syntetycznych, a także narastająco od początku roku obrotowego muszą zachodzić te same zgodności. Przy liczeniu obrotów narastających dziennika należy skontrolować przeniesienie obrotów z poprzedniego miesiąca (tzn. czy sumy przeniesione odpowiadają sumom narastającym w poprzednim miesiącu).
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych za pomocą systemu informatycznego, co obecnie jest normą, dziennik księgowy tworzony jest równolegle do wprowadzanych zapisów księgowych lub też wprowadzenie zapisu do dziennika tworzy zapis na kontach księgowych. Konfiguracja programu FK określa, czy tworzone będą dzienniki częściowe, czy prowadzony będzie tylko jeden. Dzienniki częściowe najczęściej wykorzystują duże jednostki gospodarcze, ze względu na ogromną ilość przetwarzanych danych oraz jednostki o wyraźnie podzielonych operacjach gospodarczych. W myśl art. 14 ust. 3 u.o.r. jeżeli stosuje się dzienniki częściowe (prowadzone również chronologicznie), grupujące zdarzenia według ich rodzajów, to wówczas należy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy.
Tadeusz Waślicki, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego
Odpowiedzi udzielono 21.08.2015 r.