Minister finansów Andrzej Domański ogłosił 19 stycznia, że Krajowy Systemu e-Faktur (KSeF), który miał obowiązywać w formie obligatoryjnej od 1 lipca 2024 r., zostanie wdrożony w późniejszym terminie. Ministerstwo Finansów zleci przeprowadzenie zewnętrznego audytu informatycznego dotyczącego KSeF i na tej podstawie wskaże nowy termin.
Resort nie wskazał jednak, co w tej sytuacji mają zrobić przedsiębiorcy. Duże firmy są już niemal gotowe na wdrożenie obligatoryjnego KSeF, ponieważ przygotowywały się do tego od miesięcy. Jednak wiele małych podmiotów nawet nie zaczęło przygotowań.
Czytaj również: MF: data wprowadzenia KSeF zostaje odsunięta >>
Eksperci nie zgodni, co teraz mają zrobić przedsiębiorcy.
Lepiej nie odkładać prac wdrożeniowych?
- Trudność polega na tym, że Ministerstwo Finansów nie przedstawiło nowej daty ani zakresu ewentualnych zmian. Przedstawiciele resortu deklarują jednak, że obligatoryjny KSeF na pewno wejdzie w życie. Rekomenduję przedsiębiorcom, by mimo wszystko nie odkładali ani nie przerywali prac nad wdrożeniem KSeF. Nie należy zwlekać, nawet jeśli bazujemy na dzisiejszych niekompletnych jeszcze założeniach, ponieważ jest to długotrwały i skomplikowany proces. Jeśli nową datą wdrożenia KSeF będzie 1 stycznia 2025 r., to pozostanie niewiele czasu. Warto natomiast wykorzystać dodatkowe miesiące, by usprawnić niektóre procesy, np. przeanalizować kwestię przesyłania załączników czy wdrożenia automatycznego procesu księgowania i raportowania danych z faktur – mówi Janina Fornalik, doradca podatkowy, partner w MDDP.
Również dr hab. Stanisław Hońko, prezes Zarządu Głównego Stowarzyszenie Księgowych w Polsce, uważa, że odroczenie nie oznacza, że temat trafia do zamrażarki i nie należy się do niego przygotowywać. - Wręcz przeciwnie, wprowadzenie KSeF w Polsce jest raczej pewne. Narzędzie to daje przecież ogromne możliwości w zakresie kontroli podatników i uszczelniania systemu podatkowego. Nie bez znaczenia są również wytyczne UE. Biorąc to pod uwagę, nie spodziewam się, że odroczenie wdrożenia KSeF będzie liczone w latach, będą to raczej miesiące - uważa prof. Stanisław Hońko.
- Przedsiębiorcy, którzy już wdrożyli KSeF mają czas na przetestowanie i optymalizację rozwiązań. Ci, którzy z różnych powodów nie przygotowali się do KSeF, powinni zrobić to jak najszybciej, nie czekając na wypracowanie ostatecznych rozwiązań legislacyjnych. Sedno systemu e-faktur się nie zmieni, a proces dopracowywania KSeF od strony technicznej oraz legislacyjnej nie powinien być przeszkodą w jego systemowym wdrożeniu. Czekanie na ostatnią chwilę spowoduje niepotrzebne zakłócenia w prowadzeniu biznesu - zaznacza prezes Zarządu Głównego SKwP.
Pytanie o wynik audytu
Jak daleko idące mogą być zmiany w KSeF? Janina Fornalik zwraca uwagę, że ogłoszony przez ministerstwo audyt dotyczyć będzie przepustowości i bezpieczeństwa systemu informatycznego. Jego wyniki mają być znane pod koniec I kwartału 2024 r.
- Kierownictwo resortu finansów ma świadomość, że wiele firm prowadzi bardzo zaawansowane prace, część przystąpiła już do dobrowolnego KSeF. Struktura, która jest obecnie stosowana, miała być ostateczna. Nawet jeśli ministerstwo uwzględni postulaty zgłaszane przez przedsiębiorców, to nie należy spodziewać się gruntownych zmian. W ogólnych założeniach można bazować na tym, co już znamy – mówi Janina Fornalik.
Według niej zmiana terminu wejścia w życie obowiązkowego KSef to także okazja, by ujednolicić daty. Wcześniej zakładano, że od 1 lipca 2024 r. wystawianie faktur w KSeF miało być obowiązkowe dla podatników VAT czynnych, a od 1 stycznia 2025 r. dla podatników zwolnionych z VAT. Różne terminy oznaczały w praktyce problem, ponieważ fakturowanie w obrocie krajowym wymagałoby wdrożenia różnych procesów.
Ministerstwo powinno też rozważyć zmiany dotyczące stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Zgodnie z przepisami podmioty zarejestrowane w Polsce do VAT, ale nie posiadające tu stałego miejsca prowadzenia działalności, nie muszą przystępować do KSeF. W praktyce powstają jednak wątpliwości, jak należy rozumieć ten termin. Należy więc ograniczyć obowiązek fakturowania elektronicznego do podmiotów posiadających siedzibę w Polsce, co byłoby zgodne z uzyskana przez Polskę decyzją derogacyjną Rady UE.
Warto poczekać, aż przepisy zostaną poprawione
Z kolei Joanna Rudzka, doradca podatkowy, uważa, że nie tylko rozwiązania techniczne, ale też przepisy o KSeF wymagają dalej idących zmian.
- KSeF w obecnej formule nie może zostać wdrożony, ponieważ przepisy zawierają zbyt wiele niejasności. Dlatego w tej sytuacji warto, by przedsiębiorcy poczekali na ostateczne rozwiązania. Dobra wiadomość jest taka, że ministerstwo chce konsultować zmiany z przedsiębiorcami - mówi Joanna Rudzka.
Według niej przepisy dotyczące KSeF - a w szczególności postępowania w razie awarii - są niejasne, pełne skrótów myślowych oraz odwołań do pozaprawnych rozwiązań informatycznych (np. „oprogramowanie interfejsowe”, „udostępniony wzór”, w innym miejscu ustawy „wzór dokumentu elektronicznego”, „wzór faktury ustrukturyzowanej udostępniony na elektronicznej platformie usług administracji publicznej”, „kod umożliwiający dostęp do faktury”, „dzień przesłania do KSeF” a w innym miejscu „dzień przydzielenia w systemie numeru”, „identyfikator zbiorczy”).
Dodatkowo od 2025r. na przedsiębiorców miały być automatycznie nakładane dotkliwe kary za nieprawidłowości, np. opóźnienia w dosłaniu faktur do KSeF po zakończeniu awarii, czy też za wystawienie faktury „niezgodnie z udostępnionym wzorem” w jej trakcie.
Czytaj również: Awaria KSeF: Wysokie kary i ryzyko po stronie podatnika >>
Co dalej po 2026 roku?
Należy też pamiętać, że wprowadzanie KSeF jest wyjątkiem od reguł fakturowania, na który Polska uzyskała tzw. zgodę derogacyjną Komisji Europejskiej. Decyzja KE pozwala na stosowanie odstępstwa od 1 stycznia 2024 r. do 31 grudnia 2026 r. O przedłużenie decyzji derogacyjnej Polska powinna się starać na rok przed wygaśnięciem terminu.
Wiceminister finansów Jarosław Neneman zapewniał w odpowiedzi na interpelację poselską nr 250, że jednym z priorytetów resortu w zakresie polityki fiskalnej jest wdrożenie i rozwój KSeF.
- Ministerstwo Finansów podejmuje prace mające na celu realizację priorytetowego zagadnienia, jakim jest utrzymanie dotychczas przyjętych ustaleń w obszarze e-fakturowania i raportowania cyfrowego umożliwiających Polsce dalsze (po 2026 r. – tj. po upływie okresu, na który Polska otrzymała pozwolenie na wdrożenie systemu fakturowania elektronicznego ustrukturyzowanego) stosowanie krajowych rozwiązań w tym zakresie, tj. Krajowego Systemu e-Fakturowania – napisał Neneman.
Janina Fornalik wyjaśnia, że aby uzyskać przedłużenie zgody derogacyjnej, Polska będzie musiała wykazać w raporcie korzyści wynikające z obligatoryjnego KSeF zarówno dla uszczelnienia systemu VAT, jak i dla samych podatników.
Polska może poczekać na rozwiązanie UE
Wojciech Śliż, doradca podatkowy, partner w kancelarii Kochański & Partners, zwraca uwagę, że pewne ryzyko dla przedłużenia decyzji derogacyjnej może stanowić planowany unijny pakiet ViDA (VAT in the Digital Age), przewidujący ujednolicenie e-faktur dla wszystkich krajów członkowskich w transakcjach międzynarodowych.
- W mojej opinii nie warto się spieszyć z wdrożeniem obligatoryjnego KSeF. Należy poczekać do zakończenia audytu w MF, ponieważ dopiero po przedstawieniu jego wyników zapadnie decyzja co do przyszłości tego systemu. Możliwe są trzy rozwiązania. Po pierwsze, KSeF wejdzie w życie z opóźnieniem w takim kształcie, jak zakładano. Wówczas strata dwóch-trzech miesięcy niewiele zmieni. Po drugie, wejdzie w życie z opóźnieniem, ale w zmienionym kształcie. Po trzecie, może zapaść polityczna decyzja, że poczekamy na pakiet ViDA, żeby nie dublować wdrożeń. Wiadomo już, że inne kraje UE nie będą gotowe do przyjęcia rozwiązań tak daleko ingerujących w obrót gospodarczy jak KSeF w Polsce. Dlatego powstaje ryzyko, że Komisja Europejska może nie chcieć dalej wspierać tak ambitnego projektu, jak zakładany do wdrożenia w Polsce. W konsekwencji możliwy jest też scenariusz, że obligatoryjny KSeF w obecnej formie nigdy nie wejdzie w życie – mówi Wojciech Śliż.
Można odliczyć koszty
Paweł Lewandowski, doradca biznesowy, zwraca uwagę, że dla wielu firm wydatki na wdrożenie KSeF stanowią olbrzymią inwestycję. Dobra wiadomość jest taka, że można je uznać za koszt uzyskania przychodu. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził m.in. w interpretacji (0111-KDIB2-1.4010.227. 2022.1.MKU) z 8 czerwca 2022 r., że stanowią one dla przedsiębiorców koszty pośrednie.
- Wydatki, które spółka już poniosła w związku z wdrożeniem nowych funkcjonalności systemu, jak i te które zamierza dopiero ponieść w przyszłości, są i będą dla niej kosztami uzyskania przychodu, innymi niż koszty bezpośrednio związane z przychodami (koszty pośrednie) w okresach, w których zostały już lub dopiero zostaną poniesione. Nie ma podstaw, aby wydatki te kwalifikować jako nakłady na wytworzenie nowych lub ulepszenie istniejących wartości niematerialnych i prawnych – przyznał dyrektor KIS.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
