Spółka kapitałowa podpisała z nierezydentem (osoba fizyczna) umowę o nieodpłatne korzystanie (dzierżawę) z telefonu komórkowego podłączonego do sieci niemieckiej. Wszystkie opłaty są ponoszone przez spółkę na podstawie rachunku wystawionego na nierezydenta.
Jak prawidłowo udokumentować tę czynność aby ponoszone przez spółkę opłaty stanowiły koszt uzyskania przychody?
Nierezydent, który obciąża spółkę wszystkimi kosztami użytkowania telefonu, korzysta z niego - jak wynika z treści pytania - nieodpłatnie. Warunkiem uznania takich wydatków za koszt spółki jest powiązanie ich z przychodami - choćby pośrednie oraz stosowne udokumentowanie tego związku. Jeśli nierezydent używa telefonu do celów prywatnych, spółka nie będzie mogła zaliczyć takich wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.p. stawia w art. 15 u.p.d.o.p. dwa warunki zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów:
- musi być poniesiony W CELU UZYSKANIA PRZYCHODÓW LUB ZACHOWANIA ALBO ZABEZPIECZENIA ŹRÓDŁA PRZYCHODÓW,
- nie może być wymieniony w katalogu kosztów nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów.
Drugi z powyższych warunków w opisanej sytuacji nie występuje, zatem rozważenia wymaga jedynie pierwszy z nich.
Z treści pytania wynika, że nierezydent korzysta z telefonu nieodpłatnie: wszelkimi poniesionymi przez siebie kosztami obciąża spółkę polską. Pytający nie zawarł jednak informacji, do jakich celów używany jest telefon oraz czy z nierezydentem wiąże spółkę jakaś umowa o wykonanie określonej pracy (np. umowa zlecenie). Warunkiem zaliczenia wydatków za telefon, ponoszonych na podstawie rachunku otrzymanego od nierezydenta jest, aby telefon ten był przez niego używany w celach służbowych. Fakt ten musiałby być odpowiednio udokumentowany - na przykład oświadczeniem użytkownika, złożonym wraz z bilingiem rozmów. Jeśli jednak spółki nie wiąże z nierezydentem żadna umowa, na podstawie której nierezydent wykonywałby dla spółki określone zadania lub jeśli spółka nie potrafi udowodnić związku kosztów użytkowania telefonu z działalnością przedsiębiorstwa, wydatki nie będą mogły być zaliczone do kosztów podatkowych.
Jak prawidłowo udokumentować tę czynność aby ponoszone przez spółkę opłaty stanowiły koszt uzyskania przychody?
Nierezydent, który obciąża spółkę wszystkimi kosztami użytkowania telefonu, korzysta z niego - jak wynika z treści pytania - nieodpłatnie. Warunkiem uznania takich wydatków za koszt spółki jest powiązanie ich z przychodami - choćby pośrednie oraz stosowne udokumentowanie tego związku. Jeśli nierezydent używa telefonu do celów prywatnych, spółka nie będzie mogła zaliczyć takich wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.p. stawia w art. 15 u.p.d.o.p. dwa warunki zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów:
- musi być poniesiony W CELU UZYSKANIA PRZYCHODÓW LUB ZACHOWANIA ALBO ZABEZPIECZENIA ŹRÓDŁA PRZYCHODÓW,
- nie może być wymieniony w katalogu kosztów nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów.
Drugi z powyższych warunków w opisanej sytuacji nie występuje, zatem rozważenia wymaga jedynie pierwszy z nich.
Z treści pytania wynika, że nierezydent korzysta z telefonu nieodpłatnie: wszelkimi poniesionymi przez siebie kosztami obciąża spółkę polską. Pytający nie zawarł jednak informacji, do jakich celów używany jest telefon oraz czy z nierezydentem wiąże spółkę jakaś umowa o wykonanie określonej pracy (np. umowa zlecenie). Warunkiem zaliczenia wydatków za telefon, ponoszonych na podstawie rachunku otrzymanego od nierezydenta jest, aby telefon ten był przez niego używany w celach służbowych. Fakt ten musiałby być odpowiednio udokumentowany - na przykład oświadczeniem użytkownika, złożonym wraz z bilingiem rozmów. Jeśli jednak spółki nie wiąże z nierezydentem żadna umowa, na podstawie której nierezydent wykonywałby dla spółki określone zadania lub jeśli spółka nie potrafi udowodnić związku kosztów użytkowania telefonu z działalnością przedsiębiorstwa, wydatki nie będą mogły być zaliczone do kosztów podatkowych.