Karty przedpłacone na posiłki profilaktyczne bez PIT - nawet bez kontroli zakupów pracowników
Wartość kart przedpłaconych przekazywanych pracownikom w celu realizacji obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych i napojów może korzystać ze zwolnienia z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT. Nie wyklucza tego brak możliwości kontrolowania konkretnych zakupów, jeżeli karty służą realizacji obowiązków wynikających z przepisów BHP, a pracodawca nie ma możliwości zapewnienia pracownikom posiłków w tradycyjnej formie - radzi Rafał Styczyński, doradca podatkowy.
Prowadzę spółkę świadczącą usługi logistyczne i magazynowe. Część pracowników wykonuje obowiązki w warunkach szczególnie uciążliwych, dlatego zgodnie z przepisami BHP muszę zapewnić im posiłki profilaktyczne i napoje. Ze względu na pracę trzyzmianową, również w weekendy, rozproszenie miejsc pracy oraz brak odpowiedniego zaplecza nie mam możliwości zapewnienia wszystkim uprawnionym pracownikom gorących posiłków. Dotychczasowe rozwiązania polegające na dostarczaniu gotowych dań okazały się nieskuteczne. Zamierzam więc przekazywać pracownikom karty przedpłacone, zasilane co miesiąc, umożliwiające zakup posiłków i napojów w punktach gastronomicznych. Karty nie pozwolą na wypłatę gotówki, ale nie będę kontrolować rodzaju zakupów ani czasu ich dokonywania. Czy wartość doładowań takich kart będzie zwolniona z PIT, a spółka nie będzie musiała pobierać zaliczek na podatek? - pyta Czytelnik.
Tak. Wartość kart przedpłaconych przekazywanych pracownikom w celu realizacji obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych i napojów może korzystać ze zwolnienia z PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT. Nie wyklucza tego brak możliwości kontrolowania konkretnych zakupów, jeżeli karty służą realizacji obowiązków wynikających z przepisów BHP, a pracodawca nie ma możliwości zapewnienia pracownikom posiłków w tradycyjnej formie.
Warunki zwolnienia z podatku
Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń, niezależnie od źródła ich finansowania. Oznacza to, że przychodem pracownika mogą być nie tylko wynagrodzenia, premie i dodatki, ale również inne korzyści majątkowe przekazywane przez pracodawcę w związku z zatrudnieniem. Do takich świadczeń należą co do zasady również karty przedpłacone finansowane przez pracodawcę. Ich przekazanie stanowi bowiem przysporzenie majątkowe. Nie oznacza to jednak automatycznie konieczności opodatkowania wartości takiego świadczenia. Ustawodawca przewidział zwolnienia obejmujące określone świadczenia związane z realizacją obowiązków pracodawcy wynikających z przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Stosownie do art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, jeżeli pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów BHP, nie ma możliwości wydania pracownikom takich świadczeń. Zwolnienie wymaga zatem spełnienia określonych warunków. Przede wszystkim obowiązek zapewnienia posiłków musi wynikać z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy. Nie wystarczy, że pracodawca dobrowolnie postanowi finansować wyżywienie pracowników w ramach dodatkowego świadczenia pozapłacowego. Istotne jest również występowanie obiektywnych przeszkód uniemożliwiających zapewnienie posiłków w formie rzeczowej.
Podstawą obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych jest art. 232 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy. Zgodnie z tym przepisem pracodawca jest zobowiązany nieodpłatnie zapewnić odpowiednie posiłki i napoje pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Szczegółowe wymagania dotyczące rodzaju posiłków i napojów oraz zasad ich wydawania zostały określone w rozporządzeniu Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów.
Zasadniczo posiłki profilaktyczne powinny być zapewniane w formie jednego dania gorącego. Jednak zgodnie z § 2 ust. 2 powyższego rozporządzenia, jeżeli ze względu na rodzaj wykonywanej pracy lub względy organizacyjne nie ma możliwości wydawania pracownikom posiłków w tej formie, pracodawca zapewnia możliwość ich spożycia w czasie pracy w inny sposób. Może to nastąpić w szczególności przez przekazanie produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie albo bonów, talonów, kuponów i innych dowodów uprawniających do otrzymania odpowiednich produktów lub posiłku.
Przepisy dopuszczają zatem zastąpienie tradycyjnego wydawania gorących posiłków rozwiązaniami alternatywnymi. Uzasadnieniem mogą być rzeczywiste trudności organizacyjne wynikające ze specyfiki prowadzonej działalności, przykładowo praca trzyzmianowa, wykonywanie obowiązków w weekendy i święta, rozproszenie stanowisk pracy lub brak odpowiedniego zaplecza do przechowywania i wydawania posiłków. Istotne jest, aby przeszkody te rzeczywiście uniemożliwiały zapewnienie świadczeń w wymaganej formie. W takich okolicznościach zastosowanie kart przedpłaconych może stanowić rozwiązanie pozwalające realizować obowiązki wynikające z przepisów BHP. Art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT nie ogranicza bowiem zwolnienia wyłącznie do tradycyjnych bonów papierowych, lecz obejmuje również inne dowody uprawniające do otrzymania określonych produktów. Odpowiednio skonstruowana karta przedpłacona może zatem zostać uznana za taki dowód, jeżeli uprawnia pracownika do nabywania posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych.
Karta nie powinna jednak pełnić funkcji zwykłego środka pieniężnego pozostawionego pracownikowi do dowolnej dyspozycji. Jeżeli pracownik mógłby wypłacić zgromadzone środki w bankomacie, dokonać wypłaty gotówki w placówce bankowej lub skorzystać z usługi cash-back, trudno byłoby uznać, że przekazane świadczenie ma charakter dowodu uprawniającego do otrzymania posiłków. Ograniczenie możliwości wykorzystania karty do określonej kategorii zakupów ma zatem istotne znaczenie dla zastosowania zwolnienia. W praktyce wątpliwości pojawiają się także w sytuacji, gdy pracodawca nie ma możliwości weryfikowania produktów kupowanych przez pracowników. Karty mogą być akceptowane w wielu punktach gastronomicznych, a pracownicy mogą korzystać z nich w różnych godzinach i miejscach. Nie zawsze istnieje więc możliwość sprawdzenia, czy konkretny zakup dotyczył posiłku profilaktycznego oraz czy został dokonany w czasie wykonywania pracy.
Art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT nie nakłada jednak na pracodawcę obowiązku analizowania każdego paragonu dokumentującego zakup dokonany przez pracownika. Nie wymaga również prowadzenia szczegółowej ewidencji obejmującej rodzaj, miejsce i godzinę nabycia poszczególnych produktów. Decydujące znaczenie ma przeznaczenie świadczenia oraz spełnienie ustawowych warunków zwolnienia. Powyższe zagadnienie było przedmiotem interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 20 sierpnia 2026 r., sygn. 0112-KDIL2-1.4011.601.2026.1.KF. Organ uznał, że wartość kart przedpłaconych na posiłki profilaktyczne może korzystać ze zwolnienia z PIT, nawet jeżeli pracodawca nie kontroluje zakupów dokonywanych przez pracowników, pod warunkiem że karty są przekazywane w ramach obowiązków BHP, a pracodawca nie ma możliwości bezpośredniego wydawania posiłków. W przywołanej interpretacji możemy przeczytać:
„(...)karty przedpłacone, które będą wydawane uprawnionym pracownikom, mogą zostać uznane, oprócz wskazanych wprost w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych bonów, talonów i kuponów, jako inne dowody uprawniające do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych. Wartość przekazanych pracownikom przedmiotowych kart stanowi zatem dla Państwa pracowników przychód ze stosunku pracy, który będzie korzystał ze zwolnienia przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji, w związku z wydawaniem ww. kart przedpłaconych uprawnionym pracownikom, na będą ciążyć na Państwu obowiązki płatnika. W odniesieniu do powołanych we wniosku interpretacji indywidualnych informuję, że wydane zostały one w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.(…)”
Rozstrzygnięcie to ma istotne znaczenie dla przedsiębiorców, którzy z przyczyn organizacyjnych nie mogą zapewnić pracownikom posiłków profilaktycznych w formie rzeczowej. Wynika z niego, że brak szczegółowego monitorowania transakcji realizowanych kartami nie stanowi samodzielnej przeszkody do zastosowania zwolnienia. Decydujące znaczenie ma charakter świadczenia, jego przeznaczenie oraz rzeczywisty obowiązek pracodawcy wynikający z przepisów BHP.
Wskazany regulamin i dokumentacja
Nie oznacza to jednak, że pracodawca powinien zrezygnować z określenia zasad korzystania z kart. Wskazane jest wprowadzenie regulaminu określającego krąg uprawnionych pracowników, zasady przyznawania kart oraz ograniczenia dotyczące ich wykorzystania. Pracownicy powinni zostać poinformowani, że karty służą realizacji obowiązku zapewnienia posiłków profilaktycznych i napojów, a nie finansowaniu dowolnych wydatków osobistych. Należy również pamiętać, że samo wykonywanie pracy fizycznej, zmianowej lub w godzinach nocnych nie oznacza automatycznie prawa do otrzymywania posiłków profilaktycznych. Konieczne jest spełnienie odpowiednich warunków wynikających z rozporządzenia w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów. Pracodawca powinien więc posiadać dokumentację potwierdzającą, że świadczenia są przyznawane pracownikom rzeczywiście objętym obowiązkiem wynikającym z przepisów BHP.
Odrębną kwestią pozostaje wpływ zastosowania zwolnienia na obowiązki płatnika. Zgodnie z art. 32 ust. 1 ustawy o PIT pracodawca jest co do zasady zobowiązany do obliczania i pobierania zaliczek na podatek od przychodów uzyskiwanych przez pracowników ze stosunku pracy. Jeżeli jednak określone świadczenie korzysta ze zwolnienia przedmiotowego, jego wartość nie zwiększa podstawy obliczenia zaliczki na podatek. W konsekwencji wartość doładowań kart przedpłaconych spełniających warunki określone w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o PIT nie powinna być uwzględniana przy obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy. Odmienna sytuacja wystąpiłaby, gdyby karty były przekazywane osobom nieuprawnionym do posiłków profilaktycznych albo nie spełniały warunków przewidzianych dla tego rodzaju świadczeń.
Podsumowując, wartość kart przedpłaconych przekazywanych uprawnionym pracownikom w celu zapewnienia posiłków profilaktycznych i napojów może korzystać ze zwolnienia z PIT, nawet jeżeli pracodawca nie weryfikuje konkretnych zakupów ani godzin korzystania z kart. Warunkiem jest rzeczywisty obowiązek zapewnienia świadczeń wynikający z przepisów BHP, brak możliwości ich wydawania w tradycyjnej formie oraz odpowiednie ograniczenie przeznaczenia kart. W takiej sytuacji pracodawca nie jest zobowiązany do pobierania zaliczek na podatek dochodowy od wartości doładowań.
