Księgowe Science Fiction, czyli co wydarzy się za 5 lat w obszarze podatków i rachunkowości?
Księgi rachunkowe nie znikną jeszcze przez najbliższe lata. Ministerstwo Finansów wprowadza coraz to nowe narzędzia, ale nie widzę w tym zagrożenia dla biur rachunkowych. Jeśli biura nawet stracą część zakresu usług, to pojawią się nowe. Trzeba poszukiwać, co jeszcze można zaproponować klientowi. Wiele biur już teraz zajmuje się np. przygotowywaniem wniosków kredytowych, rozliczaniem opłat BDO i wieloma innymi rzeczami, które są związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę - mówi Michał Cielibała, doradca podatkowy, prezes Kancelarii BIUREX, członek Krajowej Rady Doradców Podatkowych.
Wiesława Moczydłowska: Podczas Kongresu Biur Rachunkowych mówiliśmy m.in. o przyszłości zawodu księgowego i biur rachunkowych. Jak według Pana będzie wyglądał klient biura rachunkowego za kilka lat, powiedzmy klient roku 2030 i czy biura są na to gotowe?
Michał Cielibała: Moim zdaniem, klient roku 2030 to będzie w dużej mierze młody klient, który dopiero rozpocznie działalność gospodarczą. Część klientów nadal będą stanowić ci, których z powodzeniem obsługujemy już od kilku czy kilkunastu lat. Jednak tak naprawdę nie chodzi tutaj ani o wiek, ani o zakres usług, które świadczymy dla klientów, ale przede wszystkim o podejście do nich. Chodzi też o to, czego klient będzie oczekiwał od biura rachunkowego. Udostępniając pewne dane sztucznej inteligencji, możemy otrzymać wyniki, zadając pytanie, otrzymujemy odpowiedź, ale trzeba to zweryfikować, czyli mieć wiedzę, czy to, co uzyskaliśmy od AI, jest prawdziwe. I to musi zrobić człowiek, w dodatku ten człowiek musi mieć naprawdę obszerną, specjalistyczną wiedzę. Zatem klient będzie potrzebował zaopiekowania, zinterpretowania, zrozumienia, ale przede wszystkim bezpieczeństwa. To bezpieczeństwo związane jest z tym, że klient będzie wiedział co, kiedy, jak i za ile ma zrobić.
Doświadczenia związane z klientami możemy obserwować na przykładzie, jak zmieniła się obsługa klientów w bankach i czy ci klienci są zadowoleni. Są oni zadowoleni często z powodu tego, że mogą szybko załatwić np. sprawy związane z uzyskaniem kredytu. Ale jeśli dochodzi już do reklamacji lub jakichś niespodziewanych zdarzeń, wcześniejszej spłaty kredytu, to okazuje się, że te automatyczne procedury nie są często opracowane i potrzebny jest człowiek, który zrozumie, podpowie, wyjaśni i odbierze pewne emocje od klienta związane z załatwianiem tej sprawy.
Jak fiskus typuje podatników do kontroli? Źródła danych i przebieg analizy na przykładach - czytaj w LEX >
Sztuczna inteligencja nie potrafi jeszcze rozpoznać naszych emocji. Rozpoznaje je ewentualnie tylko na podstawie słów, których używamy, bo jeśli np. będziemy przeklinać, to ona zrozumie, że jesteśmy zdenerwowani. Ale tu występują różne inne emocje, które w czasie bezpośredniej rozmowy klienta z nami się ujawniają. Uważam więc, że biura rachunkowe powinny się przede wszystkim przygotowywać do jeszcze bardziej solidnej obsługi klienta, doskonalić komunikację z klientem i powinny zdawać sobie sprawę z tego, że klienci będą przychodzić z bardzo trudnymi problemami. Nie będą to już takie błahe sprawy, które może pomóc im rozwiązać sztuczna inteligencja, że np. zapytają, jaki jest termin płatności podatku. To już nie będzie stanowić problemu. AI wesprze w takim zakresie naszego klienta.
AI w biurze rachunkowym – praktyczne zastosowania, automatyzacja pracy i bezpieczeństwo - zobacz szkolenie online w LEX >
Zatem pewnie będzie tak, że klient sam będzie próbował rozwiązać część problemów przy pomocy AI, a do biura czy doradcy podatkowego przyjdzie tylko zweryfikować, czy uzyskał prawidłową odpowiedź…
To się już dzieje. Tak już jest. Nie do końca zdajemy sobie sprawę, ilu klientów w ten sposób postępuje. Z własnego doświadczenia zauważam jednoznacznie, że przychodzą klienci z gotowymi rozwiązaniami, ale nie zawsze właściwymi. Wówczas naszym zadaniem jest przekonać klienta, że to nie jest dobre rozwiązanie i dokładnie wyjaśnić, dlaczego tak jest. Tak się zadzieje, zwłaszcza gdy klient nieprecyzyjnie przedstawi pytanie sztucznej inteligencji, bo nie będzie świadomy, że w jego stanie faktycznym istotnych jest jeszcze parę szczegółów, które diametralnie mogą wpłynąć na uzyskaną odpowiedź. Załóżmy, że klient prowadzi zakład blacharski i zapyta jaką wybrać formę opodatkowania, to pewnie sztuczna inteligencja odpowie wskazując jakie są możliwości i np. zasugeruje ryczałt ewidencjonowany. Ale to w bezpośrednim kontakcie zadzieje się tak, że to doradca podatkowy dopyta o kilka istotnych szczegółów, zanim wskaże najkorzystniejszy wybór. Jak do mnie przychodzi jakikolwiek klient z takim pytaniem, to zazwyczaj rozmowa z nim trwa co najmniej godzinę, aby dobrze ustalić stan faktyczny i wszystkie istotne okoliczności, mogące mieć wpływ na wysokość płaconego przez niego podatku w związku z odpowiednio wybraną formą opodatkowania. Różnice mogą być w tym przypadku zasadnicze dla różnych form opodatkowania. Istotne będzie zwłaszcza dla kogo będzie on świadczył te usługi, czy to będą przedsiębiorcy, czy osoby fizyczne, jakie są perspektywy rozwoju tego warsztatu, jak wyglądają dochody małżonki, czy klient posiada dzieci itp. Często jest tak, że klient nie wie, że to są istotne szczegóły, mające wpływ na decyzję o wyborze właściwej formy opodatkowania.
Niektórzy klienci pytają od razu o konkretną formę prowadzenia działalności, np. o spółkę z o.o., bo gdzieś usłyszeli, że to korzystna forma. Ale nie zdają sobie z tego sprawy, ile jest formalności przy założeniu tej spółki, jej prowadzeniu czy też likwidacji. Nie wiedzą, jak rosną koszty księgowości w związku np. z obowiązkiem prowadzenia ksiąg rachunkowych, sporządzania sprawozdań finansowych itp. Tacy klienci mogli gdzieś przeczytać, że zaoszczędzą na ZUS, ale to wcale nie znaczy, że będą mieli taniej, bo dojdą inne koszty. Jak rozmawiam z klientami, to oceniam każdą sytuację indywidualnie, jaka byłaby w danym przypadku oszczędność przejścia z jednoosobowej działalności na taką spółkę. Zdarza się, że dochodzimy do wniosku, że oszczędności wynoszą np. 3 tys. zł rocznie, a koszty o wiele więcej, bo chociażby obsługa pełnej księgowości jest kilkukrotnie droższa niż uproszczonej. Tak więc zawsze będzie potrzebne indywidualne podejście do klienta, ono zawsze będzie cenne, bo AI tego klienta nie zna.
Jak zatem powinno już teraz rozwijać się biuro rachunkowe, w jakim powinno pójść kierunku, czy powinno myśleć o poszerzeniu zakresu usług, skoro jednak część czynności może przejąć AI?
Zasobem biura rachunkowego jest baza jego klientów i ci klienci potrzebują różnej pomocy, często wykraczającej poza zakres świadczonych usług. Ostatnio chociażby potrzebowali oni pomocy z wdrożeniem e-doręczeń, co nie należy do zadań biura. Ale jest to sytuacja, w której biuro mające inteligentnych, wyedukowanych pracowników mogło pomóc klientowi. To jest szansa dla biura, aby klient czuł się zaopiekowany i aby taką usługę mu sprzedać. Nie mówię, że ma ją wyświadczyć za darmo. Jeżeli biuro ma pracownika z wykształceniem prawniczym, to może pomóc w sprawach związanych z KRS itp. To nie są usługi wymagające szczególnych uprawnień tak jak doradztwo podatkowe, gdzie trzeba mieć uprawnienia doradcy podatkowego, adwokata czy radcy prawnego. Składanie aktualizacji do KRS wymaga tylko odpowiedniej wiedzy i może to zrobić każdy, kto się na tym zna i to rozumie.
Czytaj też w LEX: Doradca podatkowy jako pełnomocnik z urzędu >
Drugim zasobem biura rachunkowego, oprócz bazy klientów, są pracownicy. Potrafimy rozpoznać, na co danego pracownika stać, jaką wiedzę on może przyswoić. Przygotowując się do tego magicznego roku 2030, który żeśmy sobie założyli, nadal trzeba mieć na uwadze, że powinniśmy przygotowywać też naszą kadrę. Nasi pracownicy też muszą zrozumieć, że nie ma powrotu do czegoś, co już było i minęło, że zmiany są nieuniknione. Nie można mówić, że kiedyś było lepiej, bo każda zmiana niesie ryzyko, ale też szanse na rozwój i nowe możliwości. Mamy przed sobą przyszłość, do której musimy się przygotować. Dalsza digitalizacja i rozwój AI to na nas wymusza. Przyszłość nie jest do końca znana, bo nikt z nas nie przewidywał np. pandemii, ale musieliśmy się z nią zmierzyć. Zauważyłem, że okres pandemii był dla niektórych okresem wzrostu, a dla innych okresem upadku. Wszystko zależy od nas, jak przygotujemy się do nowej rzeczywistości i jaki będziemy mieli na nią pomysł. Dostrzegam, że wielu ludzi pandemię wykorzystało jako swoją szansę na rozwój. Tak więc, mając wiedzę w jakim kierunku świat się zmienia wykorzystajmy to jako szansę. Mamy przewodników, nauczycieli, którzy wskazują jak pewne narzędzia można wykorzystywać i do czego, nie jest to zatem wiedza tajemna. Trzeba tylko z niej skorzystać.
Pod lupą fiskusa: transakcje, wydatki i dokumentacja, które wymagają szczególnej uwagi - zobacz w LEX >
Wspomniał Pan o usługach doradztwa podatkowego. Padają opinie, że zawód księgowego zmierza bardziej w kierunku doradcy przedsiębiorcy. Jak zatem wytyczyć tę cienką granicę między usługami świadczonymi przez księgowych a doradców podatkowych?
Mam swój pomysł na to. Uważam, że wystandaryzowanie usług księgowych, czyli określenie w bardzo przejrzysty sposób, co oznacza usługa księgowa, rozwiązałoby ten problem. Doprowadziłoby to do tego, że osoby, które świadczą usługi księgowe, prowadzą biura rachunkowe dokładnie wiedziałyby, co mogą robić. Aktualnie to jest tak, że padają stwierdzenia – jak mam prowadzić biura rachunkowe, nie wypełniając deklaracji czy zeznania podatkowego, czy to, że swojemu klientowi powiem, że jest ulga prorodzinna, jest już doradztwem czy nie, bo ja tak naprawdę tylko przekazałam informację, że jest taka ulga itp.? Nie ma w języku polskim takiego rozgraniczenia między przekazaniem informacji a doradztwem. Doradztwo podatkowe jest zdefiniowane w ustawie o doradztwie podatkowym, zawód księgowego nie ma swojej ustawy. Ten standard prowadzenia usług księgowych, o którym mówię, musiałby przewidywać, czy biuro rachunkowe wykonuje zeznania podatkowe. W ustawie o doradztwie podatkowym nie ma wprost zapisane, że przygotowanie zeznań podatkowych jest usługą doradztwa podatkowego, bo gdyby rzeczywiście tak było napisane, to żadne biuro rachunkowe nie odważyłoby się, żeby takie usługi świadczyć, gdyby nie miało w swoim zespole doradcy podatkowego. Ale zastanówmy się, czy wypełnienie zeznania podatkowego jest czynnością doradztwa podatkowego? Jako doradca podatkowy powiem, że nie da się wypełnić zeznania podatkowego bez świadczenia usługi doradztwa podatkowego.
Zobacz w LEX: Doradca podatkowy w erze danych – granice tajemnicy zawodowej i obowiązki wobec fiskusa >
Dlaczego? Można je wypełnić nie doradzając, a wykorzystując dostępne dokumenty, często wygenerowane przecież w biurze rachunkowym? To delikatny temat, ale kontynuujmy…
Dlatego, że trzeba z klientem rozmawiać i mu doradzać, z czego może on skorzystać, czy opodatkować się wspólnie z małżonką/małżonkiem itp. I tu już wchodzimy na obszar doradztwa podatkowego, bo wskazujemy pewien obszar optymalizacji podatkowej, wybór najkorzystniejszego rozwiązania. Jak rozmawiam z księgowym, który prowadzi księgi podatkowe, czy to uproszczone, czy to pełne, to mówi mi – tak, ale ja wypełniam zeznanie tylko danymi, które wynikają z ksiąg, a ewentualnie, jak klient wskazuje, że ma prawo do jakiejś ulgi, to jako księgowy mam mu nie wpisać tylko powiedzieć, że to usługa doradztwa podatkowego? Nie wiem, czy udałoby się obronić w sądzie karnym, że uwzględnienie ulgi podatkowej w zeznaniu podatkowym jest czynnością doradztwa podatkowego. Może porównanie sytuacji, jak by to zeznanie wyglądało bez ulgi, a jak z ulgą mogłoby narazić na zarzut wykonywania usługi doradztwa podatkowego. Granica jest tu rzeczywiście bardzo cienka i delikatna. Zatem potrzebne jest zrozumienie, wyrozumiałość i współpraca, bo dopóki nie zostaną określone standardy, co oznacza usługa księgowa, to mogą się pojawiać problemy z rozgraniczeniem tych usług. Niestety to jest jeszcze daleka droga, bo obecnie nikt nad tym nie pracuje. Apolitycznym organizacjom zrzeszającym księgowych czy doradców podatkowych nie jest łatwo przebić się z propozycją pewnych rozwiązań, celem nadania im ścieżki legislacyjnej.
Resort finansów zapowiada nowe rozwiązania, chociażby rozliczenia VAT dla przedsiębiorców. Czy nie będzie to stanowiło zagrożenia dla biur rachunkowych?
Przygotowanie rozliczeń VAT dla przedsiębiorców to jest długi proces. Pewnie na początku resort zajmie się mniejszymi formami, ryczałtem czy podatkową księgą przychodów i rozchodów. Moim zdaniem, księgi rachunkowe nie będą objęte bezpośrednim rozliczeniem przez ministerstwo ze względu na to, że księgi te wykorzystywane są też do innych procesów, np. do oceny sytuacji finansowej przez banki, które finansują przedsiębiorstwa. Mamy też część sprawozdań poddawanych badaniu przez biegłych rewidentów. Zatem zakładam, że księgi rachunkowe nie znikną jeszcze przez najbliższe lata. Ministerstwo wprowadza coraz to nowe narzędzia, ale nie widzę w tym zagrożenia dla biur rachunkowych. Jeśli biura nawet stracą część zakresu usług, to pojawią się nowe. Trzeba poszukiwać, co jeszcze biuro może zaproponować klientowi. Wiele biur już teraz zajmuje się np. przygotowywaniem wniosków kredytowych, rozliczaniem opłat BDO i wieloma innymi rzeczami, które są związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę.
Zapraszamy na szkolenie online w LEX: Dane klientów pod ochroną - jak budować bezpieczne biuro rachunkowe w czasach cyberzagrożeń i AI? >
Czego życzyłby Pan księgowym i biurom rachunkowym na najbliższe lata?
Życzyłbym im stabilnych przepisów, klientów doceniających ich wiedzę i odpowiedzialność oraz odwagi w korzystaniu z nowych technologii. Niech automatyzacja daje więcej czasu na rozmowę z klientem, rozwój i życie poza pracą. A do tego satysfakcji i wynagrodzenia odpowiadającego wartości ich pracy.
Kalendarz najważniejszych zmian w podatkach w 2026 r. - zobacz w LEX >
