Odpowiedź:
Przepisy podatkowe, dotyczące zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu przez pracownika do celów służbowych (pracodawcy) w jazdach lokalnych przewidują dwie formy zwrotu poniesionych kosztów:
– w formie miesięcznego ryczałtu – obliczanego jako iloczyn stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu i przyznanego pracownikowi miesięcznego limitu kilometrów na jazdy lokalne, ustalonego w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, albo
– na podstawie tzw. „kilometrówki”, tj. w wysokości wynikającej z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu (w takim przypadku pracownik musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu).
Oczywiście, pracodawca i pracownik mogą zawrzeć umowę cywilnoprawną, która nie będzie respektować zasad wynikających z rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z poźn. zm.), ustalając np. zwrot kosztów zakupionej benzyny albo inne kryteria rozliczeń.
Należy jednak pamiętać, że „inne ukształtowanie” zasad zwrotu kosztów użytkowania prywatnego samochodu dla celów służbowych może mieć pewne konsekwencje podatkowe, szczególnie dla pracodawcy oraz w zakresie obciążenia dodatkowego przychodu pracownika kosztami składek ZUS.
Na gruncie przepisów o podatku dochodowym, kwota wypłacona pracownikowi z tytułu użytkowania przez niego samochodu do celów służbowych stanowi co do zasady przychód ze stosunku pracy. W myśl art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.f., wolny od podatku dochodowego jest ryczałt pieniężny lub kwota wynikająca z „kilometrówki” otrzymane przez pracownika z tytułu używania prywatnego samochodu w jazdach lokalnych – jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw, co może dotyczyć m.in. pracowników socjalnych, listonoszy, pracowników służby leśnej. W pozostałych przypadkach ryczałt na samochody lub zwrot kosztów na podstawie "kilometrówki" za jazdy lokalne jest opodatkowany.
W sytuacji przedstawionej w pytaniu cała kwota wypłacona z tytułu zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych będzie stanowiła przychód pracownika podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym.
Jeżeli chodzi o składki ZUS, to zwrot kosztów używania przez pracownika samochodu w jazdach lokalnych nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS – do wysokości miesięcznego ryczałtu albo kwoty wynikającej z "kilometrówki", określonych zgodnie z przepisami ww. rozporządzenia Ministra Infrastruktury, co wynika z § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).
Jeżeli chodzi o pracodawcę, to może on jedynie zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności tę część wydatków ponoszonych na rzecz pracownika z tytułu używania przez niego prywatnego samochodu do jazd lokalnych w celach służbowych, która nie przekracza kwoty miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo kwoty ustalonej na podstawie „kilometrówki” przy zastosowaniu stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu – określonych w przepisach ww. rozporządzenia Ministra Infrastruktury (art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 851 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.p. – oraz art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. b u.p.d.o.f.).
Moim zdaniem, zaksięgowanie faktur za paliwo, wystawionych w opisanej sytuacji na spółkę, nie powinno mieć miejsca, ponieważ są one w pewnym sensie „fikcyjne”. Zakupu paliwa do własnego samochodu dokonał pracownik, natomiast spółka w myśl zawartej umowy jedynie miałaby zwrócić wartość zużytego przez niego paliwa (jest tu też kwestia VAT-u). Być może koszt zakupionej benzyny byłby nawet niższy niż koszt wynikający z udokumentowanego przebiegu pojazdu dla celów pracodawcy oraz stawki zwrotu za jeden kilometr, ale moim zdaniem organy podatkowe mogłyby zakwestionować wynikające z tego koszty uzyskania przychodów.
Jeżeli zwracacie Państwo pracownikowi tzw. kilometrówkę, wyliczoną zgodnie z obowiązującymi przepisami plus koszty zakupionego paliwa, to cała kwota zwrotu będzie przychodem pracownika, od którego należy pobrać zaliczkę na podatek dochodowy, nadwyżkę „ozusować” oraz do podatkowych kosztów pracodawcy nie można zaliczyć tej nadwyżki, ponad prawidłowo wyliczoną kilometrówkę.

Tadeusz Waślicki, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego
Odpowiedzi udzielono  11.03.2016 r.