Mikołajki i Święta Bożego Narodzenia to dla wielu pracodawców okazja, by obdarować swoich pracowników i współpracowników. Muszą jednak pamiętać, że wszystkie prezenty mają skutki podatkowe. To, czy pracownik zapłaci od nich podatek, a spółka rozliczy ich wartość w kosztach, zależy od kilku czynników.
- Skutki podatkowe zależą przede wszystkim od tego, z jakich środków został sfinansowany prezent. Jeśli ze środków obrotowych firmy – pracownik ma przychód ze stosunku pracy, od którego pracodawca potrąca zaliczkę na PIT. Inaczej traktowane są prezenty sfinansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, które są zwolnione z podatku do limitu 1000 zł rocznie. Jednak jeszcze do końca 2023 r. można skorzystać z limitu 2000 zł, który został wprowadzony w związku z pandemią Covid-19. Co ważne, tego rodzaju świadczenia nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne (par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe). Należy tylko pamiętać, że dotyczy on wszystkich świadczeń z ZFŚS. Warto więc wykorzystać podwyższony limit, ponieważ od 2024 r. będzie on znów wynosił 1000 zł rocznie – mówi Grzegorz Grochowina, szef Zespołu Zarządzania Wiedzą w Departamencie Podatkowym w KPMG w Polsce.
Zobacz procedurę: Odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne od świadczeń z ZFŚS >
Czytaj również: Czy organizacja imprezy świątecznej jest kosztem firmy >>
Kiedy pracownik ma przychód
Wyjaśnia, że zgodnie z wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (K 7/13) za przychód pracownika z tytułu „innych nieodpłatnych świadczeń”, o których mowa w art. 12 ust. 1 i art. 11 ust. 1 ustawy PIT mogą być uznane świadczenia, które:
- po pierwsze, zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
- po drugie, zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
- po trzecie, korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).
Czytaj też w LEX: Bartosiewicz Adam, Pojęcie nieodpłatnych świadczeń u pracowników – refleksje po wyroku Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 r. (K 7/13) >
Na tej podstawie dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał w interpretacji z 4 listopada 2023 r. (nr 0112-KDIL2-1.4011.718.2023.1.KF), że pracownicy nie zapłacą podatku od świątecznych upominków oznaczonych logo firmy (np. walizki, torby podróżne, plecaki, bluzy). Nie są one przekazywane w interesie pracowników, ponieważ nie sposób uznać, że gdyby pracownicy nie otrzymali firmowych gadżetów, to wydaliby pieniądze na ich zakup.y
Ale w interpretacji z 4 sierpnia 2021 r. (nr 0114-KDIP3-1.4011.407.2021.2.MG) fiskus stwierdził jednoznacznie, że pracownik ma przychód ze stosunku pracy i zapłaci PIT, jeśli otrzyma od spółki paczkę świąteczną sfinansowaną ze środków obrotowych spółki.
Nie ma podatku od paczek sfinansowanych z ZFŚS
Firmy, które tworzą ZFŚS mogą skorzystać ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem wolna od podatku jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.
Natomiast na podstawie art. 52l pkt. 3 ustawy o PIT, dodanego tzw. ustawą antycovidową, w okresie od 2020 r. do końca 2023 r. limit ten wynosi 2 000 zł.
By skorzystać ze zwolnienia, trzeba spełnić łącznie kilka warunków. Świadczenie musi:
- być przyznane pracownikowi,
- mieć związek z finansowaniem działalności socjalnej określonej w przepisach o ZFŚS,
- mieć charakter świadczenia rzeczowego lub pieniężnego,
- źródłem finansowania muszą być w całości środki z ZFŚS lub funduszy związków zawodowych.
Zobacz procedurę: Zwolnienie od podatku świadczeń otrzymywanych w związku z finansowaniem działalności socjalnej >
- Pewne wątpliwości budzi interpretacja pojęcia "świadczenia rzeczowe", które może skorzystać ze zwolnienia. Zgodnie z przepisami, nie są nimi bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Jednak organy podatkowe potwierdzają w interpretacjach, że np. bilety do kina, teatru czy karnety sportowe nie są zaliczane do tej kategorii, więc korzystają ze zwolnienia z podatku - mówi Agata Malicka, współwłaścicielka biura rachunkowego.
W interpretacji z 31 października (nr 0112-KDIL2-1.4011.665.2023.1.AK) dyrektor KIS zgodził się, że świadczeniami rzeczowymi są.: bilety wstępu do kina, teatru, karnety, czy paczki świąteczne. Karnety (karty), które uznaje się za rodzaj abonamentu, nie uprawniają bowiem posiadacza do ich wymiany na usługę lub towar, lecz umożliwiają mu skorzystanie ze ściśle oznaczonego świadczenia.
- W praktyce najczęstszą formą świątecznych upominków, poza paczkami świątecznymi, są bonusy świąteczne, czyli świadczenia pieniężne sfinansowane z ZFŚS - mówi Grzegorz Grochowina.
Czytaj też w LEX: Świadczenia świąteczne na rzecz pracowników >
Pytanie o koszty uzyskania przychodu
Agata Malicka wskazuje, że pracodawca zaliczy wydatki na prezenty dla pracowników do kosztów uzyskania przychodów. Ich wręczanie ma bowiem charakter motywacyjny, co pośrednio przekłada się na uzyskiwane przychody. Dotyczy to jednak podarunków, które są finansowane ze środków obrotowych przedsiębiorcy. Inaczej jest natomiast w przypadku prezentów sfinansowanych z ZFŚS. Pracodawca zalicza do kosztów podatkowych odpisy na ZFŚS, z którego następnie finansowane są prezenty, więc nie ma prawa do odliczenia wartości prezentów. Gdyby bowiem wydatki na prezenty dla pracowników sfinansowane z ZFŚS mogły zostać odliczone od przychodów przedsiębiorcy, oznaczałoby to de facto podwójne odliczenie tego samego wydatku.
W niektórych okolicznościach prezenty dla pracowników są uznawane za darowiznę, np. gdy firma wręcza im nagrody okolicznościowe czy jubileuszowe. Dotyczy to sytuacji, w których otrzymywanie prezentu nie wynika z umowy o pracę, regulaminu pracy lub innych aktów wewnętrznych, czyli ma być ma być formą gratulacji, a nie elementem wynagrodzenia.
Czytaj też w LEX: Świadczenia świąteczne z ZFŚS – oskładkowanie i opodatkowanie >
Dyrektor KIS wyjaśnił w interpretacji z 13 października 2023 r. (nr 0111-KDIB2-2.4015.99.2023.5.MM), że zgodnie z orzeczeniem Trybunału Konstytucyjnego należy odróżnić świadczenia na rzecz pracownika będące wynagrodzeniem za pracę (opodatkowane PIT) od świadczenia na w celu jego uhonorowania, pogratulowania - niemającego związku z wykonywanymi obowiązkami (podlegającego opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn). Dla pracownika są one zwolnione z podatku od spadków i darowizn do limitu 5 733 zł (III grupa podatkowa). - Należy pamiętać, że dla pracodawcy wartość darowizn nie stanowi kosztów uzyskania przychodu - mówi Agata Malicka.
Prezenty dla współpracowników na innych zasadach
- Należy pamiętać, że podobnie jak w przypadku imprez integracyjnych, organy podatkowe traktują w nierówny sposób prezenty na rzecz osób zatrudnionych na umowę o pracę oraz osób prowadzących indywidualną działalność gospodarczą, współpracujących ze spółką na podstawie kontraktów B2B. Fiskus nie zgadza się co do zasady, by wydatki na upominki dla współpracowników stanowiły dla spółki koszt uzyskania przychodu. Nie można też zastosować zwolnienia dla świadczeń z ZFŚS, ponieważ z funduszu finansowane są tylko świadczenia dla pracowników - mówi Grzegorz Grochowina.
Czytaj też w LEX: Świadczenia dla dzieci pracowników na przykładach >
Co więcej, wartość upominku jest co do zasady przychodem kontrahenta, od którego powinien on sam zapłacić podatek. Firma wręczająca upominek nie pełni tu funkcji płatnika. Obdarowany kontrahent może jednak zastosować zwolnienie z podatku przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 68a, jeśli spełni odpowiednie warunki. Zgodnie z tym przepisem wolna od podatku jest wartość nieodpłatnych świadczeń, o których mowa w art. 20 ust. 1, otrzymanych od świadczeniodawcy w związku z jego promocją lub reklamą - jeżeli jednorazowa wartość tych świadczeń nie przekracza kwoty 200 zł. Zwolnienie nie ma zastosowania, jeżeli świadczenie jest dokonywane na rzecz pracownika świadczeniodawcy lub osoby pozostającej ze świadczeniodawcą w stosunku cywilnoprawnym.
Czytaj też w LEX: Świąteczne wydatki spółek a koszty uzyskania przychodu >
Czytaj również: Fiskus nierówno traktuje gości zaproszonych na imprezę >>
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
