Faktury z zagranicznym VAT - czy trzeba wystawiać je w KSeF?
Polska spółka świadcząca usługi na rzecz przedsiębiorcy z Islandii powinna wystawiać faktury w KSeF, nawet jeżeli usługi podlegają opodatkowaniu wyłącznie na Islandii, a faktury zawierają tamtejszy podatek VAT. Sama rejestracja do VAT w państwie trzecim nie wyłącza obowiązku stosowania KSeF - radzi Rafał Styczyński, doradca podatkowy.
Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą w Polsce i jestem czynnym podatnikiem VAT. Świadczę usługi serwisowania i modernizacji mobilnych agregatów prądotwórczych na rzecz przedsiębiorstwa z Islandii. Prace wykonuję na terenie zakładu kontrahenta i nie są one związane z nieruchomościami. Nie posiadam na Islandii stałego miejsca prowadzenia działalności, jednak jestem tam zarejestrowany do VAT. Wystawiam faktury z islandzkim podatkiem VAT według stawki 24proc., który rozliczam w tym państwie. Moja miesięczna sprzedaż przekracza 10 000 zł brutto. Faktury wystawiam samodzielnie, nie korzystając z procedur szczególnych ani samofakturowania. Czy faktury dokumentujące usługi świadczone na rzecz islandzkiego kontrahenta, zawierające zagraniczny podatek VAT, muszę wystawiać w KSeF?
Tak. Moim zdaniem faktury dokumentujące opisane usługi należy wystawiać w KSeF, mimo że miejscem ich opodatkowania jest Islandia, a należny podatek VAT rozliczany jest zgodnie z przepisami tego państwa.
Siedziba kontrahenta na Islandii, a faktury zgodnie z polskimi przepisami
Zgodnie z art. 28b ust. 1 ustawy o VAT miejscem świadczenia usług na rzecz podatnika jest zasadniczo miejsce, w którym usługobiorca posiada siedzibę działalności gospodarczej. Ponieważ kontrahent ma siedzibę na Islandii, a świadczone usługi nie są związane z konkretną nieruchomością, miejscem ich opodatkowania jest Islandia.
Oznacza to, że czynności te nie podlegają opodatkowaniu polskim VAT. Nie przesądza to jednak o braku obowiązku wystawiania faktur zgodnie z polskimi przepisami.
Kluczowe znaczenie ma art. 106a pkt 2 lit. b ustawy o VAT. Przepis ten przewiduje stosowanie polskich regulacji dotyczących fakturowania również do dostaw towarów i świadczenia usług dokonywanych przez podatnika posiadającego siedzibę działalności gospodarczej w Polsce, jeżeli miejscem świadczenia tych czynności jest terytorium państwa trzeciego.
W konsekwencji polska spółka świadcząca usługi na rzecz islandzkiego przedsiębiorcy jest zobowiązana do ich udokumentowania fakturą na podstawie art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT.
Z kolei art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT ustanawia zasadę, zgodnie z którą podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Przewidziane w art. 106ga ust. 2 wyłączenia nie obejmują samej okoliczności, że transakcja podlega opodatkowaniu w państwie trzecim i jest dokumentowana z zastosowaniem zagranicznego podatku.
Nie ma zatem podstaw do uznania, że rejestracja do VAT w innym państwie oraz obowiązek rozliczenia tam podatku należnego automatycznie zwalniają polskiego przedsiębiorcę z obowiązku stosowania KSeF.
Stanowisko to potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17 września 2026 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.722.2026.3.AJB.
Rozstrzygnięcie dotyczyło polskiej spółki świadczącej na Islandii usługi przemysłowe, dokumentowane fakturami zawierającymi islandzki VAT według stawki 24proc..
Podatnik argumentował, że skoro wystawia faktury na podstawie zagranicznych przepisów podatkowych, dokumenty te nie powinny podlegać obowiązkowi przesyłania do KSeF. Podnosił również, że struktura faktury ustrukturyzowanej nie przewiduje zagranicznej stawki VAT w wysokości 24proc..
Dyrektor KIS nie podzielił tego stanowiska.
Organ wskazał, że skoro spółka posiada siedzibę w Polsce, a świadczone usługi podlegają polskim regulacjom dotyczącym fakturowania na podstawie art. 106a pkt 2 lit. b ustawy o VAT, wystawiane dokumenty muszą mieć postać faktur ustrukturyzowanych.
W piśmie tym możemy przeczytać:
„(…) skoro są Państwo zobowiązani do wystawiania faktur według prawa krajowego w celu udokumentowania świadczonych ww. usług na rzecz kontrahenta, stosownie do art. 106b ust. 1 pkt 1 w zw. z art. 106a pkt 1, art. 106a pkt 2 lit. b ustawy, to tym samym są Państwo zobowiązani również wystawić faktury ustrukturyzowane. Podkreślenia bowiem wymaga, że do ww. usług nie znajdą zastosowania wyłączenia ustawowe, o których mowa w art. 106ga ust. 2 ustawy. Ponadto, zgodnie z dyspozycją art. 106gb ust. 4 ustawy, gdy miejscem świadczenia jest terytorium państwa trzeciego a nabywcą jest podmiot zagraniczny, Spółka zobowiązana jest przekazać/udostępnić nabywcy fakturę ustrukturyzowaną w sposób z nim uzgodniony. Podsumowując, są Państwo zobowiązani do wystawiania i przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) faktur dokumentujących świadczone na rzecz kontrahenta na terytorium Islandii usługi spawalnicze, monterskie oraz murarskie (…)”.
Na szczególną uwagę zasługuje okoliczność, że obowiązek wystawiania faktur w KSeF występuje również wtedy, gdy dokument zawiera zagraniczną stawkę VAT, której nie przewiduje standardowa struktura faktury ustrukturyzowanej. W rozpatrywanej sprawie podatnik wskazywał, że struktura logiczna faktury nie umożliwia wykazania islandzkiej stawki VAT w wysokości 24 proc., co jego zdaniem wyklucza możliwość wystawienia takiego dokumentu w KSeF. Dyrektor KIS nie podzielił jednak tej argumentacji, uznając, że wskazane ograniczenia techniczne nie stanowią podstawy do odstąpienia od obowiązku stosowania systemu.
Oznacza to, że przedsiębiorca nie może samodzielnie zrezygnować z wystawiania faktur ustrukturyzowanych wyłącznie dlatego, że dokumentowane transakcje podlegają zagranicznym regulacjom podatkowym. Należy jednak zaznaczyć, że przedmiotowa interpretacja nie rozstrzyga szczegółowego sposobu technicznego wykazywania islandzkiego podatku w strukturze faktury. Organ odniósł się bowiem do samego obowiązku wystawiania i przesyłania faktur do KSeF, a nie do sposobu wypełniania poszczególnych pól dokumentu.
Fakturę w KSeF trzeba udostępnić kontrahentowi
Istotna jest również kwestia przekazania faktury zagranicznemu kontrahentowi. Stosownie do art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT, jeżeli miejscem świadczenia jest terytorium państwa trzeciego lub nabywcą jest podmiot zagraniczny, faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
W praktyce przedsiębiorca powinien zatem nie tylko wystawić fakturę w KSeF, lecz również zapewnić jej przekazanie islandzkiemu kontrahentowi. Może to nastąpić przykładowo poprzez przesłanie wizualizacji faktury w formacie PDF. Dokument udostępniany poza KSeF powinien zostać oznaczony odpowiednim kodem weryfikującym umożliwiającym dostęp do faktury w systemie oraz sprawdzenie zawartych w niej danych.
Jednocześnie należy pamiętać, że wystawienie faktury w KSeF nie przesądza o spełnieniu wszystkich obowiązków dokumentacyjnych wynikających z przepisów obowiązujących w Islandii. Polski przedsiębiorca zarejestrowany do tamtejszego VAT powinien zatem odrębnie zweryfikować, czy dokument udostępniony kontrahentowi odpowiada wymaganiom islandzkiego prawa podatkowego.
W konsekwencji obowiązki wynikające z polskich przepisów dotyczących KSeF oraz zagranicznych regulacji podatkowych należy rozpatrywać odrębnie. Przedsiębiorca powinien zapewnić prawidłowe wystawienie faktury w polskim systemie, a jednocześnie dopełnić obowiązków związanych z rozliczeniem podatku należnego w państwie, w którym świadczona usługa podlega opodatkowaniu.
Podsumowując, polska spółka świadcząca usługi na rzecz przedsiębiorcy z Islandii powinna wystawiać faktury w KSeF, nawet jeżeli usługi podlegają opodatkowaniu wyłącznie na Islandii, a faktury zawierają tamtejszy podatek VAT. Sama rejestracja do VAT w państwie trzecim nie wyłącza obowiązku stosowania KSeF.
Autor: Rafał Styczyński, doradca podatkowy
