Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Doradcy Podatkowego

Czy jeśli w polityce rachunkowości podmiotu X określimy, że akceptacja merytoryczna dokumentu to dostarczenie tego dokumentu do biura rachunkowego, to spełnimy wymogi akceptacji merytorycznej?

De facto od 1 stycznia 2013 r. nie ma obowiązku opisywania i podpisywania się na dokumencie, a jego akceptacji można dokonać, jeśli stosuje się odpowiedni rodzaj procedury/procesu.

Czy opisany powyżej proces klienta może być uznany za prawidłowy?

Zwróciliśmy jako biuro rachunkowe klientowi uwagę na to, by podpisywał nam dokumenty, ale powiedział nam, że "skoro je do nas przyniósł, to znaczy, że je akceptuje i zatwierdza w koszty". Trudno się z tym nie zgodzić w świetle powyższego.

Czy jeśli klient tak zmodyfikuje politykę rachunkowości możemy przyjąć, że doszło do akceptacji merytorycznej kierownika jednostki?

Odpowiedź:

W opisanej sytuacji podjęte działania można uznać, pod pewnymi warunkami, za wystarczające.

Uzasadnienie:

Jak stanowi art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r.  poz. 330 z późn. zm.) – dalej u.o.r. – dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) i podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. W art. 21 ust. 1a u.o.r. zastrzeżono jednak, że można zaniechać podawania na dowodzie powyższych danych, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych. Chodzi tutaj o listę danego rodzaju dokumentów określającą ich numery i sposoby dekretacji w danym okresie – po wydrukowaniu takiego zestawienia będzie można sprawdzić, w jaki sposób zadekretowano dany dokument poprzez odszukanie go na liście dekretacyjnej (przy czym musi istnieć numer identyfikacyjny nadany danemu dokumentowi, widoczny także na liście dekretacyjnej). Czynności te są wykonywane przez osoby prowadzące księgowość i to one kwalifikują dowód do ujęcia w danym okresie i określają lub przypisują z wzorca sposób dekretacji. W systemie informatycznym powinna być możliwość stwierdzenia, kto dany dokument zadekretował.

To, o czym napisałem powyżej, odbywa się już po dostarczeniu dokumentów do biura księgowego. Przepisy u.o.r. nie określają natomiast, w jaki sposób powinna następować kontrola formalna, pozostawiając to w gestii kierownika jednostki. Osobiście uważam, że dostarczenie do biura księgowego danego dokumentu oznacza, że dotyczy on jednostki i ma zostać zaksięgowany (przy czym oczywiście pracownik biura powinien zachować tu ostrożność i mimo wszystko sprawdzić, czy księgowany jest dokument dotyczący jednostki – ważne zwłaszcza u klientów, którzy mają kilka podmiotów i nieraz dokument trafi „nie do tej teczki co trzeba”). Opis tej procedury widziałbym jednak nie tyle w polityce rachunkowości, co w umowie o obsługę księgową pomiędzy jednostką a biurem (sam stosuję sformułowanie, że dostarczenie dokumentu do biura księgowego oznacza polecenie jego zaksięgowania zgodnie z treścią ekonomiczną i polityką rachunkowości).

Taką maksymalnie uproszczoną procedurę można jednak stosować w jednostkach małych, o niskiej złożoności wewnętrznych struktur organizacyjnych.

Piotr Żak, autor współpracuje z publikacją Vademecum Doradcy Podatkowego

Odpowiedzi udzielono 29.12.2015 r.