Odpowiedź:

Rozliczenie w złotówkach dokonane na prośbę pracownika jest w pełni dopuszczalne, w szczególności, gdy jest ono dokonywane na prośbę pracownika. Nie stoi temu na przeszkodzie wypłacenie zaliczki w walucie obcej.

Uzasadnienie:

Zgodnie z art. 775 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Pracodawcy sektora publicznego muszą przy tym stosować przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) – dalej r.p.s. – a pracodawcy pozostali mogą opracować własne zasady i zapisać je w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę. Jeżeli nie stworzą własnych regulacji – stosują przepisy r.p.s.

W efekcie pierwszeństwo należy dać zasadom wewnętrznym. W przypadku ich braku trzeba stosować przepisy r.p.s. Tymczasem zgodnie z § 20 r.p.s. pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

W efekcie podkreślenia wymaga, że nawet stosując przepisy r.p.s. dopuszczalne jest rozliczenie podróży w walucie polskiej. Jeżeli zaś mamy do czynienia z podmiotem prywatnym – ma on praktycznie całkowicie wolną rękę i może nawet wprowadzić jako zasadę rozliczanie podróży w walucie polskiej. Fakt, że zaliczka jest udzielana w walucie obcej nie oznacza konieczności dokonania rozliczenia w tej samej walucie.

Paweł Ziółkowski, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego

Odpowiedzi udzielono 17 października 2014 r.