Odpowiedź:
Odpowiedź zależy od tego jakie obowiązki przyjęło na siebie biuro rachunkowe w umowie z klientem. Zwykle jest tak, że biuro rachunkowe odpowiada przede wszystkim za prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz wszelkie kwestie podatkowe. Faktura sprzedaży wywołuje konsekwencje zarówno na gruncie prawa bilansowego, jak i prawa podatkowego. Właśnie w tym zakresie biuro rachunkowe powinno dokonać dekretacji faktury. W dekretacji tej powinno wskazać:
1) datę zaliczenia transakcji, którą faktura dokumentuje, do przychodów bilansowych,
2) datę zaliczenia transakcji, którą faktura dokumentuje, do przychodów podatkowych,
3) datę rozliczenia podatku należnego zawartego w cenie sprzedaży,
4) konta księgowe wykorzystywane w ewidencji.
Potwierdzeniem sporządzenia dekretacji jest podpis. Jeżeli z umowy wynika obowiązek pieczętowania, to powinniście Państwo opieczętować fakturę. Oprócz momentu rozpoznania przychodu i podatku należnego istotna jest także wartości faktury. Zwykle jest tak, że to klient podaje wartość faktury (gdy faktury sprzedaży wystawia biuro). Warto jednak zwrócić uwagę aby taki zapis pojawił się w umowie. Wówczas ograniczacie Państwo odpowiedzialność w tym zakresie.
Uzasadnienie:
Stosownie do art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) dowód księgowy powinien zawierać m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, podpisy osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Maciej Soprych, autor współpracuje z publikacją Vademecum Doradcy Podatkowego
Odpowiedzi udzielono 23 marca 2015 r.