Pytanie

Księgi rachunkowe spółki na zlecenie prowadzi biuro rachunkowe. W związku z obowiązkiem przekazania na wezwanie danych w formacie JPK, jak i z mocy prawa, zamierzamy dokonać aneksowania zawartej umowy z biurem.

Jaka powinna być konstrukcja takiego aneksu, aby prowadzenie ksiąg rachunkowych wraz z obowiązkiem wynikającym z JPK spełniały wymogi przekazywania danych w formule JPK?

Jaka odpowiedzialność spoczywa z tytułu prowadzenia ksiąg rachunkowych i obowiązków wynikających z JPK na zleceniobiorcy?

Czy biuro rachunkowe będzie podlegało karze porządkowej oraz karze grzywny, wynikających z prawa podatkowego i karnoskarbowego za uchybienia obowiązkowi nieprzekazania na wezwanie danych w formacie JPK i z mocy prawa?

Jaka odpowiedzialność spoczywa z tytułu prowadzenia ksiąg rachunkowych i obowiązków wynikających z JPK na zarządzie spółki i czy zarząd może być ukarany za uchybienia obowiązkowi nie przekazania np. ksiąg rachunkowych) na wezwanie danych w formacie JPK i z mocy prawa ewidencji VAT w formacie JPK?

Odpowiedź

  1. W takim aneksie należałoby wskazać, że prowadzący księgi (zleceniobiorca) zobowiązuje się do tego, że księgi będą prowadzone elektronicznie w sposób zapewniający przekazanie na żądanie uprawnionego organu całości lub części ksiąg w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej określonej w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów.
  2. Biuro rachunkowe będzie podlegało karze porządkowej za nie przekazanie na wezwanie danych w formacie JPK. Tak, biuro rachunkowe może podlegać za powyższe również karom na podstawie przepisów prawa karnego skarbowego.
  3. Tak, członkowie zarządu mogą również odpowiadać za uchybienia związane z obowiązkami wprowadzenia JPK.

Uzasadnienie

Ad. 1) Przepis art. 193a ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa - dalej o.p., stanowi, że w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa poniżej, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą. Struktura logiczna postaci elektronicznej ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych, z uwzględnieniem możliwości wytworzenia jej z programów informatycznych używanych powszechnie przez przedsiębiorców oraz automatycznej analizy danych, jest dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Nie do końca wiem, o czym Państwo myślicie, pytając o aneks do umowy. Wydaje się, że w takim aneksie należałoby wskazać, że prowadzący księgi (zleceniobiorca) zobowiązuje się do tego, że księgi będą prowadzone elektronicznie w sposób zapewniający przekazanie na żądanie uprawnionego organu całości lub części ksiąg w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej określonej w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów.

Ad. 2) Jak wynika z art. 262 § 3 pkt 3 o.p. karę porządkową można nałożyć na osoby, którym podatnik zlecił prowadzenie lub przechowanie ksiąg podatkowych lub dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach (biura rachunkowe), jeżeli osoby te bezzasadnie odmówią okazania lub nie przedstawią w wyznaczonym terminie ksiąg rachunkowych lub dokumentów będących podstawą zapisów w tych księgach.

Przepis powyższy nie odnosi się wprost do JPK. Jeśli jednak podatnik ma obowiązek prowadzenia ksiąg w sposób umożliwiający przekazanie tych ksiąg w formacie JPK, to wówczas niespełnienie takiego żądania organu jest nieprzedstawieniem w wyznaczonym terminie ksiąg podatkowych. To zaś podlega karze porządkowej.

Co do kary grzywny – tak, może być ona również nałożona. Wydaje się bowiem, że mamy tutaj do czynienia z potencjalnie dwoma czynami zabronionymi.

Po pierwsze – nieprowadzenie ksiąg w sposób pozwalający na wygenerowanie JPK jest prowadzeniem ksiąg niezgodnie z przepisami prawa. Stanowi to o wadliwym prowadzeniu ksiąg. Wadliwe prowadzenie ksiąg stanowi zaś wykroczenie skarbowe – zob. art. 61 § 3 ustawy z 10 września 1999 r. - Kodeks karny skarbowy - dalej k.k.s.

Po drugie – jeśli żądanie przedstawienia ksiąg w formacie JPK zostało zgłoszone w toku kontroli podatkowej, to wówczas nieprzedstawienie tych ksiąg w terminie we właściwym formacie może być potraktowane jako utrudnianie wykonywania kontroli. To zaś stanowi czyn zabroniony opisany w art. 83 k.k.s.

Ad. 3) Co do odpowiedzialności zarządu – osoba będąca kierownikiem jednostki w rozumieniu ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości. – dalej u.o.r. ponosi generalną odpowiedzialność za uchybienia przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych.

Zgodnie z art. 77 pkt 1 u.o.r. kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych, podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.

Mamy tu do czynienia z ewentualnym prowadzeniem ksiąg wbrew przepisom ustawy (tzn. bez spełnienia wymogów związanych z JPK).

Nie jest wykluczona również odpowiedzialność karna skarbowa; związana jak już wskazywano przede wszystkim z wadliwym prowadzeniem ksiąg.

Proszę mieć przy tym na uwadze, że ustalenie zakresu podmiotowego odpowiedzialności wymaga przede wszystkim dokładnego określenia zakresu obowiązków spoczywających na poszczególnych członkach zarządu oraz ewentualnie na innych osobach (głównej księgowej, osobach pracujących w pionie F-K).