Jak prawidłowo przeprowadzić zwolnienia grupowe?

Jak prawidłowo przeprowadzić zwolnienie grupowe? Jakie warunki muszą zostać spełnione, by zastosowanie miały przepisy tej ustawy? Kogo, kiedy i w jakiej formie należy zawiadomić o zamiarze przeprowadzenia zwolnień? Poniżej przedstawiamy najważniejsze zasady wynikające z ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, zwanej ustawą o zwolnieniach grupowych.

Czytaj również: Zwolnienia grupowe i restrukturyzacje - firmy przenoszą się tam, gdzie praca jest tańsza >>

Kiedy mamy do czynienia ze zwolnieniami grupowymi

Najważniejszą kwestią, od której należy rozpocząć rozważania na temat zwolnień grupowych, jest określenie, do jakich pracodawców znajduje zastosowanie ustawa o zwolnieniach grupowych. Przepisy tej ustawy stosuje się do pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników, niezależnie od wielkości etatu.

Zatrudnienie może opierać się zarówno na umowie na czas nieokreślony, jak i określony. Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 14 lutego 2012 r. (sygn. akt II PK 137/11), brak jest podstaw do wyłączenia umów terminowych spod regulacji ustawy, ponieważ naruszałoby to nie tylko jej przepisy, ale również postanowienia dyrektywy Rady 98/59/WE.

Ponadto, koniecznie jest, aby wypowiedzenie umowy lub rozwiązanie umowy na mocy porozumienia stron (ale z inicjatywy pracodawcy) nastąpiło z przyczyn niedotyczących pracowników, obejmowało określoną w ustawie liczbę osób oraz odbywało się w okresie 30 dni. Okres rozpoczyna się w dowolnym miesiącu od daty pierwszego wypowiedzenia bądź rozwiązania umowy o pracę na mocy porozumienia stron.

Ustawa przewiduje trzy progi dla liczby zwalnianych osób:

10 pracowników, jeśli pracodawca zatrudnia mniej niż 100 pracowników,
10 proc. zatrudnionych, jeśli pracodawca zatrudnia co najmniej 100, ale mniej niż 300 pracowników,
30 pracowników, jeśli pracodawca zatrudnia co najmniej 300 osób.

Do wskazanych limitów wliczają się także pracownicy, z którymi rozwiązano umowę za porozumieniem stron z inicjatywy pracodawcy - pod warunkiem, że dotyczy to co najmniej 5 osób.

Czytaj też w LEX: Jak liczyć terminy i stan zatrudnienia na gruncie ustawy o zwolnieniach grupowych? >

Warto podkreślić, że aby porozumienie było uwzględnione w ramach zwolnień grupowych, inicjatywa jego zawarcia musi pochodzić od pracodawcy – na przykład w ramach programów dobrowolnych odejść (tzw. PDO).

Przykład: Pracodawca zatrudnia 120 pracowników (90 na pełny etat i 30 na pół etatu). W ramach restrukturyzacji planuje rozwiązać umowy o pracę z 15 osobami – 10 poprzez wypowiedzenie oraz 5 na mocy porozumienia stron, przy czym inicjatywa rozwiązania stosunku pracy pochodzi od pracodawcy. Zwolnienia mają zostać przeprowadzone w okresie 30 dni, począwszy od 5 lipca.

W tej sytuacji spełnione są przesłanki zwolnień grupowych w rozumieniu art. 1 ustawy:

pracodawca zatrudnia od 100 do 300 pracowników – próg wynosi więc 10 proc. zatrudnionych, czyli 12 osób,
planowane zwolnienia obejmują łącznie 15 pracowników,
co najmniej 5 osób ma rozwiązać umowę za porozumieniem stron z inicjatywy pracodawcy,
wszystkie zwolnienia mają miejsce w ciągu 30 dni.

W kontekście ustawy o zwolnieniach grupowych warto zasygnalizować również zagadnienie wypowiedzeń zmieniających, o których mowa w art. 42 kodeksu pracy. Było ono przedmiotem rozważań Trybunału Sprawiedliwości, który w wyroku z dnia 21 września 2017 r. (w sprawie C-429/16) wskazał, że odmowa przyjęcia przez pracownika nowych warunków wynagrodzenia, pogarszających jego sytuację - zwłaszcza finansową - może zostać potraktowana jako zwolnienie w rozumieniu przepisów ustawy o zwolnieniach grupowych.

W praktyce oznacza to, że wręczenie wypowiedzeń zmieniających również może uruchamiać obowiązki wynikające z tej ustawy – w tym konieczność przeprowadzenia konsultacji i poinformowania konkretnych organów.

Zobacz też procedurę w LEX: Wypowiedzenie zmieniające w trybie ustawy o zwolnieniach grupowych >

Nowość

-70%

Nowość

Kodeks pracy. Komentarz. Tom I i II

Krzysztof Wojciech Baran

Sprawdź

Cena promocyjna: 119.7 zł

Cena regularna: 399 zł

Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 119.7 zł

Nie tylko grupowe – ustawa działa też przy pojedynczych zwolnieniach

Co istotne, przepisy ustawy mogą znaleźć zastosowanie także do zwolnień obejmujących mniejszą liczbę pracowników niż progi wskazane wyżej.

Art. 10 ustawy o zwolnieniach grupowych przewiduje tryb zwolnień indywidualnych, który może mieć zastosowanie, gdy:

pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników,
a rozwiązanie stosunku pracy następuje z przyczyn niedotyczących pracownika - stanowiących wyłączną podstawę wypowiedzenia umowy lub jej rozwiązania na mocy porozumienia stron.

Przykład: Firma zatrudnia 25 osób. W związku ze zmniejszeniem zamówień, pracodawca wypowiada umowy 2 pracownikom – wypowiedzenia są z powodów niezależnych od tych osób. Zwolnienia rozłożone są na 3 tygodnie.

Ponieważ liczba zwolnionych jest mniejsza niż 10 proc. załogi, nie trzeba stosować procedury grupowej – nie ma obowiązku uzgadniania niczego ze związkami czy informowania urzędu pracy. Ale pracownicy nadal mają prawo do odprawy, bo powodem rozwiązania umowy są przyczyny leżące po stronie pracodawcy.

Czytaj też w LEX: Zwolnienie indywidualne w ustawie o zwolnieniach grupowych >

Przyczyny niedotyczące pracowników

Czym właściwie są przyczyny niedotyczące pracowników, które decydują o zastosowaniu ustawy o zwolnieniach grupowych? Choć nie sposób wskazać ich zamkniętego katalogu, przyjmuje się, że chodzi przede wszystkim o okoliczności dotyczące pracodawcy – bezpośrednio lub pośrednio – mające charakter: ekonomiczno-finansowy (np. spadek przychodów, utrata kontraktów), organizacyjno-strukturalny (np. likwidacja działu, zmiana struktury zarządzania), technologiczno-ekologiczny (np. automatyzacja, zmiana profilu działalności).

Za przyczyny niedotyczące pracowników mogą być uznane również te, które dotyczą zakładu pracy jako całości albo są obiektywnymi czynnikami zewnętrznymi, niezależnymi od obu stron stosunku pracy – jak np. działanie siły wyższej.

Jednocześnie należy stanowczo podkreślić, że przyczyną zwolnienia nie mogą być okoliczności leżące po stronie pracownika, jego zachowanie, sposób wykonywania obowiązków czy niewystarczające wyniki. Tego typu sytuacje nie spełniają kryteriów ustawy i powinny być rozpatrywane indywidualnie w trybie ogólnym.

Czytaj też w LEX: Zwolnienia indywidualne - poradnik krok po kroku >

Co więcej, pracodawca decydujący się na przeprowadzenie zwolnień grupowych musi jasno określić kryteria doboru pracowników do zwolnienia. Kryteria te powinny być zobiektywizowane, możliwe do skontrolowania i zgodne z zasadami równego traktowania.

Sprawdź również książkę: Kodeks pracy. Komentarz. Tom I i II >>

Obowiązki konsultacyjne i informacyjne pracodawcy w ramach procedury zwolnień grupowych

Przeprowadzenie zwolnienia grupowego wymaga dochowania przez pracodawcę szeregu obowiązków, aby nie narazić się na zarzut naruszenia przepisów ustawy.

Obowiązkowa konsultacja z zakładową organizacją związkową i porozumienie

W pierwszej kolejności pracodawca ma obowiązek skonsultować zamiar przeprowadzenia zwolnienia grupowego z zakładową organizacją związkową (dalej: z.o.z.). Jeżeli u danego pracodawcy nie działa z.o.z., konsultacje przeprowadza się z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Konsultacje te powinny dotyczyć m.in. możliwości ograniczenia skali zwolnień oraz rozwiązań w zakresie przekwalifikowania lub dalszego zatrudnienia pracowników.

W celu wszczęcia konsultacji, pracodawca przekazuje stronie społecznej pisemne informacje obejmujące m.in. przyczyny planowanego zwolnienia (przy czym przyczyny te muszę być podane na tyle konkretnie i kompleksowo, aby umożliwić z.o.z. weryfikację istnienia tych przyczyn oraz ocenić ich zasadność i prawdziwość, a także zaproponowanie działać w celu ograniczenia skali zwolnień lub ich zapobieżenia), liczbę i grupy zawodowe pracowników objętych zamiarem zwolnienia, okres planowanych działań, a także propozycje dotyczące spraw pracowniczych, w tym ewentualnych świadczeń dodatkowych.

Informacje te powinny być przekazane w terminie umożliwiającym stronie społecznej zgłoszenie propozycji w ramach konsultacji.

Efektem konsultacji powinno być zawarcie porozumienia, w którym określone zostaną m.in. zasady postępowania w sprawach pracowniczych oraz ewentualne świadczenia dodatkowe. Jeżeli nie jest możliwe zawarcie porozumienia lub u pracodawcy nie działa organizacja związkowa, zasady te określa się w regulaminie zwolnień grupowych.

Czytaj też w LEX: Konsultacja indywidualnych wypowiedzeń >

Obowiązek poinformowania powiatowego urzędu pracy

Równolegle z konsultacjami z.o.z., pracodawca zobowiązany jest przekazać analogiczne informacje do właściwego powiatowego urzędu pracy – z wyłączeniem danych dotyczących sposobu ustalania wysokości świadczeń pieniężnych.

Po zawarciu porozumienia lub ustaleniu regulaminu, pracodawca przekazuje urzędowi pracy m.in. informację o liczbie zatrudnionych i zwalnianych pracowników, przyczynach zwolnień oraz przewidywanym terminie ich dokonania.

Pracodawca musi przedłożyć także z.o.z. kopię zawiadomienia przesłanego do powiatowego urzędu pracy, które uprawione są do przedłożenia mu swojej opinii w sprawie grupowego zwolnienia.

Czytaj również: Zwolnienia monitorowane – doprecyzowane obowiązki pracodawców w nowych przepisach >>

Zwolnienia grupowe a status pracowników chronionych

Ustawa o zwolnieniach grupowych odrębnie niż przepisy kodeksu pracy reguluje kwestie pracowników podlegających szczególnej ochronie. Uchyla on bowiem regulacje przewidziane w art. 38 i 41 kodeksu pracy.

Zgodnie z ustawą:

nie stosuje się obowiązku konsultacji zamiaru wypowiedzenia indywidualnej umowy z organizacją związkową (art. 38 k.p.), jeżeli doszło do zawarcia porozumienia w ramach procedury grupowej;
możliwe jest wypowiedzenie umowy o pracę pracownikowi korzystającemu z urlopu lub nieobecnemu w pracy z innych usprawiedliwionych przyczyn, o ile urlop ten trwa co najmniej 3 miesiące (wyłączenie art. 41 k.p.).

Nie oznacza to jednak całkowitej utraty ochrony – każdorazowo wymagana jest szczegółowa analiza indywidualnej sytuacji pracownika oraz spełnienie wszystkich przesłanek formalnych określonych w ustawie.

Warto też zaznaczyć, że w przypadku wypowiedzeń zmieniających nie obowiązuje trzymiesięczny próg nieobecności, wymagany przy wypowiadaniu umowy o pracę – co może mieć praktyczne znaczenie przy planowaniu reorganizacji.

Ograniczenia czasowe przy rozwiązywaniu umów o pracę

Ustawa precyzuje także, kiedy pracodawca może wręczyć wypowiedzenie pracownikowi zwalnianemu w ramach zwolnienia grupowego. Nie może to nastąpić wcześniej niż po poinformowaniu właściwego powiatowego urzędu pracy lub po zawarciu porozumienia z z.o.z. lub wydania regulaminu. Dodatkowo rozwiązanie stosunku pracy nie może nastąpić wcześniej niż po upływie 30 dni od dnia dokonania jednej z ww. czynności.

Termin ten ma istotne znaczenie praktyczne – zwłaszcza w przypadku osób zatrudnionych na okres próbny, czas określony lub czas nieokreślony, jeśli ich staż pracy nie przekracza 6 miesięcy. W takich sytuacjach może dojść do przesunięcia daty ustania stosunku pracy, a tym samym do jego przedłużenia czasu faktycznego zatrudnienia.

Przykład: Firma zatrudnia 150 osób i planuje zwolnić 20 z nich. Konsultacje ze związkami zakończyły się podpisaniem porozumienia 20 czerwca. Od tego momentu firma może wręczać wypowiedzenia, ale same umowy nie mogą się rozwiązać wcześniej niż po 30 dniach, czyli po 20 lipca.

Wśród zwalnianych jest pracowniczka na umowie próbnej, która miała kończyć się 31 lipca. Ponieważ wypowiedzenie może zostać wręczone dopiero po 20 czerwca, a umowa rozwiąże się dopiero po upływie ustawowego okresu wypowiedzenia, jej zatrudnienie przedłuży się – nie skończy się automatycznie z końcem próbnego okresu, tylko później.

Zobacz też procedurę w LEX: Obliczanie terminów i stanu zatrudnienia w przypadku zwolnień grupowych >

Co przysługuje pracownikom objętym zwolnieniem?

Pracownikom, z którymi rozwiązano stosunek pracy z przyczyn niedotyczących ich samych, przysługuje odprawa pieniężna. Jej wysokość zależy od stażu pracy u danego pracodawcy:

mniej niż 2 lata – jednomiesięczne wynagrodzenie,
2–8 lat – dwumiesięczne,
ponad 8 lat – trzymiesięczne.

Obowiązek wypłaty odprawy dotyczy zarówno zwolnień grupowych, jak i indywidualnych.

Warto odnieść się również do sytuacji, w której rozwiązanie umowy następuje w wyniku nieprzyjęcia przez pracownika nowych warunków pracy lub płacy zaproponowanych w trybie wypowiedzenia zmieniającego. Zasadniczo, przy ocenie prawa do odprawy w takim przypadku należy przeanalizować konkretne okoliczności oraz charakter zaproponowanych warunków.

Czytaj też w LEX: Obowiązki pracodawcy wynikające z rozwiązania stosunku pracy. Odprawy pieniężne >

Jeżeli w wyniku wypowiedzenia zmieniającego następuje istotne obniżenie wynagrodzenia przy niezmienionym zakresie obowiązków, można uznać, że przyczyna rozwiązania stosunku pracy leży wyłącznie po stronie pracodawcy. Tym samym pracownikowi będzie przysługiwać odprawa pieniężna.

Natomiast w przypadku, gdy zaproponowane warunki są obiektywnie uzasadnione – tzn. odpowiadają kwalifikacjom i obowiązkom pracownika – jego odmowa przyjęcia nowych warunków może zostać zakwalifikowana jako współprzyczyna rozwiązania stosunku pracy. W takim wypadku roszczenie o odprawę będzie niezasadne.

Czytaj też w LEX: Zmniejszenie stanu zatrudnienia w przedsiębiorstwie - modele rozwiązań >

Dodatek wyrównawczy

Ustawa przewiduje także, w określonych sytuacjach, obowiązek wypłaty dodatku wyrównawczego. Pracodawca jest zobowiązany do jego wypłaty w przypadku wypowiedzenia warunków pracy i płacy pracownikom objętym szczególną ochroną na podstawie przepisów szczególnych, a także w przypadkach zwolnień indywidualnych.

Dodatek wypłacany jest maksymalnie przez 6 miesięcy, a jego wysokość ustala się zgodnie z rozporządzeniem w sprawie zasad obliczania wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych.

Warto podkreślić, że dodatek wyrównawczy nie przysługuje pracownikom, których szczególna ochrona wynika wyłącznie z art. 41 kodeksu pracy.

Czytaj również: TSUE: Dyrektywa o zwolnieniach grupowych ważna również przy przejściu pracodawcy na emeryturę >>

Podsumowanie

Przeprowadzenie zwolnień grupowych to proces wieloetapowy, który wymaga nie tylko wiedzy, ale również staranności i planowania. Nieprzestrzeganie procedur może skutkować dotkliwymi konsekwencjami prawnymi i wizerunkowymi. Pracownicy mogą występować z roszczeniami przeciwko pracodawcy, domagając się uznania wypowiedzenia za bezskuteczne, przywrócenia do pracy lub odszkodowania. Warto na każdym etapie współpracować z działem prawnym i HR, aby zapewnić zgodność z przepisami i możliwie jak najmniejsze negatywne skutki dla pracowników.

Marta Martyniak, radca prawny w kancelarii WN Legal Wątrobiński Nartowski Sp.k.

Sprawdź też w LEX:

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.