Porozumienie ramowe (dalej: porozumienie lub porozumienie ramowe) modyfikuje zasady dotyczące ustalania właściwego ustawodawstwa (a zatem kraju, w którym realizowany będzie obowiązek składkowy) w odniesieniu do pracownika, który w sposób równoległy lub naprzemienny wykonuje pracę z terytorium co najmniej dwóch lub więcej państw członkowskich Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego albo co najmniej jednego kraju członkowskiego UE lub EOG oraz Szwajcarii lub Wielkiej Brytanii.
Na mocy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (dalej: rozporządzenie 883/2004) osoba, która wykonuje pracę najemną w dwóch lub więcej państwach członkowskich podlega ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli wykonuje znaczną część pracy w tym właśnie państwie członkowskim. Jeżeli natomiast nie wykonuje znacznej części pracy w państwie członkowskim swojego miejsca zamieszkania, powinna podlegać zabezpieczeniu społecznym w kraju siedziby swojego pracodawcy (o ile jest zatrudniona przez jednego pracodawcę, lub dwóch i więcej pracodawców, których siedziba lub miejsce wykonywania działalności znajduje się tylko w jednym państwie członkowskim).
Czytaj również: Praca zdalna miała zastąpić telepracę, ale jest luka w prawie
Znaczna część pracy, czyli jaka?
Znaczna część pracy została zdefiniowana przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 dotyczącego wykonywania rozporządzenia nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (dalej: rozporządzenie wykonawcze). Jest nią znaczna - pod względem ilościowym - część pracy najemnej lub pracy na własny rachunek wykonywanej w danym państwie członkowskim. W odniesieniu do pracy najemnej w celu oceny, czy znaczna część pracy jest wykonywana w danym państwie, należy uwzględnić takie kryteria orientacyjne, jak czas pracy lub wynagrodzenie.
W ramach ogólnej oceny, spełnienie powyższych kryteriów w proporcji mniejszej niż ich 25 proc. wskazuje, że znaczna część pracy nie jest wykonywana w danym państwie członkowskim.
Przyjrzyjmy się zastosowaniu w praktyce zasad wynikających z rozporządzenia 883/2004 oraz rozporządzenia wykonawczego na dwóch przykładach.
Pan Robert jest zatrudniony przez niemiecką firmę na podstawie umowy o pracę. Charakter jego pracy pozwala na jej wykonywanie w sposób zdalny. Obecnie pan Robert pracuje średnio 4 dni w tygodniu z terytorium Niemiec, w siedzibie swojego pracodawcy oraz jeden dzień z Polski, w którym ma swoje miejsce zamieszkania. Jego pracodawca powinien odprowadzać składki na zabezpieczenie społeczne od pełnej kwoty wypłacanego wynagrodzenia tylko w jednym kraju i zgodnie z przepisami w nim obowiązującymi. Jako, że pan Robert wykonuje ok. 20 proc. czasu pracy z terytorium swojego kraju zamieszkania (czyli z Polski), to oznacza, że nie wykonuje z Polski znacznej części swojej pracy. Wynagrodzenie nie jest kryterium jakie byłoby badane w sytuacji, kiedy pracownik jest zatrudniony tylko przez jednego pracodawcę. W rezultacie, krajem składkowym, do którego powinny być odprowadzane składki jest kraj siedziby pracodawcy, czyli Niemcy.
Gdyby jednak pan Robert zwiększył częstotliwość wykonywania pracy z kraju swojego zamieszkania (czyli z Polski) i świadczył pracę z Polski średnio przez dwa dni w tygodniu, to powyższa konkluzja byłaby odmienna. Dwa dni w tygodniu przekłada się bowiem na 40 proc. czasu pracy z kraju zamieszkania, a to oznacza, że bazując na przepisach rozporządzenia 883/2004, obowiązek składkowy w takiej sytuacji, powinien być realizowany w Polsce. Niemiecki pracodawca pana Roberta powinien wyrejestrować go z niemieckiego systemu oraz zarejestrować siebie oraz pracownika w ZUS. Wymaga to od pracodawcy odrębnej analizy sytuacji swoich pracowników wykonujących pracę częściowo zdalnie z terytorium innego kraju, niż kraj siedziby pracodawcy, oraz podejmowania odpowiednich działań takich jak przerejestrowanie pracownika do obcego systemu zabezpieczenia społecznego oraz działanie jako płatnik zagranicznych składek.
Powyższym zawirowaniom wychodzi naprzeciw porozumienie ramowe, które dotyczy telepracy wykonywanej w pewnych określonych okolicznościach. Przystąpienie do porozumienia jest możliwe na podstawie art. 16 rozporządzenia 883/2004, na mocy którego dwa lub kilka państw członkowskich mogą przewidzieć, za wspólnym porozumieniem, w interesie niektórych osób lub niektórych grup osób, wyjątki od przepisów według których ustalany jest kraj tzw. właściwego ustawodawstwa (czyli kraj, do którego należy odprowadzać składki od wszystkich tytułów do ubezpieczenia).
Transgraniczna telepraca
Zgodnie z porozumieniem ramowym dla telepracowników, telepracownik transgraniczny może kontynuować ubezpieczenie w kraju pracodawcy, łącząc pracę w tym kraju z mniej niż 50 proc. telepracy z kraju swojego zamieszkania.
Telepracę transgraniczną definiuje się jako działalność, którą można wykonywać z dowolnego miejsca, wykonywaną w państwie członkowskim innym niż to, w którym pracodawca ma swoją siedzibę i która jest oparta na technologii informatycznej, aby pozostać w kontakcie z pracodawcą lub stosownym otoczeniem biznesowym. W praktyce oznacza to, że pracownik może pracować w swoim kraju z różnych miejsc (i nie tylko z domu), o ile pracuje za pośrednictwem „technologii informatycznych” dla swojego pracodawcy, posiadającego swoją siedzibę w innym państwie członkowskim.
Porozumienie ramowe dotyczące telepracy nie będzie dotyczyło osób samozatrudnionych czy pracowników świadczących pracę w inny niż zdalny sposób (np. taki, który wymaga fizycznej obecności w danym kraju). Nie będzie też miało zastosowania do sytuacji osób zatrudnionych przez dwa lub więcej pracodawców (o ile pracodawcy nie mają siedziby w tym samym kraju członkowskim).
Co ważne, porozumienie ramowe dotyczące telepracy nie będzie stosowane we wszystkich krajach UE/EOG. Jak dotąd tylko kilkanaście państw członkowskich faktycznie podpisało porozumienie ramowe, podczas gdy inne powiadomiły Belgię (jako państwo-depozytariusza), że zamierzają je podpisać lub nie podpiszą, a inne nie ogłosiły oficjalnie swojego stanowiska.
Polska podpisała porozumienie ramowe i ma ono zastosowanie od 1 lipca 2023.
Sprawdź również książkę: Ubezpieczenia społeczne. Repetytorium [PRZEDSPRZEDAŻ] ebook >>
Obowiązek składkowy
Warto w tym miejscu zastanowić się nad tym, czy jest możliwe utrzymanie obowiązku składkowego w kraju siedziby pracodawcy, czyli - jak w przykładzie drugim - w Niemczech.
W tym celu należy po pierwsze, upewnić się, czy zarówno kraj siedziby pracodawcy, jak i kraj zamieszkania pracownika podpisały porozumienie ramowe. W tym przypadku, odpowiedź jest pozytywna, gdyż zarówno Polska, jak i Niemcy podpisały już porozumienie ramowe. Po drugie, zastosowanie jego postanowień wymaga zgody zarówno pracodawcy, jak i pracownika. Jego stosowanie jest bowiem dobrowolne. Jeżeli zatem obie strony wyrażą na to zgodę, to możliwa będzie kontynuacja ubezpieczenia pana Roberta jedynie w niemieckim systemie zabezpieczenia społecznego. Stosowne zaświadczenie, potwierdzające ten fakt, wyda wówczas instytucja niemiecka, gdyż ona jako instytucja kraju siedziby pracodawcy jest władna to zrobić.
Czytaj też w LEX: Renta z tytułu niezdolności do pracy z ZUS dla osoby, która pracowała w Polsce i za granicą w państwach członkowskich UE >
Utrzymanie ustawodawstwa kraju zatrudnienia nie byłoby możliwe, gdyby przykładowo pracodawca miał swoją siedzibę w Wielkiej Brytanii (Wielka Brytania bowiem odmówiła podpisania porozumienia ramowego) lub gdyby na takie rozwiązanie nie zgodził się pracodawca lub pracownik.
Gdyby pracownik wykonywał pracę w kraju swojego zamieszkania spędzając w nim 50 proc. lub więcej czasu pracy, utrzymanie ustawodawstwa kraju siedziby pracodawcy wymagałoby indywidualnego uzgodnienia w ramach standardowej procedury porozumienia wyjątkowego, przewidzianej w art. 16 rozporządzenia 883/2004. To jednak wymagałoby zgody instytucji zabezpieczenia społecznego kraju zamieszkania.
Zobacz procedurę w LEX: Zasady ustalania właściwego systemu zabezpieczenia społecznego do osób pracujących w dwóch lub w kilku państwach członkowskich >
Czytaj również: Telepraca pracowników w wieku przedemerytalnym z luką w prawie
Jak stosować porozumienie ramowe?
Warto przy tym pamiętać o pewnych istotnych terminach dotyczących zastosowania porozumienia ramowego. Mianowicie w okresie pierwszych 12 miesięcy (tj. od 1 lipca 2023 r. do 30 czerwca 2024 r.), gdy spełnione są kryteria porozumienia, możliwe będzie złożenie wniosku o zaświadczenie A1 również retroaktywnie. Natomiast po 12-miesięcznym okresie (na dzień 1 lipca 2024 r.), o wydanie zaświadczenia A1 można ubiegać się z mocą wsteczną, wyłącznie w przypadku złożenia wniosku w ciągu 3 miesięcy.
W obu scenariuszach składki na ubezpieczenia społeczne muszą być odprowadzane w kraju pracodawcy w okresie, za który występuje się o zaświadczenie A1 z mocą wsteczną. Kraj pracodawcy może wystawić zaświadczenie A1 na podstawie art. 16 we własnym zakresie, tj. bez konieczności uzyskania zgody ze strony instytucji zabezpieczenia społecznego w kraju zamieszkania pracownika.
Jeżeli natomiast telepracownik pracuje mniej niż 25 proc. w kraju zamieszkania, krajem składkowym również będzie – podobnie do rozwiązania wynikającego z zastosowania procedury ramowej – kraj siedziby pracodawcy, który ostatecznie wyda zaświadczenie o A1. Niemniej jednak, w takim przypadku z wnioskiem o zainicjowanie procesu kończącego się wydaniem zaświadczenia A1 należy wystąpić do instytucji kraju zamieszkania na podstawie „standardowych” przepisów rozporządzenia 883/2004 (a nie w kraju siedziby pracodawcy).
Trudno dokonać oceny postanowień porozumienia ramowego zanim zacznie być stosowane w praktyce. Wydaje się jednak, że porozumienie wprowadza pragmatyczne rozwiązanie w odniesieniu do osób wykonujących swoją pracę w sposób zdalny. To dobry kierunek, zważywszy na to, że praca zdalna stanowi już trwały element krajobrazu pracy, jak również została uregulowana wprost w kodeksie pracy. Warto mieć jednak na uwadze to, że porozumienie ramowe dotyczyć będzie określonej grupy pracowników zwyczajowo wykonujących pracę zdalną również ze swojego kraju zamieszkania, a nie ogółu pracowników wykonujących pracę zdalnie.
Czytaj w LEX: Oddelegowanie do państw UE a system zabezpieczenia społecznego >
Barbara Kolimeczkow, starszy menedżer, doradca podatkowy w Vialto Partners Poland
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
