Aktualne regulacje w zakresie tzw. pracy zdalnej zostały wprowadzone do prawa pracy niejako incydentalnie i w reakcji na potrzeby wywołane pandemią COVID-19. Ustawodawca zdecydował się bowiem na dopuszczenie pracy zdalnej w ramach szczególnych rozwiązań związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz. U. poz. 1842 z późn. zm. – dalej: ustawa COVID-19). Co więcej, ma ona charakter czasowy – pracodawca może ją wprowadzić tylko w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. Ponadto, takie rozwiązanie może być wprowadzone tylko w celu przeciwdziałania COVID-19 ( art. 3 ust. 1 ustawy COVID-19).

Czytaj również:  Praca zdalna nieprędko doczeka się uregulowania w kodeksie

Czasowa regulacja

Kwestię pracy zdalnej reguluje art. 3 ustawy COVID-19. Przepis ten stanowi, że:

Art.  3. 

  • 1. W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).
  • 2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do funkcjonariuszy służb wymienionych w przepisach o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin.

Czytaj w LEX: Praca zdalna - co zmieniła tarcza antykryzysowa 4.0 >

  • 3. Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.
  • 4. Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca.
  • Zobacz procedurę w LEX: Ryczałt za sprzęt używany do pracy zdalnej w dobie pandemii koronawirusa >
  • 5. Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
  • Czytaj w LEX: Organizacja pracy zdalnej w kontekście technicznego bezpieczeństwa pracy >
  • 6. Na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania.
  • 7. Pracownik sporządza ewidencję wykonywanych czynności w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu, o którym mowa w ust. 6.
  • 8. Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Zobacz procedurę w LEX:  Zasady wykonywania pracy zdalnej w okresie stanu epidemii >

Temporalny charakter tych rozwiązań legislacyjnych wręcz prowokuje do zadania pytania o dalszy los pracy zdalnej po zakończeniu pandemii COVID-19. Możliwe jest wprowadzenie różnych rozwiązań, niemniej jednak trudno wyobrazić sobie takie, które całkowicie wyeliminują pracę zdalną z relacji między pracodawcą a pracownikiem, zwłaszcza biorąc pod uwagę rosnącą popularność tej formy pracy. Można wręcz przyjąć, że praca zdalna pozostanie z nami na dużo dłużej, aniżeli pandemia COVID-19. Co do dalszych losów tej instytucji ścierają się ze sobą różne koncepcje, począwszy od postulatu zastąpienia jej uregulowaniami dotyczącymi telepracy, a skończywszy na propozycji uchwalenia nowelizacji Kodeksu pracy, która usunęłaby obecnie obowiązujące przepisy o telepracy, a w ich miejsce wprowadziła przepisy o pracy zdalnej.

Czytaj w LEX: Nowe uprawnienia pracodawców w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii >

 

Sprawdź również książkę: Współczesne monitorowanie pracy. Podstawy teoretyczne i metody zastosowania >>


Stałe rozwiązanie, ale dla kogo

Pomijając względy aksjologiczne, w tym koronny argument, że w istocie stała (permanentna) praca zdalna przeczy podstawowej zasadzie prawa pracy, tj. zasadzie wolności pracy i zrywa z dominującymi dotychczas w praktyce kontaktami pracowników z zakładem pracy oraz współpracownikami, uważam, że mimo wszystko praca zdalna ma więcej zalet niż wad.

Oczywiście, nie w każdym rodzaju pracy, nie w każdym zakładzie pracy i wreszcie nie dla wszystkich pracowników, praca zdalna jest i będzie możliwa. Niemniej, zarówno pracodawcy, jak i pracownicy przekonują się do takiej formy wykonywania obowiązków służbowych. Idąc dalej, uważam, że praca zdalna powinna stać się nie tylko tymczasowym rozwiązaniem, a pełnoprawną instytucją prawa pracy. Pozostaje jednak pytanie, czy ma mieć ona zastosowanie wobec wszystkich i we wszelkich okolicznościach.

Czytaj w LEX: Praca zdalna pod kontrolą Państwowej Inspekcji Pracy >

Trudno sobie wyobrazić zdalne wykonywanie pracy w zakładzie produkcyjnym, czy przy stole operacyjnym w szpitalu. Istnieje jednak szereg stanowisk, których specyfika w żaden sposób nie wyklucza pracy zdalnej. Nasuwa się więc podstawowe pytanie –  jak tę instytucję uregulować.

 

Współczesne monitorowanie pracy. Podstawy teoretyczne i metody zastosowania

Jacek Woźniak

Sprawdź  

W ustawie  tylko minimum elementów

Według mnie,  należałoby uregulować jedynie minimum elementów związanych z pracą zdalną, a jej doszczegółowienie pozostawić stronom stosunku pracy. Innymi słowy uważam, że akurat w tym wypadku szczegółowe regulacje nie są potrzebne, a wręcz są zbędne. Różnorodność pracodawców, branż, rodzajów wykonywanej pracy jest na tyle szeroka, że znalezienie wspólnego mianownika i uregulowanie w spójnych przepisach, byłoby niezwykle trudne. Pokazuje to chociażby projekt sygnowany przez ówczesne Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, poddany dość dużej krytyce. Dlaczego zatem nie spróbować nieco inaczej uregulować to zagadnienie? Dlaczego nie oddać stronom stosunku pracy tyle wolności przy konstruowaniu zasad pracy zdalnej, ile będzie możliwe? Uważam, że rynek pracy w Polsce jest na tyle dojrzały, że bez szkody można by zdecydować się na tego typu rozwiązanie. Wreszcie, trudno też znaleźć wytłumaczenie, w imię jakich zasad ustawodawca miałby aż tak szczegółowo (jak zrobił to w przypadku telepracy) regulować pracę zdalną?

Minimum regulacji, która powinna zostać wprowadzona do Kodeksu pracy, to:

  1. Definicja pracy zdalnej, w tym możliwość łączenia pracy zdalnej z pracą w siedzibie zakładu pracy (pracy hybrydowa) połączona z zasadą, że praca zdalna powinna być łączona co najmniej ze sporadycznymi, ale regularnymi spotkaniami lub pracą w siedzibie pracodawcy oraz ze współpracownikami. Nie budzi wątpliwości, że aby budować prawidłowe relacje między pracownikami, wymagana jest nie tylko praca osobista, ale i współpraca, którą dużo łatwiej się kształtuje poprzez bezpośrednie kontakty, aniżeli kontakt wyłącznie za pośrednictwem aplikacji internetowych. W tym kontekście wymagać będzie rozważenia nie tyle sama definicja pracy zdalnej, co jej związek z innymi zagadnieniami. Przykładowo: definicją podróży służbowej (w tym niezwykle istotnym zagadnieniem świadczeń w ramach podróży służbowej) czy definicją wypadku w drodze do/z pracy (art. 57b ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych - t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 53 z późn. zm.);
  2. Uregulowania dotyczącego czasu pracy, w tym ewidencjonowania pracy zdalnej. Odnoszę wrażenie, że większość publikacji w tym zakresie koncentruje się na technicznym aspekcie ewidencjonowania czasu pracy, natomiast warto zastanowić się nad samym systemem czasu pracy podczas pracy zdalnej. Moim zdaniem istnieją argumenty do twierdzenia, że w istocie podczas pracy zdalnej mamy do czynienia z zadaniowym systemem czasu pracy (art. 140 k.p.). Przecież w praktyce, pomijając oczywiście specyficzne sytuacje związane z branżą czy sposobem wykonywania pracy, to pracownik jest częściej rozliczany z zadań, które powierzył mu pracodawca, niż z czasu, który spędza w pracy zdalnej. W odróżnieniu od świadczenia pracy w siedzibie pracodawcy i związanego z tym nacisku na pozostawanie w jego dyspozycji w ramach godzin od – do, podczas pracy zdalnej pracodawca jest dużo bardziej zainteresowany wynikiem pracy pracownika. Tym bardziej, że oczywistym jest, że podczas pracy zdalnej pracownik nie pozostaje cały czas w dyspozycji pracodawcy. Jest dużo bardziej elastyczny i koncentruje się bardziej na wykonaniu zadań, niż na samym pozostawaniu w dyspozycji pracodawcy. Stąd też uważam, że odpadłby problem ewidencjonowania czasu pracy zdalnej, gdyby wprowadzić rozwiązania dotyczące zadaniowego systemu czasu pracy (oczywiście z możliwością modyfikacji tego systemu wolą stron stosunku pracy). Wówczas rozważania dotyczące sposobu ewidencjonowania czasu pracy byłyby zbędne (bo zgodnie z art. 149 par. 2 k.p., w odniesieniu do pracowników objętych zadaniowym systemem czasu pracy nie ewidencjonuje się godzin pracy);
  3. Sfera zagadnień bezpieczeństwa i higieny pracy. Kluczowe w mojej ocenie powinno być w tym zakresie stwierdzenie, że odpowiedzialność pracodawcy w przypadku pracy zdalnej powinna być zmniejszona. To pracownik powinien jednak stwierdzić i potwierdzić pracodawcy, że jego stanowisko pracy zdalnej zostało zorganizowane w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Pracodawca z kolei powinien umożliwić pracownikowi złożenie takiego oświadczenia w sposób świadomy poprzez przygotowanie i zapoznanie pracownika z instrukcją wykonywania pracy zdalnej (obejmującą zagadnienia bhp) oraz z zasadami bhp dotyczącymi pracy zdalnej (najczęściej to będą zagadnienia dotyczące pracy z monitorami ekranowymi, ergonomicznego stanowiska pracy, w tym wpływu takiej pracy na układ szkieletowo – mięśniowy). Moim zdaniem, sfera prywatności pracownika (bo z reguły praca zdalna jest świadczona z mieszkania) w żaden sposób nie uzasadnia tego, aby pracodawca uzyskiwał uprawnienia do kontroli i weryfikacji stanowiska pracy zdalnej, ale to z kolei też musi oznaczać, że pracodawca nie może ponosić w tym zakresie takiej odpowiedzialności, jak ma to miejsce w odniesieniu do organizacji stanowisk pracy w zakładzie pracy;
  4. Zasady powierzenia i dostarczenia pracownikowi (w tym instalacji) materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, w tym również zasady korzystania przez pracownika z prywatnego sprzętu (i tu zdaje się kluczowe jest ustalenie zasad odpłatności/ekwiwalentu za korzystanie z prywatnego sprzętu);
  5. Zasady kontroli pracy zdalnej. Z uwagi na zasady prywatności (szczególnie w przypadku pracy zdalnej świadczonej z mieszkania), uważam, że pracodawca nie powinien uzyskać prawa do kontroli stanowiska pracy zdalnej w mieszkaniu pracownika. Pomijając sferę prywatności pracownika, pozostaje jeszcze sfera prywatności domowników pracownika. Zamieszkujący z pracownikiem w żaden sposób nie muszą się zgadzać na taką kontrolę. Ponadto uprawnienie kontrolne pracodawcy w tym zakresie jest iluzoryczne;
  6. Zasada, że szczegółowe zagadnienia pracy zdalnej powinny być uregulowane w regulaminie wprowadzanym w życie na zasadach analogicznych do regulaminu pracy, bądź też w istocie będącym częścią regulaminu pracy, albo w drodze bezpośrednich uzgodnień między pracodawcą a pracownikiem (w odniesieniu do pracodawców, którzy nie mają obowiązku tworzenia regulaminu pracy).

Czytaj w LEX: Okiem ID-a: ochrona danych osobowych przy pracy zdalnej  >

Reasumując, uważam za zasadne zerwanie z kazuistyką i szczegółowym uregulowaniem zasad pracy zdalnej. Czas pandemii pokazuje, że nawet „kadłubowa” regulacja pracy zdalnej w jakiś sposób zdaje praktyczny egzamin. Moim zdaniem, warto pozostawić swobodę decyzyjną stronom stosunku pracy, regulując w Kodeksie pracy niezbędne minimum, jednakże w sposób odmienny od przepisów o telepracy. Przepisy te bowiem są nadmiernie szczegółowe, zaś zagadnienie telepracy jest przeregulowane, co skutkuje tym, że w praktyce telepraca nie przyjęła się w relacjach prawnopracowniczych.

Praca zdalna zaś wprowadzona incydentalnie, w celu przeciwdziałania COVID-19 może pozostać w relacjach prawno-pracowniczych na dłużej, również w okresie po epidemii. Błędem jednak będzie jej szczegółowe uregulowanie na wzór przepisów o telepracy. Być może teraz jest dobry moment, aby nawet w ramach swego rodzaju eksperymentu pozostawić pracodawcy i pracownikom możliwość ułożenia sposobu wykonywania pracy w sposób im odpowiedni, a nie w sposób narzucony przez ustawodawcę.

Tomasz Czerkies, radca prawny w ADP Polska.

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.