Przeanalizujmy przykład: pracodawca stosuje system równoważny i miesięczne okresy rozliczeniowe, zajmiemy się listopadem 2026 r.
Czytaj również: Urlop zaległy po zmianie wymiaru czasu pracy>>
System równoważny i stały rozkład czasu pracy
Równoważny system czasu pracy charakteryzuje się możliwością przedłużania dobowego czasu pracy pracownika ponad 8 godzin, przy odpowiednich skróceniach czasu pracy w innych dniach lub dniami wolnymi na przestrzeni przyjętego okresu rozliczeniowego, w taki sposób, by zachować wymiar czasu pracy. Występuje w przepisach Kodeksu pracy (dalej: k.p.) w kilku „odmianach”, najczęściej stosowany jest w oparciu o art. 135 k.p. (wydłużenie czasu pracy do 12 godzin na dobę przy odpowiednich skróceniach czasu pracy w innych dniach lub dodatkowych dniach wolnych od pracy, z zachowaniem przeciętnie 40 godzin pracy przy przeciętnie pięciodniowym tygodniu).
System równoważny jest systemem typowo harmonogramowym, w którym praca planowana jest w grafikach. Wielu pracodawców chce jednak zastosować go ze stałym rozkładem wpisanym do regulaminu.
Rozkład stały to rozkład, w którym z samej treści regulaminu pracy (lub obwieszczenia o czasie pracy) wynika to, kiedy pracownik ma pracować – w jakich dniach i godzinach. Jest raczej przypisywany do systemu podstawowego, gdzie nie występuje zmienność ilości godzin pracy w poszczególnych dniach.
Zastosowanie stałego rozkładu regulaminowego w systemie równoważnym jest jak najbardziej dopuszczalne, ale z pewnym podstawowym zastrzeżeniem – pracodawca będzie musiał dokonywać niezbędnych korekt w taki sposób, by zachować wymiar czasu pracy w okresach rozliczeniowych. Inaczej dochodzić będzie do naruszeń przepisów o czasie pracy.
Listopad 2026 r.
Pracodawca przykładowo stosuje stały rozkład czasu pracy:
- poniedziałek, wtorek, czwartek - 8 godzin,
- środa – 12 godzin,
- piątek - 4 godziny.
Praca nie jest wykonywana w święta.
Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym oblicza się:
- mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym (tydzień to 7 kolejnych dni kalendarzowych od początku okresu rozliczeniowego), a następnie
- dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku, a w trzeciej kolejności
- odliczając od otrzymanego wyniku po 8 godzin za każde święto będące dniem wolnym od pracy przypadające w innym dniu niż niedziela.
Wymiar czasu pracy dla listopada 2026 r. wynosi zatem 160 godzin, co wynika z następującego wyliczenia:
(40 godz. x 4 tyg.) + (8 godz. x 1 dzień)- (8 godz. x 1 dzień świąteczny).
Pracownik musi mieć w tym okresie rozliczeniowym zapewnionych łącznie co najmniej 10 dni wolnych od pracy. Na wymiar czasu pracy, jak również na minimalną liczbę dni pracy nie wpływa święto 1 listopada, przypadające w 2026 r. w niedzielę.
Pracując według rozkładu pracownik przepracowałby 156 godzin – nie pracowałby w środę 11 listopada będącą stałym dniem wydłużenia dobowego (12 godzin). Równie dobrze rozkład ten mógłby doprowadzić do przekroczenia wymiaru w innym okresie rozliczeniowym (np. w razie święta przypadającego w piątek).
To, że święto jest dniem wolnym nie oznacza, że obniża wymiar czasu pracy o taką liczbę godzin, jaką zaplanowano w rozkładzie na ten dzień - zawsze obniża wymiar o 8 godzin.
Stąd też przy stosowaniu stałych rozkładów systemie równoważnym jest dokonywanie modyfikacji rozkładu niezbędnych dla jego zgodności z wymiarem czasu pracy. W naszym przykładzie pracodawca powinien zaplanować w innych dniach okresu rozliczeniowego dodatkowo łącznie 4 godziny pracy.
Takie działanie należy zresztą podejmować w wielu okresach rozliczeniowych, gdyż wymusza je nie tylko występujące w okresie rozliczeniowym święto ale również układ dni kalendarzowych.
Przykład: Pracodawca ustalił system równoważny rozliczany w ramach miesięcznych okresów rozliczeniowych obejmujących miesiące kalendarzowe. Jednocześnie wprowadził stały rozkład z pracą pon. - czw. po 9 godzin i piątki czterogodzinny. Wszystkie soboty, niedziele i święta są wolne.
Konstrukcja taka sama w sobie nie jest sprzeczna z prawem, ale jej stosowanie musi być połączone z dokonywaniem niezbędnych zmiany, w taki sposób, by rozkład był zgodny z wymiarem czasu pracy w okresie rozliczeniowym. W większości okresów rozliczeniowych rozkład ten prowadzić będzie bowiem do niezgodności z wymiarem czasu pracy. To bowiem, że w ramach tygodnia kalendarzowego liczba godzin pracy jest równa 40, nie jest wystarczające.
Przykładowo, w październiku 2026 r. wymiar czasu pracy wynosi 176 godzin. Przy stosowaniu bez zmian wskazanego rozkładu pracownik przepracowałby 173 godziny, czyli nastąpiłoby „niedopracowanie” do pełnego wymiaru, które jednak nie mogłoby prowadzić do obniżenia wynagrodzenia przysługującego za wypracowanie wymiaru czasu pracy określonego umową o pracę.
Stosując stały rozkład w systemie równoważnym, warto wpisać dodatkowo w regulaminie pracy lub w obwieszczeniu o czasie pracy zastrzeżenie, że „pracodawca będzie dokonywać niezbędnych modyfikacji godzin pracy w sposób konieczny dla zachowania zgodności z wymiarem czasu pracy w okresie rozliczeniowym”. Nawet jednak przy braku takiego zapisu pracodawca ma możliwość modyfikacji rozkładu dla zachowania nadrzędnej zasady zgodności zaplanowanej liczby godzin pracy z wymiarem dla okresu rozliczeniowego.
