Koniec L4 nie zawsze oznacza prawo do powrotu do pracy

Powrót do pracy po długotrwałej chorobie może budzić wątpliwości zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy. Ten drugi musi zadbać o bezpieczeństwo w pracy, ale nie może samodzielnie oceniać stanu zdrowia podwładnego ani dowolnie żądać informacji o jego chorobie - pisze radca prawny Martyna Kabat. I wskazuje, kiedy konieczne są badania kontrolne, jak postąpić w razie wątpliwości co do zdolności pracownika do wykonywania pracy i kiedy długotrwała nieobecność może uzasadniać rozwiązanie umowy.

Zakończenie okresu niezdolności do pracy potwierdzonego zaświadczeniem lekarskim nie jest równoznaczne z uzyskaniem formalnego potwierdzenia zdolności do wykonywania obowiązków na dotychczasowym stanowisku. W przypadku choroby trwającej dłużej niż 30 dni Kodeks pracy (dalej: k.p.)  przewiduje obowiązek przeprowadzenia kontrolnych badań lekarskich. Ich celem jest ustalenie, czy pracownik jest zdolny do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku.

Nie jest to jedynie formalność. Zgodnie z art. 207 Kodeksu pracy, pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy. Nie może zatem dopuścić do pracy osoby, która nie spełnia wymaganych warunków zdrowotnych, nawet jeśli sama deklaruje, że czuje się już dobrze.

Czytaj również: Medycyna pracy - firmy płacą za badanie na kolanie>>

Kiedy konieczne są badania kontrolne?

Obowiązek przeprowadzenia badań kontrolnych, gdy niezdolność do pracy trwa dłużej niż 30 dni, nie zależy od rodzaju choroby ani od tego, czy pracownik był hospitalizowany. Decydujące znaczenie ma długość niezdolności do pracy. Badania mają ustalić, czy pracownik może nadal pracować na dotychczasowym stanowisku, z uwzględnieniem warunków pracy oraz występujących czynników szkodliwych lub uciążliwych. Służą więc nie tylko potwierdzeniu możliwości powrotu do pracy, lecz także ochronie zdrowia pracownika i bezpieczeństwa innych osób.

Pracodawca powinien skierować pracownika na badania kontrolne i zapewnić mu możliwość ich wykonania. Nie może dopuścić go do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarza medycyny pracy stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Zakaz ten obowiązuje niezależnie od presji organizacyjnej, próśb pracownika czy przekonania przełożonego, że pracownik wygląda na zdrowego.

To orzeczenie nie rozstrzyga ogólnie, czy pracownik jest zdrowy. Wskazuje natomiast, czy może wykonywać konkretną pracę w określonych warunkach. Powinno zatem odnosić się do stanowiska, na którym pracownik ma rzeczywiście wykonywać obowiązki. Jeżeli pracodawca proponuje inne stanowisko, zmienia zakres obowiązków albo poziom narażenia na czynniki szkodliwe, należy ocenić, czy dotychczasowe orzeczenie pozostaje adekwatne do nowych warunków.

Pracodawca nie musi znać diagnozy

Obowiązek weryfikacji zdolności pracownika do pracy nie oznacza, że pracodawca może swobodnie uzyskiwać informacje o jego stanie zdrowia. Dane dotyczące zdrowia należą do szczególnych kategorii danych osobowych, objętych podwyższoną ochroną na gruncie RODO. Pracodawca powinien przetwarzać wyłącznie informacje niezbędne do realizacji swoich obowiązków, a co do zasady nie ma potrzeby poznawania diagnozy ani szczegółowej dokumentacji medycznej pracownika. Orzeczenie lekarza medycyny pracy służy ocenie zdolności do wykonywania pracy na określonym stanowisku, a nie przekazywaniu pracodawcy informacji o diagnozie czy historii leczenia.

Jeżeli pracownik odmawia poddania się wymaganym badaniom, pracodawca nie może dopuścić go do pracy. Powinien jednak ustalić, czy odmowa dotyczy samego badania, terminu jego przeprowadzenia lub wskazanej placówki medycznej, czy też wynika z obiektywnej przeszkody. Pozwoli to odróżnić niewykonanie obowiązku przez pracownika od sytuacji, w której przeprowadzenie badania obiektywnie nie było możliwe i być może wymaga dodatkowych ustaleń organizacyjnych.

Warto również pamiętać, że od 18 października 2026 r. orzeczenia lekarskie z zakresu medycyny pracy są wystawiane co do zasady w postaci elektronicznej.

Czytaj również: Firma odpowiada za życie pracownika, a nie ma instrumentów, by je chronić>>

Spór o orzeczenie

Zdarza się, że pracownik lub pracodawca nie zgadza się z treścią orzeczenia wydanego w ramach badań profilaktycznych. W takiej sytuacji przepisy przewidują tryb odwoławczy. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich odwołanie należy wnieść za pośrednictwem podstawowej jednostki służby medycyny pracy, w której orzeczenie zostało wydane, w terminie siedmiu dni od jego otrzymania. Ponowne badanie przeprowadza właściwa jednostka odwoławcza, a wydane w tym trybie orzeczenie jest ostateczne.

Czytaj również: Po długiej chorobie trzeba skierować pracownika na badania>>

Długotrwała nieobecność a rozwiązanie umowy o pracę

Długotrwała choroba może w określonych sytuacjach uzasadniać rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 53 k.p. Jest to uprawnienie, a nie obowiązek pracodawcy. Możliwość zastosowania tego trybu zależy przede wszystkim od długości zatrudnienia, przyczyny niezdolności do pracy oraz upływu ustawowych okresów ochronnych.

Jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż sześć miesięcy, pracodawca może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia, gdy niezdolność do pracy wskutek choroby trwa dłużej niż trzy miesiące. W przypadku pracownika zatrudnionego co najmniej sześć miesięcy, a także gdy niezdolność do pracy została spowodowana wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową, okres ochronny obejmuje łączny okres pobierania wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłku chorobowego, a następnie pierwsze trzy miesiące pobierania świadczenia rehabilitacyjnego, jeżeli zostało ono przyznane. Standardowy okres zasiłkowy wynosi 182 dni, a w przypadku niezdolności do pracy spowodowanej gruźlicą lub przypadającej w trakcie ciąży – 270 dni. Po wyczerpaniu okresu zasiłkowego i upływie pierwszych trzech miesięcy świadczenia rehabilitacyjnego pracodawca może rozwiązać umowę w tym trybie, o ile spełnione są pozostałe przesłanki ustawowe.

Przed podjęciem decyzji o rozwiązaniu stosunku pracy należy zatem ustalić przyczynę niezdolności do pracy, staż zatrudnienia, upływ okresu ochronnego oraz to, czy pracownikowi przyznano świadczenie rehabilitacyjne i na jaki okres. Błąd w obliczeniu końca okresu ochronnego może prowadzić do wadliwego rozwiązania umowy.

W praktyce trudności pojawiają się, gdy pracownik wyczerpał już okres zasiłkowy i oczekuje na decyzję Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w sprawie świadczenia rehabilitacyjnego. Samo złożenie wniosku nie przedłuża okresu ochronnego, jednak rozwiązanie umowy na tym etapie wiąże się z ryzykiem. Jeżeli ZUS przyzna później świadczenie rehabilitacyjne za okres obejmujący dzień rozwiązania umowy, a dzień ten przypada w pierwszych trzech miesiącach okresu, na który przyznano świadczenie, rozwiązanie umowy może naruszać art. 53 par. 1 pkt 1 lit. b k.p. Znaczenie ma bowiem okres, za który przyznano świadczenie, a nie data wydania decyzji.

Ryzyko pozostaje również w przypadku wydania przez ZUS decyzji odmownej, jeżeli pracownik może ją skutecznie zakwestionować. Późniejsze przyznanie świadczenia może oznaczać, że pracownik był objęty ochroną już w dniu rozwiązania umowy, mimo że pracodawca nie miał wówczas potwierdzenia tego uprawnienia.

Istotne ograniczenie wynika z art. 53 par. 3 k.p., zgodnie z którym pracodawca nie może rozwiązać umowy o pracę bez wypowiedzenia po stawieniu się pracownika do pracy w związku z ustaniem przyczyny nieobecności. Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 16 grudnia 1999 r. (sygn. akt I PKN 415/99), ochrona ta nie obejmuje sytuacji, w której pracownik nadal jest niezdolny do pracy wskutek choroby, a stawia się w zakładzie pracy wyłącznie w celu przerwania biegu okresu uprawniającego pracodawcę do rozwiązania umowy w tym trybie. Upływ okresu ochronnego nie wyklucza również możliwości wypowiedzenia umowy o pracę. Takie wypowiedzenie musi jednak spełniać wymogi określone w art. 45 par. 1 k.p. Długotrwała absencja może uzasadniać wypowiedzenie, jeżeli jej skala i skutki dla organizacji pracy przemawiają za zakończeniem zatrudnienia. Ocena powinna jednak uwzględniać konkretne okoliczności, a nie wyłącznie sam fakt choroby.

Jak ograniczyć ryzyko błędu?

Powrót pracownika po długotrwałej chorobie wiąże się dla pracodawcy z koniecznością dopełnienia kilku obowiązków. Należy ustalić, czy konieczne są badania kontrolne, w razie potrzeby skierować na nie pracownika i nie dopuścić go do pracy bez wymaganego orzeczenia. Jednocześnie trzeba ograniczyć przetwarzanie informacji o zdrowiu do zakresu dopuszczalnego przez prawo oraz respektować granice kompetencji pracodawcy i lekarza medycyny pracy. Jeżeli rozważane jest rozwiązanie umowy, konieczna jest odrębna analiza okresów ochronnych i przesłanek z art. 53 k.p. Długotrwała nieobecność nie uzasadnia automatycznie zakończenia zatrudnienia, podobnie jak samo zakończenie zwolnienia lekarskiego nie zawsze oznacza możliwość natychmiastowego powrotu do obowiązków.

Martyna Kabat, radca prawny w zespole prawa pracy Łaszczuk i Wspólnicy