Urlop zaległy po zmianie wymiaru czasu pracy
Koniec września wyznacza termin, do którego powinien zostać udzielony urlop niewykorzystany w 2025 roku. Część pracowników miała w międzyczasie zmieniony wymiar czasu pracy i pracodawcy mają wątpliwości jak to wpływa na wymiar urlopów zaległych.
Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę wymiar urlopu określony w oparciu o staż urlopowy. Przy ustaleniu wyniku niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.
Przykład 1: Pracownik zatrudniony jest na 1/4 etatu. Ma prawo rocznie do 26 dni urlopu.
26 dni x 1/4 = 6,5 dnia.
Po zaokrągleniu w gorę do pełnego dnia pracownikowi przysługuje 7 dni urlopu rocznie.
Urlopów wypoczynkowych udziela się zaś w wymiarze godzinowym odpowiadającym co do zasady liczbie zaplanowanych godzin pracy w dniu wykorzystania urlopu, po uprzednim przeliczeniu dnia z tak ustalonego wymiaru urlopu na godziny przyjmując zasadę dzień x norma dobowa czasu pracy.
W przykładzie nr 1 można powiedzieć, że pracownik ma 56 godzin urlopu rocznie (formalnie przeliczenie na godziny następuje przy udzielaniu urlopu, a nie przy nabywaniu prawa do urlopu), czyli może wykorzystać urlop przez 56 godzin swojej pracy.
Przykład 2: Pracownik z przykładu 1 pracuje w stałym rozkładzie 5 dni w tygodniu po 2 godziny. Wykorzystuje od razu cały należny urlop wypoczynkowy – zrealizuje urlop przez faktycznie 28 dni jego rozkładowej pracy. Nie oznacza to, że ma prawo do większego wymiaru urlopu niż 26 dni i następuje w tym przypadku redukcja urlopu do 26 dni (art. 154 par. 3 Kodeksu pracy, dalej: k.p.). Wymiar urlopu nie przekracza bowiem w tym przypadku 26 dni, wynosi 7 dni. Wypoczynek został udzielony zaś na określoną ilość dni pracy i w związku z takim, a nie innym rozkładem czasu pracy dało to 28 dni wolnych. Przy innym rozkładzie mogłoby być ich znacząco mniej. Przykładowo, osoba ta pracowałaby w systemie równoważnym i planowana byłaby praca głównie po 12 godzin z bardzo dużą liczbą dni wolnych od pracy. Gdyby pracownik wziął urlop na 4 dni 12 godzinnej pracy to zrealizowałby aż 48 godzin urlopu i pozostałoby mu jedynie 8, a więc nawet nie na pełny, piąty dzień 12 godzinnej pracy.
Czytaj również: Opieka nad chorym dzieckiem a urlop wypoczynkowy>>
Termin udzielenia urlopu zaległego
Art. 168 k.p. ustanawia obowiązek udzielenia pracownikowi niewykorzystanego w danym roku urlopu wypoczynkowego najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. W tym terminie nie musi on być jednak w pełni zrealizowany, wystarczające jest jego rozpoczęcie.
Pismo GIP z 30 sierpnia 2012 r., GNP-110-4560-30-1/12/PE/RP: - Stosownie do art. 168 k.p. urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 k.p. należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego; nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167(2) k.p. Wskazany wyżej przepis przewiduje obowiązek udzielenia pracownikowi niewykorzystanego zgodnie z planem urlopu wypoczynkowego najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Przyjmuje się, że termin ten jest zachowany, jeżeli pracownik rozpoczął urlop przed upływem 30 września danego roku kalendarzowego.
Przykład: Pracownik ma 10 dni urlopu zaległego z 2025 r. W związku z długą chorobą nie korzystał jeszcze w 2026 r. z urlopu. Z dniem 30 września rozpoczyna dwutygodniowy wypoczynek obejmujący cały zaległy urlop.
Urlop zaległy został udzielony bez naruszenia terminu z art. 168 k.p. Co prawda w wrześniu zrealizowany zostanie jedynie jeden dzień urlopu ale istotne jest to, że rozpoczął się przed końcem września.
Jakkolwiek nie jest to wyrażone wprost w przepisach to z całej konstrukcji prawa do urlopu wynika, że urlopy zaległe są udzielane w pierwszej kolejności, przed urlopem należnym za rok bieżący.
Jak podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z 9 maja 2013 r. (sygn. akt II PK 199/12), już tylko udzielenie urlopu w kolejnym roku kalendarzowym stanowi wyjątek od reguły udzielania urlopu bieżącego. Regulacja ta łącznie z podstawową zasadą wykorzystywania urlopu jako okresu odpoczynku od pracy, uzasadnia wnioskowanie, choćby z mniejszego na większe (a minori ad maius), że urlop zaległy powinien być wykorzystywany (udzielany) przed urlopem bieżącym. Potwierdza to wniosek wynikający z przedawnienia urlopu, gdyż przy przeciwnej wykładni kompensata niewykorzystanego urlopu może nie być pełna.
Zmiana wymiaru czasu pracy a urlop zaległy
Odnośnie tego zagadnienia podstawowe znaczenie ma przyjęta powszechnie zasada ustalania wymiaru urlopu przy zmianach wymiaru czasu pracy. W razie zmiany wymiaru czasu pracy w trakcie roku kalendarzowego, wymiar urlopu wypoczynkowego należy ustalić odrębnie dla każdego okresu wykonywania pracy w danym wymiarze czasu pracy, stosując odpowiednio przepisy dotyczące urlopu proporcjonalnego. Przy ustalaniu urlopu proporcjonalnego kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi w skali roku. Niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca. Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.
Przykład: Pracownik pracował w okresie styczeń – czerwiec na pełny etat, od lipca do grudnia na pół etatu. Osoba ta ma prawo do 26 dni urlopu rocznie.
Ustalamy osobno wymiaru urlopu dla okresów pracy w obu tych wymiarach czasu pracy:
- 26 x 6/12 =13 dni,
- 26 x ½ x 6/12 = 6,5 dnia, po zaokrągleniu 7 dni.
Pracownik ma łącznie 20 dni urlopu, co przy udzielaniu urlopu zostaje przeliczane na godziny dzień x 8 godzin.
Nie dokonujemy zatem przeliczenia całości niewykorzystanego urlopu w stosunku do aktualnego wymiaru czasu pracy.
Tak też wskazuje PIP (stanowisko z 3 kwietnia 2009 r. , nr KPGIP 2009/04/23-1), w którym czytamy, że „(...) przepisy Kodeksu pracy nie zawierają bezpośredniej regulacji, dotyczącej sposobu ustalania wymiaru urlopu w razie zmiany wymiaru czasu pracy w trakcie roku kalendarzowego. Mając jednak na uwadze, że wymiar urlopu uzależniony jest od wymiaru czasu pracy, przy zmianie wymiaru czasu pracy w trakcie roku kalendarzowego, wymiar urlopu należy ustalać odrębnie dla każdego okresu zatrudnienia.
Zasadę tę należy przyjąć także dla urlopu zaległego – nie podlega on przeliczeniu na aktualny etat.
Przykład: Pracownik mający kilkunastoletni staż pracy ma niewykorzystane 3 dni urlopu z 2025 r., w którym to roku pracował na ¾ etatu. Od początku 2026 r. pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy.
Urlop niewykorzystany w 2025 r. udzielany jest w oparciu o wymiar urlopu pozostały z tego roku. Nie przeliczymy go na dni uwzględniając obecny, pełny wymiar czasu pracy. Zaległe 3 dni zostaną przy udzielaniu urlopu pozostałego z 2025 r. przeliczone na godziny przyjmując 8 godzinną normę dobową (co da łącznie 24 godziny zaległego urlopu).
