Dokumenty płacowe zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy przechowywane są przez archiwa, a byli pracownicy tych zakładów są zobowiązani przedłożyć ich kopie dla ZUS w celu ustalenia podstawy wymiaru przysługującego im świadczenia emerytalnego. W przypadku braku tych dokumentów przyjmuje się, że ich składka emerytalna odprowadzana była w wysokości odpowiadającej minimalnemu wynagrodzeniu. Może to skutkować w wypłacaniu im znacznie niższych emerytur niż im w rzeczywistości przysługują. Zastępca RPO Stanisław Trociuk zwrócił się w tej sprawie do Pawła Pietrzyka, naczelnego dyrektora Archiwów Państwowych. RPO zwraca uwagę na problem dostępu do dokumentacji osobowo-płacowej w sytuacji, gdy firma przechowalnicza działała nierzetelnie. Rzecznik przywołuje przykład dokumentacji przechowywanej przez prywatną firmę w Gdańsku, w sprawie dostępu do której złożono łącznie 156 wniosków. Jedna z osób skarżących się do RPO bezskutecznie zwracała się do tej firmy o udostępnienie dokumentów już w marcu 2020 r.
Czytaj również: Państwo pozwoliło na zniszczenie dokumentów, a teraz brakuje ich do ustalania emerytur>>
Działania Archiwum Państwowego w Gdańsku
W listopadzie 2021 r. dokumentację przejęło Archiwum Państwowe w Gdańsku. Dyrekcja Archiwum niezwłocznie podjęła czynności zmierzające do udostępnienia jej obywatelom m.in. zapewniając warunki lokalowe do właściwego przechowywania dokumentów. Wskazuje jednak, że zanim to nastąpi, niezbędna jest jej konserwacja. Przechowująca ją uprzednio prywatna firma dopuściła się bowiem wielu zaniedbań, skutkiem czego dokumenty są nieuporządkowane i w złym stanie. W wyniku częstego przenoszenia i składowania w warunkach piwnicznych dokumentacja uległa wymieszaniu – co uniemożliwia wyszukiwanie indywidualnych dokumentów – oraz zawilgoceniu i zagrzybieniu – co stwarza zagrożenie dla zdrowia i życia.
Z uwagi na rozmiar dokumentacji czynności te mogą trwać kilkanaście i więcej miesięcy. Archiwum informuje, że w pierwszej kolejności pracami porządkowymi zostanie objęta dokumentacja zakładów pracy, o których dokumentacji najczęściej wnioskują klienci.
Rzecznik zwracał już w przeszłości uwagę na problemy związane z dostępem do dokumentacji osobowo-płacowej niezbędnej do nabycia emerytury, postulując zniesienie zawartych w przepisach ograniczeń dowodowych. Jak wskazywał RPO, problem dotyczy sytuacji społecznie wrażliwej, w której obywatel ma prawo oczekiwać od organów władzy publicznej należytej dbałości i staranności w działaniu na rzecz należytego zabezpieczenia przedmiotowej dokumentacji.
Na problemy dotyczące niewłaściwego przechowywania i udostępniania dokumentacji osobowej i płacowej wskazywała już w 2017 r. Najwyższa Izba Kontroli. NIK stwierdziła, że system emerytalno-rentowy nie zapewnia wszystkim obywatelom możliwości dotarcia do dotyczącej ich dokumentacji osobowej i płacowej z okresu przed 1999 r., a tym samym możliwości pełnej realizacji uprawnień do świadczeń emerytalno-rentowych za pracę w tym okresie w nieistniejących już zakładach pracy.
NIK podkreśliła, że problem ten dotyczy „obywateli będących w starszym wieku i często borykających się ze związanymi z tym problemami zdrowotnymi, mających prawo oczekiwać, że Państwo zapewni prawidłową realizację przyznanych im uprawnień, a także zagwarantuje ich jednolite traktowanie, niezależnie od tego u jakich pracodawców świadczyli pracę”.
Brak dostępu obywateli do ich dokumentacji płacowej godzi w ocenie RPO w ich konstytucyjne prawa i wolności. Zgodnie z art. 51 ust. 3 Konstytucji każdy ma prawo dostępu do dotyczących go urzędowych dokumentów i zbiorów danych. W powołanej wyżej sprawie, obywatele zostali aktualnie pozbawieni tego prawa.
W związku z powyższym RPO wskazuje, że system przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej, od uzyskania której uzależniona jest wysokość świadczenia emerytalnego, jest niezadawalający. Prowadzi on do nierównego traktowania osób ubezpieczonych, dzieląc ich na tych, którzy mają możliwość udokumentowania podstawy świadczenia emerytalnego oraz tych, którym ta możliwość została ograniczona lub odebrana – co należy uznać za niezgodne z art. 32 w związku z art. 67 Konstytucji RP.
Odpowiedź Archiwów Państwowych
W odpowiedzi na pismo RPO naczelny dyrektor Archiwów Państwowych Paweł Pietrzyk wskazuje, że długi czas oczekiwania na udostępnienie dokumentacji przejętej przez Archiwum Państwowe w Gdańsku wynika z zaniedbań uprzednio ją przechowującej prywatnej firmy.
Archiwum jest w trakcie przywracania jej stanu pozwalającego na korzystanie z dokumentów – obecnie akta są porządkowane, a te dokumenty, które zostały już zidentyfikowane, są udostępniane wnioskującym obywatelom. Dyrektor wskazuje m.in., że dokumentacja osobowo-płacowa wspominanej w komunikacie powyżej osoby oczekującej na nią od marca 2020 r. została jej już częściowo udostępniona, natomiast kolejne należące do niej dokumenty są nadal odnajdywane w toku porządkowania zbioru.
Dyrektor podziela pogląd RPO, że ograniczenia dowodowe w postępowaniu przed ZUS mogą być niekorzystne dla obywateli. Wskazuje jednak, że organami właściwymi w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, włącznie z zagadnieniami dowodów zatrudnienia i zarobków, są przede wszystkim minister właściwy do spraw zabezpieczenia społecznego, minister właściwy do spraw pracy oraz Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej spoczywa na przedsiębiorcach. Zajmują się tym również prywatne firmy przechowalnicze, które świadczą usługi archiwizacyjne na rzecz innych podmiotów. Z kolei nadzór nad prywatnymi firmami przechowalniczymi sprawują nie Archiwa Państwowe, a odpowiedni marszałek województwa, który jest właściwym organem do rozpatrywania skarg na działalność takich przedsiębiorców.
Archiwa Państwowe wykonują zadania związane z zabezpieczaniem i przechowywaniem dokumentacji osobowo-płacowej w ograniczonym zakresie wskazanym w Ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Dyrektor wskazuje jednak, że problem z niewłaściwie przechowywaną dokumentacją będzie stopniowo wygasał za sprawą zmian dokonanych Ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Na jej podstawie okres przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej przez pracodawców został skrócony z 50 do 10 lat w stosunku do osób zatrudnionych od 2019 r. oraz, pod warunkiem dopełnienia odpowiednich formalności w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, od 1999 r. Jednocześnie pracodawcy mają przekazywać informacje pozwalające na ustalenie wymiaru składki emerytalnej do ZUS bezpośrednio po zakończeniu stosunku pracy.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
