PIP nie skorzysta z danych KAS i ZUS automatycznie

ZUS i KAS mają dostęp do systemu teleinformatycznego i danych, którymi mogą wymieniać się na potrzeby prowadzonych kontroli - to efekt niedawnej zmiany przepisów. Taką możliwość miała też mieć Państwowa Inspekcja Pracy, jednak budzi to wątpliwości prawników. Wskazują, że przepis, który wprowadzono do ustawy o PIP, nie daje to tego podstawy. Podatnicy i płatnicy mogą być jednak spokojni: ich dane przekazywane przez KAS będą objęte tajemnicą skarbową. To gwarantuje porozumienie, do którego dotarł serwis Prawo.pl.

8 lipca 2026 r. weszła w życie zmiana ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 23026 r., poz. 473) oraz Porozumienie w sprawie wymiany danych i informacji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, zawarte w Warszawie pomiędzy Zakładem Ubezpieczeń Społecznych reprezentowanym przez Liwiusza Laskę, prezesa ZUS, a Państwową Inspekcją Pracy, reprezentowaną przez Janusza Krasonia, Głównego Inspektora Pracy, a szefem Krajowej Informacji Skarbowej reprezentowanym przez Arkadiusza Jedynaka, dyrektora Departamentu Poboru Podatków w Ministerstwie Finansów. O jego podpisaniu poinformował prezes Laska na specjalnie zwołanej w Sejmie konferencji prasowej.

Porozumienie, do którego dotarł serwis Prawo.pl, stanowi, że ZUS - na podstawie art. 68ac ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa) - prowadzi system teleinformatyczny służący do wymiany między stronami danych i informacji niezbędnych do dokonywania analizy ryzyka naruszenia prawa i nie wykonywania obowiązków z zakresu prawa pracy i legalności zatrudnienia, prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Na podstawie art. 50 ust. 13a ustawy systemowej ZUS udostępnia Państwowej Inspekcji Pracy w postaci elektronicznej określone w ustawie dane, dotyczące ubezpieczonego, płatnika składek, a także umów o dzieło w celu niezbędnym do realizacji ustawowych zadań w zakresie kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy i przepisów dotyczących zatrudniania. Państwowa Inspekcja Pracy na podstawie art. 14a ustawy o PIP udostępnia ZUS ustalone podczas kontroli dane podmiotu kontrolowanego oraz ustalony podczas kontroli dane osób wykonujących pracę w zakresie niezbędnym do realizacji zadań określonych w art. 68 ust. 1 pkt 1 i 6, art. 68ac oraz art. 71 ust. 1 i 2 ustawy systemowej. Z kolei Krajowa Administracja Skarbowa na podstawie art. 299j Ordynacji podatkowej, udostępnia w drodze teletransmisji, z Centralnego Rejestru Danych Podatkowych, dane i informacje objęte tajemnicą skarbową, wynikające ze złożonych przez podatników i płatników deklaracji oraz informacji podatkowych w zakresie niezbędnym do realizacji zadań określonych w art. 68 ust. 1 pkt 1 i 6, art. 68ac oraz art. 71 ust. 1 i 2 ustawy systemowej i art. 10 ust. 1 pkt 1, 2, 3, 4, 14, 14aa i 15b ustawy o PIP. 

- Wątpliwości budzi jednak to, czy samo zawarcie takiego porozumienia o wymianie informacji i danych w drodze teletransmisji, bez wyraźnego wskazania podstawy w ustawie o Państwowej Inspekcji Pracy, jest wystarczającą podstawą do automatyzacji przekazywania ich w systemie teleinformatycznym - mówi serwisowi Prawo.pl Przemysław Hinc, doradca podatkowy i prezes zarządu w kancelarii PJH Doradztwo Gospodarcze. Jego zdaniem, istniejące w ustawie o PIP rozwiązania proceduralne mogą być dla takiej wymiany informacji - między tymi organami a PIP - niewystarczające i potrzebna jest zmiana prawa w tym zakresie.

Czytaj również: Już obowiązują przepisy umożliwiające PIP przekształcanie umów cywilnoprawnych w umowy o pracę>>

Automatyzacja udostępniania i pobierania danych - ministerstwo zapomniało o PIP?

W nowelizacji ustawy o PIP, która przyznała inspekcji pracy nowe uprawnienie do przekształcania umów cywilnoprawnych w umowy o pracę, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zmieniło także inne ustawy ważne dla planowanej jeszcze wówczas automatycznej wymiany danych między ZUS, KAS i PIP. Zmieniono więc Ordynację podatkową, wprowadzając nowy art. 299j par. 1 i 2. Zgodnie z nim, Szef KAS udostępnia, w drodze teletransmisji, z Centralnego Rejestru Danych Podatkowych dane i informacje objęte tajemnicą skarbową, wynikające ze złożonych przez podatników i płatników deklaracji oraz informacji podatkowych:

1. Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych - w zakresie niezbędnym do realizacji zadań określonych w art. 68 ust. 1 pkt 1 i 6, art. 68ac i art. 71 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2026 r., poz. 199, 252, 426 i 473);
2. Państwowej Inspekcji Pracy - w zakresie niezbędnym do realizacji zadań określonych w art. 10 ust. 1 pkt 1, 3, 4, 14, 14aa i 15b ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy.

Jak mówi par. 2, szczegółowy zakres danych, o których mowa w par. 1, oraz sposób ich udostępniania określają porozumienia zawarte między Szefem KAS a ZUS oraz PIP.

Analogiczny przepis wprowadzono także do ustawy systemowej. To art. 68ac, który w ust. 1 stanowi, że w Zakładzie jest prowadzony system teleinformatyczny, służący do wymiany między Zakładem, PIP oraz Szefem KAS danych i informacji niezbędnych do dokonywania analizy ryzyka naruszenia prawa i niewykonywania obowiązków z zakresu prawa pracy i legalności zatrudnienia, prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. W myśl ust. 2, dane i informacje, o których mowa w ust. 1, są wymieniane w drodze teletransmisji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w ust. 1. A na podstawie ust. 3, szczegółowy zakres danych i informacji, o których mowa w ust. 1, oraz sposób ich wymiany określają porozumienia zawarte między Zakładem a Państwową Inspekcją Pracy oraz Szefem Krajowej Administracji Skarbowej.

W ustawie o PIP, zamiast wprowadzić analogiczną do dwóch wcześniejszych regulację, resort pracy zdecydował się zmienić art. 14 ust. 2 pkt 3 i dodać nowy art. 14a.

- Art. 14 ust. 2 pkt 3 ustawy o PIP w obecnym brzmieniu ogranicza pozyskiwanie danych z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, przez PIP. Aktualne ograniczenia wynikające z praktyki stosowania przepisów o ochronie danych osobowych utrudniają efektywną współpracę między ZUS a PIP. Dla prawidłowej realizacji zadań kontrolnych PIP niezbędny jest dostęp, zarówno do informacji dotyczących ubezpieczonych, jak i płatników składek. W praktyce, gdy PIP zwróci się z wnioskiem, w którym wskazuje imię, nazwisko i PESEL ubezpieczonego (o ile posiada, a w razie gdy nie nadano numeru PESEL – rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości), ZUS nie udostępni danych o jego wszystkich płatnikach składek. Analogicznie w razie wskazania we wniosku przez PIP danych płatnika składek, ZUS nie udostępnia informacji o wszystkich zgłoszonych przez niego ubezpieczonych. ZUS może przekazać dane w ograniczonym zakresie, które często nie są wystarczające, aby skutecznie przeprowadzić kontrolę. W związku z tym w projekcie ustawy proponuje się zmianę brzmienia art. 14 ust. 2 pkt 3 ustawy o PIP przez przyznanie PIP prawa do nieodpłatnego pozyskiwania wszelkich informacji zgromadzonych przez ZUS w zakresie niezbędnym do realizacji zadań PIP, a nie tylko informacji zgromadzonych „przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych na koncie ubezpieczonego i koncie płatnika składek (…) w zakresie podlegania ubezpieczeniom społecznym, a także danych o wypadkach przy pracy (…)”. Ponadto, mając na uwadze konieczność wymiany danych i informacji między PIP, ZUS i KAS, z wykorzystaniem systemu, o którym mowa w dodawanym art. 68ac ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 350, z późn.zm.), wprowadza się w ustawie o PIP art. 14a, stanowiący o zakresie danych i informacji udostępnianych ZUS - napisali autorzy projektu w uzasadnieniu (druk sejmowy nr 2250).

Czy to wystarczy?

Zdaniem Przemysława Hinca - bez uzupełnienia przepisów o PIP o lustrzane rozwiązania proceduralne, jak te, które od 8 lipca 2026 r. obowiązują na gruncie ustawy systemowej i Ordynacji podatkowej, Inspekcja będzie mogła otrzymać z KAS i ZUS dane i informacje tak jak do tej pory, czyli na swój umotywowany wniosek. - Skutki pozyskania przez PIP danych w inny sposób mogą mieć istotny wpływ na prowadzone przez Inspekcję postępowania i poczynione w ich trakcie ustalenia - dodaje.

Innego zdania jest dr Bartosz Kubista, adwokat, doradca podatkowy, partner zarządzający w kancelarii GLC, adiunkt w Katedrze Prawa Finansowego Uniwersytetu Śląskiego. – Uważam, że zmiana art. 14 ust. 2 pkt 3 ustawy o PIP spełnia swoją rolę i wypełnia cel ustawodawcy, jakim jest nadanie stosownych kompetencji do szerokiego dostępu do danych dla PIP - zastępuje przedmiotowo ograniczony dostęp do określonych danych ZUS szerokim uprawnieniem Państwowej Inspekcji Pracy do nieodpłatnego korzystania z danych zgromadzonych przez Zakład w zakresie niezbędnym do realizacji jej ustawowych zadań. Rozszerza zatem zakres dostępnych informacji oraz praktyczne możliwości ich pozyskiwania, w tym za pośrednictwem systemu teleinformatycznego prowadzonego przez ZUS. W odniesieniu do danych ZUS podstawa ustawowa jest wystarczająca: art. 14 ust. 2 pkt 3 ustawy o PIP wyznacza zakres uprawnienia Inspekcji, przepisy ustawy systemowej określają teleinformatyczny sposób wymiany, a zawarte porozumienie uszczegóławia mechanizm techniczny. Nie ma znaczenia, że samo rozwiązanie teleinformatyczne wprowadza ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych - to postanowienie generuje stosowne kompetencje do wymiany informacji dla wszystkich zainteresowanych organów. Idąc tym tropem jednak, inaczej przedstawia się relacja PIP z KAS. Skoro ustawodawca uznał za konieczne wyraźne rozszerzenie art. 14 ust. 2 pkt 3 ustawy o PIP w odniesieniu do danych ZUS, powinien był w mojej ocenie - dla zapewnienia zbieżności - przewidzieć w tej samej ustawie analogiczną podstawę uprawniającą PIP do korzystania z danych KAS. Regulacje Ordynacji podatkowej określające uprawnienia Szefa KAS do udostępniania danych nie zastępują bowiem jednoznacznego umocowania po stronie samej Inspekcji - brakuje tu jednolitości podejścia ustawodawcy, który oba przypadki powinien traktować tożsamo. Albo art. 14 ust. 2 pkt 3 ustawy o PIP uznajemy za superfluum, ale powinniśmy mieć podobną do niego regulację umożlwiającą dostęp do danych KAS przez PIP – mówi dr Bartosz Kubista.

- Skoro ustawodawca zdecydował się na wyraźne wyartykułowanie w przepisach ustawy systemowej i w Ordynacji podatkowej możliwości teleinformatycznej wymiany informacji i danych, co umożliwia uprawnionym organom pozyskiwanie ich automatycznie, bez potrzeby składania osobnego wniosku, to znaczy, że dostrzegł istotny brak tego typu rozwiązań w tych przepisach. I doszedł zapewne do wniosku, że stanowiło to istotną - nie tylko techniczną - przeszkodę dla wymiany danych między tymi instytucjami i organami. Brak adekwatnego rozwiązania w ustawie o PIP nie pozwala na wyinterpretowanie tego uprawnienia dla Inspekcji z innych przepisów, zwłaszcza dlatego, że właśnie ten brak ustawodawca uznał za uniemożliwiający taką wymianę. Nie uzupełnił jednak rozwiązań w ustawie o PIP o takie rozwiązanie, co pokazuje, że akurat ta instytucja nie jest uprawniona do teleinformatycznej wymiany informacji z KAS i ZUS - podkreśla Przemysław Hinc. I dodaje: - Organy władzy publicznej działają na podstawie przepisów prawa i w granicach przez to prawo wyznaczonych. Nie mogą domniemywać innych kompetencji niż te, które zostały im przyznane.

Poufność danych i informacje objęte tajemnicą skarbową    

Podatnicy i płatnicy składek mogą jednak spać spokojnie. Zgodnie z par. 3 ust. 3 Porozumienia, wymiana danych odbywa się zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, w szczególności w zakresie identyfikacji podmiotów udostępniających lub pozyskujących dane, a w przypadku danych objętych tajemnicą skarbową zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony tej tajemnicy. Co ważne, w myśl ust. 4, każdorazowe wywołanie usługi udostępnienia danych zawiera w sobie informacje jednoznacznie identyfikujące podmiot lub podmioty, w związku z którymi nastąpiło wystąpienie o udostępnienie danych.

Par. 4 ust. 4 porozumienia stanowi z kolei, że strony zobowiązują się zachować w poufności i nie ujawniać osobom trzecim jakichkolwiek danych przetwarzanych w systemie w związku z realizacją porozumienia. Obowiązek zachowania poufności oznacza w szczególności, że strony będą zobowiązane:

1. chronić z najwyższą starannością dane przed ich ujawnieniem osobom nieuprawnionym;
2. ograniczyć obieg danych, o których mowa do pracowników realizujących zadania na rzecz strony, którym wiedza na ten temat jest niezbędna;
3. postępować zgodnie z przepisami szczególnymi w odniesieniu do danych podlegających ochronie na podstawie przepisów prawa;
4. zapewnić przestrzeganie wszelkich zakazów, ograniczeń i obowiązków, jakie wiążą lub mogą wiązać się z posiadaniem przez dane statusu tajemnicy przedsiębiorstwa lub tajemnicy ustawowo chronionej.

Obowiązek zachowania poufności obejmuje wszelkie dane pozyskiwane w związku z realizacją porozumienia i wiąże strony bezterminowo (ust. 5).

Zapytaliśmy ZUS o to, na czym ma polegać owe „widzenie się” się systemów, o którym mówił prezes Zakładu oraz czy wytypowani pracownicy (np. ZUS) będą mieli dostęp do bazy danych KAS i PIP, i będą mogli w czasie rzeczywistym przeglądać, wyszukiwać dane płatników czy ubezpieczonych i ściągać całe pliki podmiotów.

- Zgodnie z przyjętymi przepisami prawa wymiana danych pomiędzy ZUS, PIP oraz KAS ma służyć z jednej strony - analizie ryzyka naruszenia prawa i niewykonywania obowiązków z zakresu prawa pracy i legalności zatrudnienia, prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Z drugiej strony - wymiana danych będzie również służyła m.in. realizacji ustawowych zadań w zakresie kontroli przestrzegania prawa pracy i przepisów dotyczących zatrudnienia. Dlatego też w ramach systemu założono dostęp do danych płatników składek w zakresie przewidzianym przepisami prawa. Dostęp do informacji w takim zakresie pozwoli na, to żeby na przykład ze strony PIP w trakcie realizacji zadań kontrolnych miała dostęp do dokumentacji źródłowej z danymi, które zostały przekazane w zakresie ubezpieczeń społecznych, czy też podatków. Udostępnienie danych odbywa się przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa, stąd nie możemy mówić o ściąganiu plików, a dostępie od informacji, które umożliwiają przeprowadzenie odpowiednich analiz w celu realizacji ustawowych zadań m.in. w zakresie kontroli w zakresie prawa pracy, legalności zatrudnienia, czy też ubezpieczeń społecznych - przekazał nam Grzegorz Dyjak z biura prasowego ZUS.

Na pytanie o to, na czym ma polegać typowanie do kontroli i ocena ryzyka, poinformował: - W zakresie analizy ryzyka zgodnie z przepisami zmieniającymi ustawę o Państwowej Inspekcji Pracy, został powołany Międzyinstytucjonalny Zespół Zadaniowy do Spraw Oceny Ryzyka. Do zadań tego zespołu będzie należało m.in. wypracowanie zasad i sposobów identyfikacji obszarów o podwyższonym ryzyku naruszenia prawa pracy. W skład tego Zespołu wchodzą przedstawiciele PIP, KAS, a także ZUS. Analiza ryzyka, co do zasady, ma na celu ułatwienie decyzji dotyczących planowania działań kontrolnych. - Planowanie i przeprowadzanie kontroli płatników składek przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych odbywa się na podstawie analizy ryzyka, do czego zobowiązują nas przepisy prawa przedsiębiorców. Analiza ryzyka prowadzona jest w szczególności w oparciu o systemową analizę danych, a jej wyniki pozwalają na podejmowanie decyzji w zakresie planowania kontroli, a także ich zakresu przedmiotowego - czytamy w odpowiedzi.

- Dzięki zmianie przepisów organy mają szerszą  drogę do danych będących w posiadaniu każdej z tych instytucji. To jest potężne narzędzie. Umożliwi to przeprowadzanie lepiej celowanych kontroli każdej z tych instytucji. To jest niemniej istotna zmiana, jak uprawnienie PIP do przekształcania umów cywilnoprawnych w umowy o pracę, choć nieco nią przyćmiona - wskazuje Magdalena Januszewska, radca prawny z Kancelarii Januszewska, specjalizująca się w prawie pracy i zabezpieczenia społecznego.