Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy – czyli pracownikowi będącemu w podróży służbowej - przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z tą podróżą. Na należności te składają się diety oraz zwrot kosztów:

  1. przejazdów,
  2. dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
  3. noclegów,
  4. innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

 

Czytaj również: Nocleg w podróży służbowej można rozliczyć rachunkiem lub ryczałtem>>

Sprawdź w LEX: Rozliczenie podatkowe kosztów podróży służbowych krok po kroku >>>

Termin rozliczenia podróży przez pracownika

Zgodnie z par. 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167), pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.

Przykład: Podróż służbowa zakończyła się 1 sierpnia. Termin 14-dniowy na rozliczenie delegacji przez pracownika upływa 15 sierpnia.

Czytaj w LEX: Należności z tytułu podróży służbowej pracownika a składki ZUS >>>

Czytaj w LEX: Podróże służbowe, delegowanie a skierowanie pracownika do pracy za granicą UE >>>

Rozporządzeniem wprost związani są pracodawcy państwowej lub samorządowej sfery budżetowej. Pozostali pracodawcy wysokość i zasady naliczania świadczeń „delegacyjnych”, jak też kwestie takie jak właśnie terminy rozliczeń tworzą w regulacjach wewnętrznych (układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania). Te zaś mogą określać krótszy termin na dokonanie rozliczenia. Dopiero przy braku zapisów odnoszących się do rozliczeń zastosowanie znajdzie termin 14-dniowy z rozporządzenia.

Czytaj w LEX: Podróże służbowe pracowników samorządowych – pojęcie podróży służbowej >>>

Pracownik sam nie dokonuje rozliczenia rozumianego jako naliczenie wysokości poszczególnych świadczeń i kwoty pełnej należności. Przez rozliczenie podróży służbowej użyte w przepisach rozporządzenia należy rozumieć przekazanie przez pracownika informacji i dokumentów dotyczących poszczególnych wydatków, które pozwolą na ustalenie w oparciu o przepisy rozporządzenia lub regulacje wewnętrzne  należności i określenie kwoty do wypłaty dla pracownika lub do zwrotu w przypadku zaliczki na koszty podróży przekraczającej ostateczną kwotę świadczeń. 

WZORY DOKUMENTÓW w LEX:

 

Do składanego rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki.  Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami (ryczałt noclegowy, ryczałty na jazdy miejscowe). Jeżeli rozliczając koszty delegacji pracownik nie ma możliwości przedstawienia dokumentu potwierdzającego wydatek, składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Bezpośrednio obejmuje to nie tylko brak możliwości uzyskania danego dokumentu przez pracownika, ale również każdą jego utratę, niezależnie od przyczyn tej utraty (np. zagubiony lub zniszczony bilet).

Rozliczenie powinno być zgodne z poleceniem wyjazdu służbowego. Obejmuje to m.in. miejsce (miejsca), do którego miał udać się pracownik, czasu trwania delegacji, środki transportu.

Przykład: Pracownik miał wyjechać w podróż służbową z Warszawy do Poznania pociągiem TLK II klasą. Takiego środka transportu dotyczyć może rozliczenie. Jeżeli więc pracownik przedstawi w rozliczeniu bilet na I klasę to – o ile pracodawca nie wyraził zgody na zmianę klasy pociągu – przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu II klasą.

Ważne! W razie złożenia przez pracownika nieprawdziwych oświadczeń, informacji itp., w oparciu o które uzyskał wyższe niż należne świadczenie (np. złożył nieprawdziwe oświadczenie o braku zapewnionych śniadań w ramach usługi noclegowej) ponosi on odpowiedzialność porządkową (można w pełni przyjąć, że stanowi to ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych), jak też może stanowić to przestępstwo (wyłudzenie nienależnego świadczenia).

Czytaj w LEX: Rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych na przykładach >>>

W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość. Pobranie takiego oświadczenia od pracownika umożliwia dokonanie rozliczenia m.in.:

  1. diet (informacje o zapewnieniu wyżywienia całodziennego lub częściowego, kwestie wyżywienia w cenie noclegu, podanie godziny przekroczenia granicy przy delegacji zagranicznej w szczególności, gdy odbywana jest samochodem),
  2. ryczałtów na przejazdy miejscowe (informacje o tym, czy pracownik ponosił czy też nie koszty tych przejazdów, czy miał zapewniony transfer z lotniska),
  3. kosztów przejazdów (np. prawo do ulgowych przejazdów na dany środek transportu, oświadczenie o ilości przejechanych kilometrów przy przejeździe samochodem prywatnym za zgodą pracodawcy).

Ważne! Przepisy wskazują, że pracownik składa oświadczenie „w uzasadnionych przypadkach”. Tymczasem w praktyce w większości delegacji prawidłowe naliczenie świadczeń należnych pracownikowi wymaga uzyskania od niego pewnej – większej lub mniejszej – liczby informacji. Dlatego też warto wprowadzić jako zasadę składanie tego rodzaju oświadczenia przy przekazywaniu rozliczenia wszystkich delegacji. Tym sposobem pracodawca zarówno uzyskuje niezbędne do dokonania rozliczenia wyjazdu informacje, jak i potwierdzenie dołożenia należytej staranności do dokonania prawidłowego rozliczenia.

Obowiązek wykonywania pracy przez pracownika

Agnieszka Zwolińska

Sprawdź  

Skutki niedochowania przez pracownika terminu

Przy braku szczególnych okoliczności, takich jak np. wypadek czy choroba pracownika, niedotrzymanie 14-dniowego terminu na złożenie dokumentów stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych. Może zatem pociągać za sobą odpowiedzialność porządkową zatrudnionej osoby. Może to być związane z karą upomnienia lub nagany (art. 108 k.p.).

Opóźnienie w dokonaniu rozliczenia przez pracownika absolutnie jednak nie może zostać uznane za skutkujące utratą prawa do należności delegacyjnych - przedawnienie roszczeń pracowniczych następuje  z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne (art. 291 par. 1 k.p), a zatem opóźnienie krótsze niż 3-letnie nie może być przyjmowane jako podstawa do ich niewypłacania.

W razie niedotrzymania przez pracownika terminu rozliczenia kosztów delegacji pracodawca jest uprawniony do dokonania potrącenia kwoty udzielonej zaliczki na podróż służbową z wynagrodzenia pracownika. Działać może w oparciu o art. 87 par. 1 pkt 3 k.p.  Nie jest w tym przypadku konieczne uzyskanie zgody pracownika na potrącenie.

Sprawdź również książkę: Obowiązek wykonywania pracy przez pracownika >>


Wypłata świadczeń przez pracodawcę

Przepisy dotyczące świadczeń delegacyjnych nie określają, w jakim terminie po złożeniu przez pracownika rozliczenia pracodawca powinien dokonać wypłaty świadczeń wykraczających poza kwotę udzielonej przed wyjazdem zaliczki (lub w sytuacji, w której zaliczka nie została wypłacona).

Jeżeli termin ten nie został wskazany w regulacjach wewnętrznych (np. w regulaminie wynagradzania) sięgnąć należy do art. 455 Kodeksu cywilnego. W zakresie nieuregulowanym przepisami prawa pracy do stosunku pracy stosuje się bowiem odpowiednio przepisy Kodeksu cywilnego, jeżeli nie są one sprzeczne z zasadami prawa pracy. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania. Jako wezwanie do zapłaty należy potraktować złożenie przez pracownika rozliczenia delegacji (przekazanie wszystkich niezbędnych do naliczenia świadczeń informacji, dokumentów, oświadczeń).

Czytaj w LEX: Zwrot kosztów podróży służbowej - przychód pracownika >>>

Ważne! Nie można do wypłaty świadczeń za podróże służbowe – przy braku konkretnej regulacji w tym zakresie w przepisach wewnątrzzakładowych obowiązujących u danego pracodawcy – stosować obowiązujących u pracodawcy terminów wypłaty wynagrodzenia za pracę. Świadczenia za czas podróży służbowych nie stanowią wynagrodzenia.

Podstawa prawna:

Par. 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167),

art. 775 i art. 87 Kodeksu pracy,

art. 455 Kodeksu cywilnego. 

Czytaj więcej w LEX:

Podróże służbowe pracowników mobilnych >>>

Podróż służbowa zleceniobiorcy >>>

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.