Okres rozliczeniowy czasu pracy służy rozliczaniu wielu kwestii wiązanych z czasem pracy. Dla okresu rozliczeniowego ustalamy wymiar czasu pracy, maksymalną liczbę dni pracy i minimalną liczbę dni wolnych od pracy. Do końca okresu rozliczeniowego możliwe jest „oddanie” dnia wolnego w zamian za pracę w wolną niedzielę lub święto, jak też w dniu wolnym od pracy wynikającym z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.
Czytaj też: Rozkłady czasu pracy 2022 - obowiązek i sposób sporządzania >>>
Czytaj również: Praca w stałym dniu wolnym od pracy wymaga rozliczenia>>
Okresy rozliczeniowe
Przepisy Kodeksu pracy przewidują następujące długości okresów rozliczeniowych:
Ważne! W regulacjach wewnętrznych okres rozliczeniowy określony musi być konkretnie, poprzez wskazanie np. „wynosi 4 miesiące”, a nie poprzez przeniesienie zapisów Kodeksu pracy („wynosi do 4 miesięcy”). W tym drugim przypadku wiadomo tyle, że nie wynosi on 6 czy 12 miesięcy ale już nie, czy wynosi 4 miesiące, czy miesiąc, 12 tygodni itp. Przy takim nieprecyzyjnym zapisie w rezultacie okres rozliczeniowy nie został określony – nie da się na jego podstawie rozliczać czasu pracy.
PROCEDURA Tworzenia rozkładów (harmonogramów) czasu pracy >>>
W każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników (art. 129 par. 2 k.p.). Przedłużone okresy rozliczeniowe czasu pracy stosować można na podstawie zapisów układy zbiorowego pracy albo poprzez zawarcie porozumienia:
- z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia je z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t. j. Dz. U. Z 2022 r., poz. 854), z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, albo
- zawartego z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.
Sprawdź też: Jak ustalić w informacji warunki zatrudnienia dla niepełnoetatowca? >>>
Pracodawca powinien przekazać kopię zawartego porozumienia dotyczącego przedłużonego okresu rozliczeniowego czasu pracy (obowiązek ten nie dotyczy stosowania zmiennych rozkładów czasu pracy) właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia tego porozumienia.
Na co wpływa okres rozliczeniowy?
Długość okresu rozliczeniowego wpływa nie tylko na ustalanie wymiaru czasu pracy czy liczby dni wolnych od pracy, ale na wiele bardzo istotnych kwestii związanych z planowaniem czasu pracy, takich jak przede wszystkim:
Planowanie liczby godzin pracy
Przykład: W miesięcznym okresie rozliczeniowym czasu pracy obejmującym lipiec 2022 r. wymiar czasu pracy wynosi 168 godzin. Planując pracę w harmonogramie tworzony na ten miesiąc pracodawca nie może zaplanować większej liczby godzin pracy.
Jeżeli jednak pracownik pracowałby w trzymiesięcznym okresie rozliczeniowym obejmującym kwartały roku kalendarzowego to na lipiec (pierwszy miesiąc okresu rozliczeniowego lipiec – wrzesień 2022 r.) można byłoby zaplanować nawet drastycznie inną (większą lub mniejszą) liczbę godzin pracy (przy założeniu, że nie zostałyby naruszone np. przepisy o minimalnych odpoczynkach i rozkład byłby zgodny z regulacjami wewnątrzzakładowymi). Zgodność z wymiarem czasu pracy musiałaby zostać zachowana dla całego okresu rozliczeniowego, a nie dla poszczególnych jego miesięcy– wymiar czasu pracy wynosi w nim 520 godz. i taką też liczbę można zaplanować łącznie w trzech harmonogramach (na lipiec, na sierpień i na wrzesień).
Czytaj też: Praca nadliczbowa w zadaniowym systemie czasu pracy >>>
Sprawdź również książkę: Orzecznictwo Sądu Najwyższego. Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych - Nr 5/2022 >>
Większa lub mniejsza plastyczność w planowaniu pracy
Przy uwzględnieniu zapisów regulaminu pracy lub obwieszczenia o czasie pracy, im dłuższy okres rozliczeniowy, tym pracodawca może planować dłuższe okresy bardzo intensywnej lub odwrotnie – mało intensywnej pracy.
Przykład: W miesięcznym okresie rozliczeniowym obejmującym październik 2022 r. planując pracę w systemie równoważnym nie można zaplanować na pierwsze 3 tygodnie kalendarzowe pracy po 6 dni, po 10 godzin. Nawet przy ostatnim tygodniu wolnym stanowiłoby to przekroczenie wymiaru czasu pracy. Stosując dłuższy okres rozliczeniowy nie byłoby z tym problemu, gdyż byłby jeszcze czas na odpowiednie zrównoważenie większej zaplanowanej liczby godzin w tych 3 tygodniach.
Limit średniotygodniowy godzin nadliczbowych
Limit pracy nadliczbowej w okresie rozliczeniowym określony został poprzez określenie maksymalnego przeciętnego czasu pracy w tygodniu połączonego z godzinami nadliczbowymi, który wynosi 48 godzin – średnio na tydzień może być zatem nie więcej niż 8 godzin nadliczbowych, przy czym nie ma limitu dla konkretnego tygodnia. Limit średniotygodniowy jest taki sam w każdym okresie rozliczeniowym, ale w krótkich okresach rozliczeniowych może to tworzyć problem w razie skumulowania się bardzo dużej ilości nadgodzin w krótkim czasie.
Przykład: W miesięcznym okresie rozliczeniowym wystąpienie 40 godzin nadliczbowych stanowić będzie naruszenie przepisów i wykroczenie. W trzymiesięcznym 40 godzin nadliczbowych wypracowanych w ciągu jednego miesiąca nie naruszy limitu średniotygodniowego.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
