Grażyna J. Leśniak: Dlaczego pracodawcom tak trudno jest wdrożyć przepisy o pracy zdalnej. Przecież praca zdalna w firmach już jest.

Iwona Jaroszewska-Ignatowska: Na tym polega całe wyzwanie. Praca zdalna była stosowana przez ostatnie 3 lata na masową skalę. Jednocześnie była bardzo skąpo uregulowana. W jednym przepisie. Teraz ustawodawca mocno ją formalizuje. Zamiast jednego przepisu jest 15 obszernych, trudnych do zinterpretowania, z aktami wykonawczymi, których treść poznajemy dopiero teraz. To rodzi niepewność i obawy po stronie pracodawców, czy działają prawidłowo. Ryzyko rośnie, bo prawidłowe wdrożenie przepisów Kodeksu pracy będą sprawdzać nie tylko inspektorzy PIP, ale w zakresie ryczałtu zapewne także urzędy skarbowe i ZUS. Tymczasem wdrożenie pracy zdalnej jest teraz bardziej skomplikowane, wymagające czasu, negocjacji ze stroną społeczną i bardziej kosztowne dla pracodawców. W firmach trwa porządkowanie pracy zdalnej i „układanie” jej na nowo. Co nie jest łatwe. Niepewność jest także po stronie pracowników. Nie wiadomo bowiem, czy ze względu na nowe przepisy praca zdalna w ich firmie zostanie, a jeśli tak, to w jakiej formie.

Sprawdź PROCEDURY:

 

Działy Personalne, BHP-owcy, pracownicy działów IT i inspektorzy ochrony danych osobowych w firmach mają bardzo dużo pracy, by przygotować firmę do nowych przepisów. Pamiętajmy, że jednocześnie weszły w życie i za chwilę wejdą kolejne, bardzo istotne zmiany Kodeksu pracy, wymagające wdrożenia. Nie można odłożyć ich na później, bo też są ważne. Najpierw trzeba uporać się z nowelizacją o pracy zdalnej, która od 7 kwietnia br. ma inne oblicze.

Czytaj: Kodeksowa praca zdalna możliwa po 7 kwietnia, nawet gdy konsultacje ze związkami trwają>>

Ale przecież wciąż to będzie ta sama praca zdalna…

Formalnie nie. Obecnie uregulowana jest praca zdalna, która weszła do polskiego porządku prawnego 8 marca 2020 r. na podstawie przepisów specustawy, czyli ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. Dz.U. z 2021 r. poz. 2095 z późn. zm.). Nazywamy ją potocznie pracą zdalną covidową. Stosowana jest bowiem w celu przeciwdziałania COVID-19, na polecenie pracodawcy i świadczona poza miejscem jej stałego wykonywania. Nie wymaga żadnych szczególnych formalności ani od pracodawcy, ani od pracownika. Może zostać polecona, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do jej wykonywania. I świadczy taki rodzaj pracy, który pozwala na zdalne jej wykonywanie. To wystarcza, by dziś pracodawca polecił pracę zdalną. Jednocześnie może w każdej chwili odwołać polecenie pracy zdalnej i zarządzić powrót pracowników do biura. Takie lapidarne uregulowanie pracy zdalnej przyczyniło się do jej elastycznego funkcjonowania w praktyce. Bez dodatkowych formalności. Bez rozbudowanego systemu kontroli.

WZORY DOKUMENTÓW:

 

Czytaj również: Dwa przepisy pozwalają na pracę zdalną rodziców małych dzieci, a dla pracodawców to kłopot>>

Dlaczego w takim razie zmieniono coś, co dobrze funkcjonowało?

Zmian dokonano, bo regulacja związana z przeciwdziałaniem COVID-19 stała się niewystarczająca. Praca zdalna sprawdziła się całkiem dobrze, nawet w tych firmach, w których do tej pory była w ogóle nie do pomyślenia. Dość szybko stało się więc jasne, że zostanie z nami na długo, zwłaszcza w formule hybrydowej, i że nie będzie stosowana w celu przeciwdziałania rozprzestrzenianiu się koronawirusa. Potrzebna więc była regulacja pozwalająca na stosowanie pracy zdalnej innej niż covidowa, na wniosek pracownika, z uregulowaniem zwrotu kosztów ponoszonych przez niego w związku z tą pracą. Konieczne było też uwolnienie pracodawców od odpowiedzialności za kwestie BHP, bo nie mają wpływu na to, jak zorganizowane jest stanowisko pracy pracownika poza zakładem pracy.

Sprawdź też: Kto pokrywa koszty dostosowania stanowiska pracy zdalnej? >>

Niestety prace legislacyjne trwały bardzo długo. Rynek nie mógł czekać. Musiał działać. Nie stosowano więc poleceń pracy zdalnej covidowej, bo byłoby to fikcją, lecz pracę zdalną na wniosek pracownika, i nie zawsze w celu przeciwdziałania COVID-19. Pracownicy z dużą niechęcią wracali do biur po kolejnych covidowych falach. Pojawiły się tzw. workation, a w niektórych firmach praca zdalna za granicą. Praca zdalna zaczęła być postrzegana jako benefit, ale wymagający uregulowania zwrotu kosztów po stronie pracowników, zwłaszcza gdy pracodawcy zaczęli oszczędzać na najmie powierzchni biurowych. Niektóre firmy już w 2020 r. wypłacały określone kwoty na zagospodarowanie domowego stanowiska pracy, inne płaciły co miesiąc ryczałt na pokrycie kosztów pracy zdalnej. Większość nie dokonywała jednak dodatkowych wypłat. Ale praca zdalna na wniosek pracowników została w praktyce już wdrożona. I teraz na to jej praktyczne funkcjonowanie musimy  zaimplementować nowe przepisy, które niestety wzorowano na przepisach o telepracy.

Sprawdź w LEX: Czy ryczałt może być naliczany proporcjonalnie do liczby dni pracy zdalnej? >>

 

Praca zdalna. Kontrola trzeźwości pracowników. Wzory (E-BOOK) ebook

Małgorzata Mędrala

Sprawdź  

Czy przepisy o telepracy były takie złe?

Były bardzo skomplikowane. Wdrożenie telepracy wymagało wielu formalności, negocjacji. Już sama definicja telepracy rodziła wątpliwości i kontrowersje, a jej wdrożenie wymagało negocjacji ze stroną społeczną i wielu dokumentów. W konsekwencji stosowano ją wobec nielicznej grupy pracowników, którzy pracowali w pełnym wymiarze w domu. Dużo częściej firmy korzystały przed pandemią z tzw. home office, czyli nieuregulowanej w przepisach pracy z domu, na wniosek pracownika, z reguły wówczas, gdy gorzej się poczuł, nie chciał korzystać ze zwolnienia lekarskiego, ale był na siłach wykonywać pracę. Home office stosowano też, gdy pracownik miał problemy z dojazdem do biura albo musiał popracować koncepcyjnie. Ta forma pracy, choć ryzykowna dla pracodawcy, była benefitem tak pożądanym przed pandemią przez pracowników, że stała się przedmiotem gry konkurencyjnej między pracodawcami na rynku pracy. Wyparła więc sformalizowaną i bardziej kosztowną telepracę. Od marca 2020 r. stosowana była covidowa praca zdalna, która przestała być covidowa, bo korzystaliśmy z niej tylko w celu przeciwdziałania rozprzestrzenianiu się COVID-19, a czasem wręcz w ogóle nie w tym celu. Przyzwyczailiśmy się więc do dużej elastyczności i do różnorodności. Praca zdalna organizowana jest obecnie w firmach w bardzo zróżnicowany sposób, dostosowany do potrzeb firmy i oczekiwań pracowników.

Sprawdź w LEX: Czy określenie miejsca pracy zdalnej musi być zawarte w umowie o pracę, czy może zostać wskazane w oświadczeniu pracownika? >>

 

Sprawdź również książkę: Praca zdalna. Kontrola trzeźwości pracowników. Wzory (E-BOOK) ebook >>


Czy przez te trzy lata można było pracę zdalną aż tak różnie stosować?

Tak. Weźmy pod uwagę proste, praktyczne zagadnienie - wymiar pracy zdalnej hybrydowej. Jedne firmy stosują ją z góry narzucając liczbę dni pracy zdalnej w tygodniu i wskazując, które są to dni (np. zdalnie pracuje się w tych firmach w poniedziałki i piątki). Inne firmy narzucają tylko liczbę dni pracy zdalnej, a o tym, które są to dni, decyduje pracownik. Jeszcze inni pracodawcy określają liczbę dni pracy zdalnej w miesiącu albo w kwartale, co oznacza, że w danym tygodniu można np. pracować przez cały tydzień zdalnie, ale w kolejnym już nie. Jeszcze inni przedsiębiorcy, zwłaszcza z branży technologicznej, dają pracownikom pełną elastyczność - mogą pracować całkowicie zdalnie lub hybrydowo i decydować zarówno o liczbie dni pracy zdalnej, jak i o tym, które są to dni. Jak teraz prawidłowo ustalić w takich firmach ryczałt, jeśli nie ma narzędzi do codziennego ewidencjonowania pracy zdalnej, firma chce nadal utrzymać elastyczność daną pracownikom, nie chce nadmiernie ich kontrolować? Aż się prosi o miesięczny ryczałt, a nie dzienny, i niewchodzenie w szczegóły dnia codziennego, czyli ile godzin pracownik pracuje zdalnie a ile z biura, gdy potrzebuje do niego przyjechać. Ale czy to się obroni w razie kontroli US i ZUS w sytuacji, gdy ryczałt płaci się za prace zdalną, a nie za pracę w biurze? Najchętniej pracodawca płaciłby w takich przypadkach ryczał stały, miesięczny, taki sam dla wszystkich pracowników. Ale czy to dopuszczalne prawnie? Raczej nie.

Sprawdź w LEX: Czy pracodawca może żądać od pracowników mających pracować zdalnie przedstawienia zaświadczenia/oświadczenia potwierdzającego, że dziecko pracownika uczęszcza do żłobka/przedszkola? >>

W firmach będziemy musieli wprowadzić codzienne ewidencjonowanie, kontrolowanie, potwierdzanie obecności i dzienne naliczanie. Czy to dobrze odbiorą pracownicy? Czy zrozumieją, że nie jest to pomysł pracodawcy, lecz ustawodawcy? Nie sądzę. Widać to już po pierwszych komentarzach pracowników, którzy pytają, dlaczego pracodawca chce znać adres miejsca, w którym wykonują pracę, dlaczego nie mogą wyjść do parku lub kawiarni, by twórczo popracować korzystając z laptopa, dlaczego pracodawca chce prowadzić kontrolę w ich domach, bo ta kontrola będzie teraz uregulowana w regulaminach pracy zdalnej itd. Te regulacje odbierane są z niepokojem, jako kryzys zaufania, a to na pewno nie jest dobre w obecnych trudnych czasach zmian.

Czytaj również: Okazjonalna praca zdalna to nie urlop na żądanie – nie wystarczy wniosek, potrzebna zgoda szefa>>

Na czym polega trudność we wprowadzeniu przepisów w życie?

Przepisy wymagają, po pierwsze, regulaminu skonsultowanego z przedstawicielami pracowników. Trzeba więc tych przedstawicieli mieć, a zatem przeprowadzić wybory, przygotować regulamin i go skonsultować. To już jest wyzwanie. Do tej pory żadnej z tych czynności nie trzeba było wykonać, by mieć pracę zdalną w firmie. Ale to nie koniec. Jeśli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, to trzeba przygotować projekt porozumienia i negocjować jego treść ze związkami zawodowymi. Jest na to 30 dni liczonych od wejścia w życie przepisów. A co w tym czasie? Z pracy zdalnej zrezygnować? Nakazać pracownikom powrót do biura na ten czas? Na pewno się ucieszą i wzrośnie ich motywacja do pracy… Stosować pracę zdalną okazjonalną, czyli nie płacić za nią pracownikom ryczałtu tylko dlatego, że musimy porozumieć się ze związkami? A może stosować pracę zdalną na polecenie pracodawcy, która wymaga przygotowania zupełnie innych dokumentów, niezależnie od tych, które będą przygotowywane na negocjacje związkowe?

Ktoś powie, że można przecież zamiast negocjować porozumienie ze związkami, zawrzeć indywidualne porozumienia z pracownikami o pracy zdalnej. Proszę sobie to jednak operacyjnie wyobrazić. Związki zawodowe są w dużych firmach. Jak przeprowadzić ten proces w firmach zatrudniających po 2 lub 3 tysiące pracowników i zdążyć to wdrożyć w przedświąteczny piątek? To niewykonalne. W tym czasie planowane są urlopy. Oczywiście spłyną te wnioski o pracę zdalną po świętach, gdy pracownicy wyjadą na święta, a wkrótce na majówkę i będą chcieli popracować z innych miejsc. Pracodawcy chętnie wyraziliby na taką pracę zdalną zgodę. Wolą przecież mieć wykonaną pracę niż pracowników na urlopach na żądanie lub na L-4, na które w Polsce „się chodzi” niezależnie do tego, czy się choruje. Te kwestie trzeba dziś w firmach rozstrzygnąć.

Sprawdź w LEX: Czy w regulaminie pracy zdalnej można również uregulować kwestie pracy zdalnej dla zleceniobiorców? >>

Ale to nie wszystko. Trzeba jeszcze przygotować ocenę ryzyka zawodowego i informację dotyczącą m.in. bezpiecznego i higienicznego organizowania pracy zdalnej oraz opracować procedury ochrony danych osobowych podczas pracy zdalnej i zdecydować, czy w tym obszarze konieczne są szkolenia. Jeszcze czeka nas tylko przygotowanie i zebranie od pracowników wniosków o pracę zdalną, z podanym miejscem jej wykonywania, rozpatrzenie ich przez przełożonych, uzgodnienie pracodawcy i pracownika, że stosować będą pracę zdalną, przekazanie pracownikowi informacji dotyczącej pracy zdalnej, ustalenie wysokości ryczałtu (dzienny, miesięczny, płacony kwartalnie itp.), ustawienie w systemie zasad jego wypłaty, przygotowanie wniosków o pracę zdalną okazjonalną, zakup sytemu lub ustalenie, kto i jak będzie ją ewidencjonował, bo dopiero teraz okazuje się, że w świadectwie pracy trzeba będzie ją wpisywać, przygotowanie wniosku o pracę zdalną dla pracowników szczególnie uprzywilejowanych, ustalenie jakich dokumentów można od tej grupy wymagać, i jeszcze później każdorazowo uzgadnianie miejsce pracy zdalnej, gdy pracownik będzie je zmieniał. I już. Praca zdalna wdrożona. Czy wyobraża sobie pani ten rozmiar pracy do wykonania, by wdrożyć coś, co w praktyce funkcjonuje już od lat, bez tych wszystkich formalnych regulacji?

Druga część wywiadu: Dr Jaroszewska-Ignatowska: Wdrożenie pracy zdalnej wyzwaniem dla działów personalnych>>

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.